Generelt om EHF
Elektronisk handelsformat (EHF) er en europeisk standard for elektronisk kommunikasjon mellom virksomheter. Blant annet et standardformat for sending og mottak av elektronisk faktura og kreditnota. EHF sikrer korrekt informasjon, og utelukker behovet for manuell kontroll av bilaget. Det er krav fra stat og kommuner at faktura skal leveres på EHF, og det er også mange private bedrifter som idag vil foretrekke, eller krever, å få faktura tilsendt i EHF.
For å kunne sende eller motta EHF faktura må man gå via et aksesspunkt (postkontor), aksesspunktet garanterer at faktura blir levert etter satte regler.
Zirius AS har eget EHF-aksesspunkt, og har rutiner som gjør det veldig enkelt å komme igang med EHF og registrering i ELMA (ELektronisk MottakarAdresseregister).
EHF utsendelse og mottak av faktura er fullt integrert i Zirius.
- Du kan sende sende EHF fakturaer til dine kunder uten å være registrert i ELMA.
- For å kunne motta EHF faktura må ditt firma registreres i ELMA.
Fordeler med EHF faktura til dine kunder:
- Raskt og trygt – faktura til riktig mottaker med korrekt informasjon med en gang.
- Forsendelsen registreres direkte hos mottaker og bekreftes avsendt med kvittering
- Slipper manuell kontroll ved OCR tolk
- Større sannsynlighet for raskere betaling av fakturaer
- Legge til vedlegg/underbilag for faktura
- Papirløst = miljøvennlig
Fordeler med EHF mottak for din bedrift:
- Fakturaen leses direkte inn i løsningen med 100% nøyaktighet.
- Ingen skanning av papirfaktura, eller manuell åpning og tolkning av pdf faktura.
- Konteringsforslag for direkteoppdatering.
- Ressurs og kostnadsbesparelse, ingen manuelle rutiner.
- Papirløst = miljøvennlig.
EHF i Zirius er enkelt å komme igang med, det er ikke ingen kostnader for oppstart. Kostnadene er basert på faktiske EHF utsendelser. Priser pr transaksjon vil være avhengig av antall utsendelser.
Mer om EHF i Zirius Ved bruk av EHF er det EHF’n det som skal oppbevares i henhold til lovverket, en EHF mottatt eller sendt fra Zirius blir lagret på leverandør eller kunde. En EHF skal som hovedregel ikke inneholde ordrelinjer med både positive og negative antall, men det er likevel tillatt i Zirius, fordi mange har ønsket den funksjonen. Det betyr at det er mulig fra Zirius, men vi har ikke kontroll på hva aktuell mottager-system har lagt inn av regelverk for mottak av faktura som inneholder ordrelinjer med positive og negative antall. Anbefalingen er derfor at det ikke lages ordre som inneholder både positive og negative antall på ordrelinje, dersom faktura skal sendes som EHF En EHF kreditnota skal aldri blandes med en samlefaktura. EHF forsendelese – Utgående faktura På kundekortet vises forsendelsesmetoden. Velg Kunde-Rediger og fanen Forsendelse. For utgående EHF faktura til kunde vil det se ut som eksemplet under, der Org.nr til kunde erstatter X’ene. Denne etableringen skjer altså automatisk når org.nr til kunde finnes i ELMA, og ved neste fakturering sendes fakturaen i EHF til kunde. Ved fakturaregistrering vil du få tydelig visning av hvilke forsendelsesmetode som er definert på kunde, og det er også mulig å endre forsendelse hvis aktuelt. Under Oppsett, Faktura og Hendelselogg vises status på alle faktura som er sendt som EHF. Det er krav til vareenhet i forbindelse med EHF fakturering. Finnes det ikke enhet på varen, legges enhet STK (EA=each i EHF) til når EHF fakturaen blir dannet. Enheter ajourholdes i Zirius Portal under Oppsett-Vare-Enhet. EHF forsendelse på eksisterende kunde i Zirius overføres ikke til Zirius Portal. Dersom du har kunderegister som synkroniseres med Zirius Portal, må du legge inn forsendelsesmetode på kunden i Zirius Portal. Zirius EHF registreringsveiviser I den første dialogen som vises får du litt informasjon om og fordeler ved EHF generelt. Det vises det en status på: Det er også tilgang til mer informasjon om EHF hvis du klikker på Hva er EHF Ved Neste kommer det bildet for å registrere Lisensinformasjon. Det må registreres Lisensbruker og Lisenspassord for Zirius for å komme videre. For å sende EHF faktura til dine kunder må du har tjenesten EHF-Sending i Zirius. Dialogen gir deg informasjon om priser for tjenesten, og prisene er avhengig av hvor mange EHF-fakturautsendelser du har per måned. Sender ditt firma mer enn 15 EHF- fakturaer per måned vil det naturlige valget være Bestill EHF Normal. Vet du ikke helt omfanget kan du velge Bestill EHF basis. Det er enkelt å endre til annet nivå senere. Gjør ditt valg for Avtaletype, kryss av for Godta lisensvilkår og trykk Neste for å bestille EHF Sending. Tjenesten blir umiddelbart automatisk registrert hos Zirius, og du er klar til å gå videre. Registrere mottak av EHF for ditt firma: Forutsetning for å kunne motta EHF i Zirius er at Dokumentflyt er aktivert på firma, og at firma (org.nr) er koblet til Zirius EHF aksesspunkt. Registreringsveiviseren gjør derfor disse kontrollene for deg, og varsler hvis noe må gjøres. Dersom Dokumentflyt ikke er aktivert får du en advarsel, og kommer ikke videre med aktivisering av EHF mottak. Ved å trykke på Send forespørsel til forhandler, sendes det automatisk en e-post til din forhandler med beskjed om å ta kontakt med deg som kunde. Er ditt org.nr koblet mot annet aksesspunkt kommer det et bildet med informasjon om dette, og et forslag til tekst for å sende e-post til eksisterende aksesspunktet om å bli fjernet derfra. Det er mulig å kopierer teksten og lime den inn i e-post som sendes til den e-postadressen som står tilknyttet ditt aksesspunkt. Så snart du får beskjed om at ditt org.nr. ikke lenger er tilknyttet et annet aksesspunkt, kan du starte aktivering av EHF mottak i Zirius. Dersom firma har Dokumentflyt og ikke er tilknyttet et annet aksesspunkt kommer det en dialog for å legge inn informasjon om firma og kontaktperson. Det må fylles inn verdi i feltene for kontaktperson for å komme videre. Velg Godta vilkår og trykk Bestill. Ved Bestill opprettes firma automatisk i ELMA, og Difi sender beskjed per e-post når avtalen er aktiv. Normalt sett tar det en virkedag før ditt org.nr er aktivt og klargjort som EHF-mottaker. Gi dine leverandører beskjed om at du kan ta imot EHF-faktura, og at det er det du foretrekker. En EHF faktura inneholder kvalitetsikret standardisert informasjon som utelukker behov for manuell kontroll og OCR-tolk. Som standard vil kilde for inngående EHF være Dokumentflyt, men det er mulig å styre at fakturaene skal sendes Zirius Portal/Bilag i stede for Dokumentflyt. Les mer om oppsett for dette her Når du går videre kommer det spørsmål om EHF forsendelse på aktuelle kunder skal aktiveres. Forutsetning for at det kan dannes EHF forsendelse er at du har aktiver EHF-Sending, uavhengig av EHF mottak. Det vises en liste over de kundene som ble funnet aktuelle for EHF forsendelse, og valg for å aktivere EHF forsendelse for kunder fra listen. Oversikten viser forsendelse som ligger allerede på kunden, og foreslått aktivt valgt (krysset av) på de som er uten en forsendelsesmetode. De kundene som er valgt/markert under Opprett jobb, vil få opprettet EHF forsendelse når du trykker Ferdig. Dersom du velger å aktivere EHF forsendelse på kunde som ligger med annen forsendelsesmetode for faktura, må du manuelt fjerne den gamle forsendelsesmetoden, for å unngå at samme faktura sendes til kunde både i EHF og for eksempel e-post. I Zirius Portal blir EHF som forsendelsesmetode automatisk opprettet for kunden. Forsendelsesmetode på kundene i Zirius Portal og Zirius blir ikke synkronisert. Det er enkelt å slette forsendelse fra Kundekortet – fanen Forsendelser. Høyreklikk på den som skal slettes, og velg slett. Ta kontakt med din forhandler for informasjon om kostnader. Det er lisensbrukerID som styrer hvor transaksjonskostnadene blir belastet.
EHF er et fakturaformat som gir god og sikker informasjon, fordi det er et regelverk som alle må følge. Det gjør at fakturaflyt inn/ut for mange bedrifter går uten manuell kontroll.
En EHF kan sendes pånytt fra Zirius fra Fil-Forsendelse. Finn aktuell faktura og så sende på nytt derfra.
En EHF kan ikke sendes på nytt fra Zirius Portal, men der kan du fra Fakturahistorikk laste ned selve XML, og eventuelt sende denne videre pr e-post til mottaker.EHF i Zirius Portal
Er firma knyttet mot et regnskapskontor er det ingen aktivering eller oppsett for å ta i bruk EHF fakturering. Ved opprettelse av ny ordre sjekker Zirius automatisk ved hjelp av kundens org.nr, om kunden er registrert i ELMA. Er kunde registrert i ELMA, settes Aksesspunkt – EHF automatisk som forsendelsesmetode i Zirius.
Landkode til Norge (0192:+ org.nr) er DeltagerID (postadressen) til kunden.
Aktivere EHF-sending
Aktivere EHF-mottak
Sjekk av Dokumentflyt
Sjekk av aksesspunkt
EHF-mottak når forutsetningen er på plass
Aktivere EHF-forsendelse for dine kunder
Fjerne forsendelse på kunden
Kostnader ved EHF