Kom i gang

Generelt om EHF

Elektronisk handelsformat (EHF) er en europeisk standard for elektronisk kommunikasjon mellom virksomheter. Blant annet et standardformat for sending og mottak av elektronisk faktura og kreditnota. EHF sikrer korrekt informasjon, og utelukker behovet for manuell kontroll av bilaget. Det er krav fra stat og kommuner at faktura skal leveres på EHF, og det er også mange private bedrifter som idag vil foretrekke, eller krever, å få faktura tilsendt i EHF.  

For å kunne sende eller motta EHF faktura må man gå via et aksesspunkt (postkontor), aksesspunktet garanterer at faktura blir levert etter satte regler.
Zirius AS har eget EHF-aksesspunkt, og har rutiner som gjør det veldig enkelt å komme igang med EHF og registrering i ELMA (ELektronisk MottakarAdresseregister).

EHF utsendelse og mottak av faktura er fullt integrert i Zirius.

• Du kan sende sende EHF fakturaer til dine kunder uten å være registrert i ELMA.
• For å kunne motta EHF faktura må ditt firma registreres i ELMA. 

Fordeler med EHF faktura til dine kunder:

• Raskt og trygt – faktura til riktig mottaker med korrekt informasjon med en gang.
• Forsendelsen registreres direkte hos mottaker og bekreftes avsendt med kvittering
• Slipper manuell kontroll ved OCR tolk
• Større sannsynlighet for raskere betaling av fakturaer
• Legge til vedlegg/underbilag for faktura
• Papirløst = miljøvennlig

Fordeler med EHF mottak for din bedrift:

• Fakturaen leses direkte inn i løsningen med 100% nøyaktighet.
• Ingen skanning av papirfaktura, eller manuell åpning og tolkning av pdf faktura.
• Konteringsforslag for direkteoppdatering.
• Ressurs og kostnadsbesparelse, ingen manuelle rutiner.
• Papirløst = miljøvennlig.

EHF i Zirius er enkelt å komme igang med, det er ikke ingen kostnader for oppstart. Kostnadene er basert på faktiske EHF utsendelser. Priser pr transaksjon vil være avhengig av antall utsendelser.

EHF 3.0 er en europeisk standard, så det er være mulig å sende EHF til andre land, dersom mottaker har en deltagerID. Norge en landkode (0192):OrgNr (XXXXXXXXX), i andre land vil deltagerID vil være en landkode (eks 0007 for Sverige), og så vil det komme en annen id som som erstatter det som i Norge er org.nr. Det heter EndpointID schemeID på EHF-språk, og muliggjør altså at vi kan sende EHF til de mottagerne som har en slik ID.

EHF 3.0 og vareenheter Vi har laget en oversikt over de meste brukte EHF enhetene som har endringer i EHF3.0. Vareenheter Zirius. Vareenheter synkroniseres til Zirius Portal, så det er tilstrekkelig å gjøre endringen enten i Zirius eller på Zirius Portal, men det må en synkronisering til for å gå oppdatert begge. Finner du ikke den enheten som du bruker, men som feiler på EHF så send beskjed til support@zirius.no så kan vi finne korrekt vareenhet for deg.

Mer om EHF i Zirius
EHF er et fakturaformat som gir god og sikker informasjon, fordi det er et regelverk som alle må følge. Det gjør at fakturaflyt inn/ut for mange bedrifter går uten manuell kontroll.

Ved bruk av EHF er det .xml filen det som skal oppbevares i henhold til lovverket, en EHF mottatt eller sendt fra Zirius blir lagret på leverandør eller kunde.
En EHF kan sendes pånytt fra Zirius fra Fil-Forsendelse. Finn aktuell faktura og så sende på nytt derfra.
En EHF kan ikke sendes på nytt fra Zirius Portal, men der kan du fra Fakturahistorikk laste ned selve XML, og eventuelt sende denne videre pr e-post til mottaker.

En EHF skal som hovedregel ikke inneholde ordrelinjer med både positive og negative antall, men det er likevel tillatt i Zirius, fordi mange har ønsket den funksjonen. Det betyr at det er mulig fra Zirius, men vi har ikke kontroll på hva aktuell mottager-system har lagt inn av regelverk for mottak av faktura som inneholder ordrelinjer med positive og negative antall. Anbefalingen er derfor at det ikke lages ordre som inneholder både positive og negative antall på ordrelinje, dersom faktura skal sendes som EHF

En EHF kreditnota skal aldri blandes med en samlefaktura.

EHF i Zirius Portal

EHF forsendelese – Utgående faktura
Er firma knyttet mot et regnskapskontor er det ingen aktivering eller oppsett for å ta i bruk EHF fakturering. Ved opprettelse av ny ordre sjekker Zirius automatisk ved hjelp av kundens org.nr,  om kunden er registrert i ELMA. Er kunde registrert i ELMA, settes Aksesspunkt – EHF automatisk som forsendelsesmetode i Zirius.

På kundekortet vises forsendelsesmetoden. Velg Kunde-Rediger og fanen Forsendelse. For utgående EHF faktura til kunde vil det se ut som eksemplet under, der Org.nr til kunde erstatter X’ene.
Landkode til Norge (0192:+ org.nr) er DeltagerID (postadressen) til kunden.

Denne etableringen skjer altså automatisk når org.nr til kunde finnes i ELMA, og ved fakturering sendes fakturaen i EHF til kunde.

Ved fakturaregistrering vil du få tydelig visning av hvilke forsendelsesmetode som er definert på kunde, og det er også mulig å endre forsendelse hvis aktuelt.

Under Oppsett, Faktura og Hendelselogg vises status på alle faktura som er sendt som EHF.

Det er krav til vareenhet i forbindelse med EHF fakturering. Finnes det ikke enhet på varen, legges enhet STK (EA=each i EHF) til når EHF fakturaen blir opprettet. Enheter ajourholdes i Zirius Portal under Oppsett-Vare-Enhet.

EHF forsendelse på eksisterende kunde i Zirius overføres ikke til Zirius Portal. Dersom du har kunderegister som synkroniseres med Zirius Portal, må du legge inn forsendelsesmetode på kunden i Zirius Portal.

Kom i gang med EHF i Zirius

EHF aktivers fra Fil- Klient innstillinger- EHF. Først må du legge inn Lisensinformasjon

Aktivere EHF-sending

For å sende EHF faktura til dine kunder må du ha tjenesten EHF-Forsendelse i Zirius. Dialogen gir deg informasjon om priser for tjenesten, og prisene er avhengig av hvor mange EHF-fakturautsendelser du har per måned. Sender ditt firma mer enn 15 EHF- fakturaer per måned vil det naturlige valget være Bestill EHF Normal. Vet du ikke helt omfanget kan du velge Bestill EHF basis. Det er enkelt å endre til annet nivå senere. Gjør ditt valg for Avtaletype, kryss av for Godta lisensvilkår og trykk Neste for å bestille EHF Forsendelse. Tjenesten blir umiddelbart registrert hos Zirius, og du er klar til å gå videre.

Aktivere EHF-mottak

Registrere mottak av EHF for ditt firma:  Forutsetning for å kunne Aktivere EHF mottak i Zirius er at Dokumentflyt er aktivert på firma.

Aktivering for EHF mottak gjøres enkelt ved å Legg til Profil (se bildet)

For aktivering av mottak av EHF faktura velg Legg til Profil, så kommer denne dialogen:

Legg inn ønsket e-postadresse for varsel ved innkomne EHF og bekreft OK.

Valget Legg til Profil er ikke aktivt dersom OrgNr på firma allerede er aktivt i et annet Aksesspunkt. Da ser det slik ut:

Etter at du har aktivert EHF-mottak .

Gi dine leverandører beskjed om at du kan ta imot EHF-faktura, og at det er det du foretrekker. En EHF faktura inneholder kvalitetsikret standardisert informasjon som utelukker behov for manuell kontroll og OCR-tolk.

Som standard vil kilde for inngående EHF være Dokumentflyt, men det er mulig å styre slik at fakturaene skal mottas Zirius Portal/Innboks hvis det er ønskelig. Les mer om oppsett for dette her

Aktivere EHF-forsendelse for dine kunder

Gå til Fil-Forsendelse og velg Opprett EHF fakturaforsendelser. Der vises en liste over kundene som kan motta EHF faktura. Marker kunder du ønsker det skal opprettes EHF forsendelse for fra listen.

Oversikten viser forsendelse som ligger allerede på kunden, og foreslått aktivt valgt (krysset av) på de som er uten en forsendelsesmetode. De kundene som er valgt/markert under Opprett jobb, vil få opprettet EHF forsendelse når du trykker Ferdig. Dersom du velger å aktivere EHF forsendelse på kunde som ligger med annen forsendelsesmetode for faktura, må du manuelt fjerne den gamle forsendelsesmetoden, for å unngå at samme faktura sendes til kunde både i EHF og for eksempel e-post.

I  Zirius Portal blir EHF som forsendelsesmetode automatisk opprettet for kunden. Forsendelsesmetode på kundene i Zirius Portal og Zirius blir ikke synkronisert.

Fjerne forsendelse på kunden

Det er enkelt å slette forsendelse fra Kundekortet – fanen Forsendelser. Høyreklikk på den som skal slettes, og velg slett.

Kostnader ved EHF

• EHF Sending: Det er pris pr EHF sending, pris pr sending er avhengig av hvilke type månedsavtale som inngåes. 
• EHF Mottak: Det er en månedspris for EHF mottak, uavhengig av antall mottak av EHF. Det forutsettes at det finnes lisens for Dokumentflyt. 

Ta kontakt med din forhandler for informasjon om kostnader. 

Det er lisensbruker som styrer hvor transaksjonskostnadene blir belastet.