Zirius Hjelp Portal

Faktura

41 views 0

Zirius Portal har en enkel og fleksibel rutine for å opprette og sende ut fakturaer. Fakturaen kan sendes på e-post, EHF, til printsenter via tjenesten OnlinePrint eller skrive ut selv og sende. Faktura kan lagres som Ordre hvis den skal jobbes videre med, eller som Tilbud med utløpsdato. Ordre og Tilbud kan hentes opp og faktureres ved godkjenning.

Fakturere fra Zirius men bruk Zirius Portal til ordreregistrering: Denne rutinen forutsetter at Zirius Portal er koblet mot Zirius. Under Firmaopplysninger kan det krysses av for Fakturer fra Zirius. Da endres navnet på menyen i Zirius Portal fra Faktura til Ordre, og valgene i Ordre tilpasses ordreregistrering.
Ordre registreres og lagres som tilbud eller midlertidig ordre, før de blir godkjent. En godkjent ordre overføres til Godkjente ordre. Da er ordren ferdig på Zirius Portal, og overføres til Zirius  som Ordrekladd for videre behandling. Resten av ordrebehandlingen og faktureringen skjer da fra Zirius.

Startbildet

Når du velger Faktura i meny kommer du til startbildet. Her er det mulig å søke etter allerede registrerte fakturaer. Ordretyper er Tilbud, Ordre og Faktura historikk, og det vises antall per ordretype i hver fane.

Det er tilgang til flere rutiner fra tannhjulet, og hvilke rutiner som vises avhenger av status på ordren/fakturaen. Velg Ny faktura, og ved lagring besluttes det om ordren skal opprettes som tilbud, ordre eller faktureres direkte.

Opprett ny faktura, kreditnota, ordre eller tilbud

Ny Faktura kan også opprettes fra

  • Hurtigmeny: Plusstegnet(+) som alltid vises øverst i bildet, har hurtigvalg for Faktura.
  • Fakturahistorikk: Det kan dannes kopi eller kreditnota av eksisterende faktura i fakturahistorikk.
  • Kunder/varer: Fra rutiner (tannhjul) i søk eller i visning.

Valget Ny Faktura benyttes for ny faktura, tilbud eller ordre. Det er hvordan du lagrer ordren som styrer ordretypen:

  • Lag tilbud: Lagres den som Tilbud kommer det felt for å angi Gyldig til og det genereres en utskrift til kunde med tilbudet. Tilbud kan hentes opp i ettertid og godkjennes til fakturering.
  • Lag ordre: Benyttes hvis faktura ikke er klar til å bli sendt ut, eller du ønsker å sende en ordre til kunde. Ordre kan hentes opp i ettertid, lagres på nytt eller godkjennes til fakturering når den er ferdig.
  • Fakturer: Ved Fakturer sluttfører du selve fakturautsendelsen til kunden også. Selve utsendelsen går ihenhold til valgte Forsendelse på kunden.

Fakturahistorikk: Du kan søke direkte i feltet for Søk, eller velge Filter, som gir flere valg for å filtrere et søk. Status er Betalt, Ikke forfalt og Kreditnota.

Opprett ny faktura

Registreringsbildet er inndelt i fakturadetaljer (Hode), fakturalinje (linje), og totalsummer som vises nederst i bildet.

Fakturadetaljer beskrivelse av fanene

Generelt: Søk etter allerede eksisterende kunde, eller (+) for å opprette ny. Du kan også endre kundeinformasjon på valgte kunde ved .
Når kunde er valgt hentes betalingsbetingelser, leveringsadresse og forsendelsemetode fra kundekortet.
Fakturadato settes til dagens dato og forfallsdato settes ut fra betalingsbetingelse angitt på kundekortet, men begge datoene kan overstyres ved fakturaregistreringen.
Legg inn kundens kontaktperson og referanse for faktura.

Kundens ref.: Her kan det legges inn referanse som bl.a. benyttes ved EHF fakturering. Kontakt ref. er samme felt som under fanen Generelt.  Din ref. er egen referanse for fakturaen, PO nr. (Purchase Ordre) er bestillingsnummer fra kunde. Kontrakt benyttes kun ved EHF faktura.

Dim: Her kan det angis dimensjoner som skal benyttes på fakturaen. Er det oppsett mot regnskapskontor og aktivert dimensjoner på konti, vil dimensjonene oppdateres til regnskap.

Lev.adr.: Det er pliktig med leveringsadresse på faktura. Er det ikke angitt leveringsadresse på kunde, benytter Zirius kundens fakturaadresse som leveringsadresse.

Etiketter: Etikett er et samlebegrep for søk ved utgående faktura, ordre eller tilbud, slik at det blir enklere å søke i ettertid. Det kan opprettes mange etiketter og det kan krysses av for flere på en faktura, slik at den kommer opp på flere søk basert på Etikett.

Vedlegg: Er det behov å legge ved et vedlegg for fakturaen kan det “dras og slippes” for å legge inn vedlegg her. Vedlegget må være av typen .tiff, .pdf, .jpg eller .png. Vedlegget blir som standard satt til Med på faktura, men markeringen kan fjernes hvis vedlegget ikke skal med på utsendelse av faktura. Vedlegget blir sendt sammen med faktura i en felles PDF, og følger med på alle typer forsendelse. Vedlegget sendes ikke med fakturaen når det sendes Betalingspåminnelse fra Fakturahistorikk

Vedlegg ved EHF forsendelse: Det er krav ved EHF at et .pdf vedlegg er en adobe pdf. EHF forsendelsen vil feile hvis vedlegget ikke er av rett type.

Forsendelse: Forsendelsemetode for fakturaen. Forsendelsetype som er registrert på kundekortet kan endres her hvis ønskelig. Ved opprettelse av nye kunder sjekker Zirius Portal automatisk om kundens Org.nr er registrert hos Elma som EHF mottaker, og ved treff foreslåes EHF som forsendelsemetode for faktura.  Ved eksisterende kunde må det legges til forsendelse EHF manuelt, Velg Forsendelsesmåte: Aksesspunkt EHF, og angi  DeltagerID. DeltagerID er 9908:XXXXXXXX (X= Kundens OrgNr.)

Ved lagring eller godkjenning av faktura kommer det spørsmål om forsendelse skal lagres fast på kunde.

Hendelsesloggen viser alle fakturaer som er sendt elektronisk fra systemet. Hendelsesloggen finnes under Oppsett- Faktura
Rutine for å registrere ordre/fakturalinjer

Ny varelinje: Skriv ønsket søketekst for å søke blant eksisterende varer, eller trykk på (+) for å opprette ny vare.

  • Ved registrering av ny vare kan varenavn, salgspris, antall og rabatt angis. Er dimensjoner på ordrelinjer aktivert, kan dimensjon angis på hver enkelt varelinje.
  • Fritekstlinje: Ønsker du å legge inn en fritekstlinje, må du klikke utenfor søkeboksen og skrive friteksten i feltet Navn. Det kan legges til flere fritekstlinjer hvis ønskelig.
  • Blanke/tomme linjer får du ved Lagre uten å legge inn noe, da legges det inn en blank linje.
  • Anmerke en linje gjøres ved å klikke helt til venstre på linje, slik at den blir markert med en hake:

    Da er linjen klar for redigeres eller slettes. Skal du markere alle linjer klikker du på haken ved siden av Varenr. Skru av markering ved å klikke på markerte.
  • Redigere linjer: En linje kan redigeres ved å dobbeltklikke på den, eller anmerke linjen og velge Rediger. Linjer kan også flyttes opp/ned til topp/bunn ved å anmerke linjen og bruke for å flytte.
  • Slette en linje: En eller flere linjer kan slettes ved å anmerke linje og velge Slett (X).

Godkjenne faktura, kreditnota, ordre eller tilbud
Bruk Vis øverst til høyre for forhåndsvisning av faktura . Bruk Fakturer for å danne faktura direkte. Bruk Mer for å lagre ordren som Tilbud eller Ordre

  • Vis: Åpner faktura i forhåndsvisning. Fakturanummer og KID blir først generert ved godkjenning av faktura. Faktura kan godkjennes fra forhåndsvisningen.
  • Fakturer: Ved Fakturer, dannes faktura eller kreditnota, basert på om totalbeløpet er positivt eller negativt. Er det satt opp forsendelse på kunde vil faktura bli sendt automatisk når det trykkes på Fakturer. Etter at faktura er sendt kan den ikke endres, da må den krediteres og lages på nytt. Det er enkelt å kreditere og lage ny ordre ved hjelp av rutiner i Fakturahistorikk.

Under Mer finnes

  • Lag tilbud: Ved Lag tilbud kommer det opp felt for å velge hvor lenge tilbudet skal være gyldig, og det skrives et Tilbud til skjerm. Tilbudet kan skrives ut til egen skriver, sendes på e-post eller bare lukkes.
  • Lag ordre: Ved Lag ordre dannes det en ordrebekreftelse og den vises på skjerm for utskrift, sendes på e-post eller bare lukkes
  • Avbryt: Lukker bildet uten å lagre
Registrere innbetaling på en faktura.

Ved hybridløsning vil kundereskontro blir oppdatert basert på innbetalinger som er bokført i Zirius.

Uten hybridløsning er det mulig å oppdatere betalingsstatus på faktura for egen kontroll. Betaling kan registreres i fakturamodulen, eller i fakturahistorikk på faktura eller på kunde.

I faktura: Gå til startbildet for Faktura og velg Mer øverst til høyre:

Ved å registrere betaling herfra må du angi den nødvendige informasjon tilknyttet betalingen.

Fakturahistorikk

I fakturahistorikk vises alle faktura/kreditnota. Det vises ved fargekode på posten om den er forfalt eller ikke. Trykk på tannhjul for flere tilgjengelige valg per post

Her er det blant annet mulig å sende en Betalingspåminnelse til kunde, eller å kreditere en faktura.

Registrere innbetaling fra Fakturahistorikk:  Marker aktuell linje, og velg rutiner og Reg. betaling på bilaget. Fra fakturahistorikk hentes tilhørende fakturanummer, bankkonto og beløp automatisk. Betalingsdato setter du basert på når kunde betalte inn.  Reg betaling oppdaterer ikke kundereskontro, men setter posten som betalt på Zirius Portal.

Fra Fakturahistorikk kan også en .xml av sendte EHF lastes ned. Marker aktuell faktura, og velg Mer og Last ned som XML.

Ved hybridløsning oppdateres innbetalinger i Zirius, og så synkroniseres kundereskontro i Zirius med Zirius Portal.

Slettelogg
Under Mer finnes en slettelogg. Slettes ett Tilbud eller en Ordre overføres de til logg over slettede ordre/tilbud. I sletteloggen er det mulig å åpne en slettet post for visning, men også å gjenopprette den. Velg Tilbake til faktura for å gå ut av slettelogg.