Integrasjon med Svea – Betalingsoppfølging av kunder.
Zirius og Svea har en to-veis integrasjon. Du har full oversikt i Zirius fordi integrasjonen sørger for at oppdrag sendes direkte til Svea og tilbakemeldinger fra Svea oppdateres automatisk i Zirius. Det er ingen kostnad ved oppstart eller bruk av integrasjonen, kun sluttkunden, som ikke har betalt i tide, blir belastet gebyrer.
Les mer om Svea sin løsning
Integrasjonen gir deg god styring og kontroll fra Zirius, og profesjonell og lovmessig korrekt oppfølgning fra Svea
- Send inn purre- eller inkassosak direkte fra Zirius til Svea
- Få oppdatert status i Zirius på saken, og med oppslag på tilhørende utsendelser fra Svea
- Dersom kunde betaler inn til Zirius, vil saken bli automatisk avsluttet hos Svea
- Send melding til saksbehandler fra Zirius
- Oppdatering av innbetalinger som kommer fra Svea
- Historikk på avsluttede saker i Zirius
Gå til Klient Innstillinger-Regnskap – Svea
Trykk på Bestill Svea tilgang, så vises en dialog for å legge inn korrekt informasjon om firma og kontaktperson, samt at du bekrefte at du har lest detaljer om avtalen. Avtale om purre- og inkassotjenester Svea
Når du trykker Bestill sendes det en e-post til Svea. Svea vil sende tilbake informasjon (kundenummer, brukernavn og passord) som må legges inn under oppsett for Svea (se bildet under).
Det er selvfølgelig mulig å sende e-post manuelt, send da informasjon om firma og at du ønsker avtale med Svea til hamar@sveafinans.no
Dersom firma som har inngått avtale med Svea endrer firmaadresse må det sendes en e-post til Svea med ny firmaadresse, til hamar@sveafinans.no
Oppsett Svea
I tillegg til kundenummer, brukernavn og passord, skal det her velges hvilket nivå som skal sendes Svea. Anbefalingen er å sette Purre her, da vil Svea følge opp saken videre uten at du behøver å tenke med på det. Inkasso velges dersom du selv vil kjøre purring i Zirius. Hva du velger her må også være i samsvar med hva som settes opp av styring i Zirius under Purreoppsett.
KID lengde er styring på antallet i KID som skal sendes Svea. Denne må settes til rett antall dersom det er importert kundeposter med KID med ledende nuller fra annet system.
Gruppere poster: Dette er et valg for å styre om kundeposter skal behandles pr post eller pr kunde. Anbefalingen er at det ved Purring ikke velges Gruppere poster, men det kan velges dersom oppsett er at Svea skal følge opp fra status Inkasso. Svea anbefaler at det sendes over saker uten av Gruppere poster er aktivert.
- Dersom du skal sende Purring til Svea skal det ikke aktiveres Gruppere poster
- Dersom du skal sende Inkasso til Svea kan du aktivere Gruppere poster.
Det er laget nye og forbedrede funksjoner i Zirius 4.0 så det er forskjellig bruk om du er på versjon 3.7 eller versjon 4.0
Rutinen i bruk versjon 4.0
Gå til Purre og Inkasso og velg Svea til høyre i bildet.
I oversikten listes de sakene som er sendt Svea og status på disse. Ved å markere en post vil du også nederst i bildet se status på saken hos Svea. Hvilke fakturaer som ligger i purringen, og også hendelsesloggen og brev som er sendt på saken.
Når du åpner Svea rutinen kjøres det automatisk er oppdatering mot Svea hvor vi henter saksnummer, og sender eventuelle innbetalinger som har komme direkte fra kunde.
Forutsetning for at Innbetaling sendes over til Svea er at innbetalingen er knytte mot opprinnelig faktura. Altså at ref.nr er likt på opprinnelig post og innbetaling.
Purring kan sendes Svea fra Purreliste
Skal du sende en purring til Svea så velger du hvilke saker du ønsker å sende til Svea fra Purrelisten. Velg Åpne Purrelist og her kan du markere en eller flere poster og sende til Svea.
Når Svea kvittere mottatt vil du finne de samme sakene under rutinen Svea.
Delinnbetalte poster og purring.
Dersom du sender en purring på faktura som allerede er delbetalt fra kunde, så vil likevel opprinnelig faktura bli oversendt Svea i første omgang. Innbetalinger som er registrert med samme ref.nr sendes til Svea så snart Svea melder tilbake med deres saksnr på denne fakturaen. Innbetalinger blir automatisk sendt når du åpner Svea rutinen, eller du kan sende det manuelt ved valget Send innbetalinger til Svea. Viktig forutsetning: Fakturaen må ha fått et saksnr fra Svea, og innbetalinger må være bokført/koblet mot samme ref.nr som Faktura.
Dersom kunde betaler inn hele faktura direkte når saken allerede er sendt Svea
Når innbetalingen er korrekt koblet vil den bli sendt Svea når du åpner rutinen og saken endrer automatisk status til Closed.
Når Inkassosaker åpnes sjekker Zirius status på kundeposter, og tilbakemeldinger fra Svea Finans på oversendte saker.
Status vises pr fane.
Nye saker:
For Svea integrasjonen er det en egen styring på hva som kommer til Nye saker, fordi det også vil være mange som benytter Svea for oppfølgning av purring i tillegg til inkasso. Logikken er at det styres pr motpostnr pr kundepost, motpostnr er normalt sett lik fakturanr.
Marker saker som skal sendes Svea og velg Opprett Svea purring. Sakene opprettes og kvitteres med saksnummer fra Svea Finans etter ca 5 minutter.
- Reskontropost oppdateres med Svea referanse.
Under fanen Svea Finans ligger de sakene som er oversent fordelt på to statuser. Åpne saker og Arkiverte saker.
- Arkiverte saker er saker som er avsluttet.
Under Åpne saker kan du markere en sak, og sende melding til saksbehandler eller avslutte saken, så sendes det melding til Svea Finans fra Zirius.
Når du markere en kunde så vil også tilhørende poster og historikk på saken vises nederst i bildet.
Til høyre i bildet finner du tilleggsrutiner, men normalt sett så oppdateres status til Svea ved åpning av Inkassorutinen, og ved innbetaling til Zirius
Innbetalinger som kommer via Svea oppdateres basert på KID som vanlig under Innbetaling.