Zirius Hjelp Lønn

Ansatte

0 views 0

Zirius Portal bruker e-postadresse som brukernavn for å logge på og bruke systemet. Det er derfor nødvendig at alle som skal bruke systemet eller motta lønn ligger inne med sin egen e-postadresse. De ansatte kan få e-postvarsel om at lønnsslipp er tilgjengelig i Zirius Portal, og må logge seg på for å se denne. De vil her ha sitt eget arkiv med lønnsslipper og årsrapporter tilgjengelig.

Nye ansatte kan opprettes på følgende måter:

  1. Fra menypunktet Ansatte, trykk på Ny ansatt oppe til høyre. Her kan du legge inn e-postadressen til den ansatte eller velge en fra listen i nedtrekksmenyen. De som ligger i nedtrekksmenyen har allerede blitt opprettet som brukere i selskapet;
  2. Hvis selskapet er en klient i Zirius ERP, kan nye ansatte opprettes der og overføres til Zirius Portal på en enkel måte. I Zirius ERP er det også mulig å importere ansatte fra Excel hvis man skal opprette mange

clip0118

Dersom bruker ikke eksisterer i selskapet fra før, vil du få spørsmål om ansatt selv skal legge inn detaljer (Nei) eller om du skal legge inn detaljer (Ja).

Svarer du Nei, lukkes bildet og du får beskjed om at e-post er sendt til den ansatte med beskjed om å legge inn detaljer. Svarer du Ja, åpnes bilde for å legge inn detaljer på ansatt. Detaljer som skal fylles ut er navn, adresse informasjon og bankkontonummer (påkrevd).

clip0105

Ved Lagre, kommer du tilbake til et oversiktsbilde på den ansatte.

 

Klikk på Rediger oppe til høyre for å legge inn lønnsopplysninger som er nødvendig for lønnsberegning og rapportering til Altinn. Du vil da få opp bildet under:

Skattetrekk

Under fanen Skattetrekk, fyll inn personnummer eller D-nummer og velg riktig type i nedtrekksmenyen til høyre (Pers.nr. eller Dnummer). Sjekk at Fødselsdato stemmer. Resterende data kan hentes automatisk fra E-skattekort. Hvis du ønsker å hente E-skattekort for den ansatte, trykk på knappen bak personnummer. Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

Du kan også hente skattekort for alle ansatte i hovedmenyen Ansatte (oversiktsbildet) ved å klikke på Mer-knappen oppe til høyre:

Lønnsoppsett

I fanen Lønnsoppsett, blir du presentert for ansattgrupper. Dette er en inndeling av ansatte for eksempel etter timelønn eller fastlønn, og du kan opprette flere om du har behov, under Oppsett – Lønn – Ansattgruppe.

Fyll inn årslønn, og fastlønn og timelønn kalkuleres automatisk basert på verdiene fra ansattgruppen. Klikk på knappen Legg til til høyre i bildet, for å legge til faste lønnsarter du vil skal komme som forslag i lønnsberegning. Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

 

Ansettelsesforhold

Informasjonen i denne fanen er det viktigste ved rapportering til Altinn, og alle felt utenom Sluttet dato og Nærmeste overordnet, må fylles ut.

Hvis den ansatte har blitt rapportert til Altinn fra et annet system, anbefaler Skatteetaten at man avslutter arbeidsforholdet i det gamle systemet og starter et nytt arbeidsforhold i Zirius Lønn. Hvis du velger å fortsette eksisterende arbeidsforhold, du sørge for at alle verdiene i denne mappen har eksakt samme verdier som det andre systemet. Gjør det ikke det, får du feil på arbeidsforhold ved første innsending til Altinn. Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

 

Forklaring på feltene:

Begynt dato: Ved nytt arbeidsforhold er dette feltet viktig å passe på. Eksempel: Hvis man har avluttet arbeidsforholdet i gammelt system den 31/08-20xx, må begynt dato og de andre dato feltene i Zirius Lønn være 01/09-20xx.

Sluttet dato: Skal kun fylles ut når den ansatte slutter.

Ansiennitet: Er ikke påkrevd, men man kan sette datoen for når den ansatte har ansiennitet.

Timer pr. dag: Fyll inn normal arbeidstid pr.dag.

Arbeidsforhold: Nedtrekksmenyen viser de forskjellige arbeidsforholdene:

  • Ordinært arbeidsforhold
  • Frilanser/oppdragstaker, styremedlemmer
  • Andre typer betalingsmåter

Stillingsprosent: Sett inn riktig verdi i prosent for den ansatte, skal ikke være blank.

Nærmeste overordnet: Er ikke påkrevd, men skal benyttes for rapportering til Altinn når rutinen for å hente sykemelding blir implementert.

Yrkeskode: Trykk på nedtrekksmenyen og skriv inn nummer eller navn for å finne koden.

Stillingsbetegnelse: Henter verdien fra Yrkeskode men kan overskrives med egen tekst.

Avlønningstype: Velg riktig avlønningstype i nedtrekksmenyen:

  • Akkordlønnet
  • Fastlønnet
  • Honorar
  • Provisjonslønnet
  • Timelønnet

Antall timer per uke full stilling: Normalt er dette 37,5 eller 40 timer pr. uke selv om stillingsprosent er lavere en 100%

ArbeidsforholdId: Dette er en autogenerert ID som ikke skal endres.

Siste lønnsendring: Sett inn dato for når siste lønnsendring ble rapportert. Systemet setter automatisk inn samme dato som startdato.

Sist endret arbeidsprosent (stillingsprosent): Sett inn dato for når stillingsprosenten sist ble endret. Systemet setter automatisk inn samme dato som startdato.

Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

Arbeidssted

Alle ansatte må kobles til arbeidssted (virksomhetsnummer) som opprettes under Oppsett – Lønn – Arbeidssted. Trykk på +Velg-knappen oppe til høyre og velg riktig arbeidssted i nedtrekksmenyen. Stillingsprosent være lik som under arbeidsforhold. Har den ansatte flere arbeidssteder, skal summen i stillingsprosent være lik som under arbeidsforhold. Fra dato settes lik startdato for arbeidsforhold. Trykk på lagre for å legge til arbeidsstedet på den ansatte.

Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

 

Firmabil

Hvis den ansatte disponerer firmabil, kan man legge inn bilen her. Fremgangsmåten for dette er den samme som for Arbeidssted. Firmabiler opprettes under Oppsett – Lønn – Firmabiler. Trykk på +Velg-knappen oppe til høyre og velg riktig firmabil i nedtrekksmenyen. Fyll ut fra dato for når den ansatte fikk firmabil. Trykk på blyantikonet for å se og editere detaljer for firmabilen.

I fanen Lønn vises de verdiene som blir rapportert som fordel på den ansatte.

Det er mulig å overstyre beløpene her.

Trykk på Oppdatering oppe til høyre hvis du har gjort endringer, du kommer da tilbake til der du valgte firmabilen. Trykk på lagre for å legge til bilen på den ansatte.

Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

 

 

Fordringer

Hvis den ansatte har fagforeningskontigent, påleggstrekk, lån etc, skal dette legges inn her. Fordringshaver opprettes under Oppsett – Lønn – Fordringshavere. Klikk +Velg-knappen oppe til høyre og velg type fordring i nedtrekksmenyen. Velg status Aktiv, Midlertidig pause eller Sluttet. Velg riktig fordringshaver i nedtrekksmenyen. Fyll ut de beløpsfeltene som er nødvendig og velg riktig lønnsart. Trykk på lagre for å legge til fordringen på den ansatte.

Trykk på Lagre og fortsett før du går til en annen fane.

 

Ferdigstille redigering

Når du er ferdig med å legge inn all informasjon om ansatt, kan du klikke Lagre oppe til høyre. Du vil da få spørsmål om hvilken dato endringene skal gjelde fra. Dette er datoen som sendes til Altinn og det er viktig at du har riktig dato (spesielt måned) for endringene. Klikk Ja hvis du ønsker å sende informasjonen til Altinn nå, eller Nei hvis du vil gjøre det senere eller samlet for flere ansatte.

 

Oversiktsbilde alle ansatte

Når du klikker på Lønn i hovedmenyen, får du opp oversikt over alle ansatte. Fra denne oversikten finnes valg for å vise Aktive eller Alle. Standard visning er Aktive. Klikk på  for å se alle. Da vises de som ikke er aktive med rød markering, og valget Aktive endres til Alle. Klikk på Alle for å komme tilbake til visning av kun Aktive.

Redigeringsvalg med mer kan også nås fra denne oversikten ved å klikke på tannhjulet for aktuell ansatt: