Registrere ny ansatt
I Zirius Lønn er det e-postadresse som er brukerID for ansatt. Alle som skal motta lønn må ligger inne med sin personlige e-postadresse. Det kan sendes e-postvarsel om at lønnsslipp er tilgjengelig i Zirius Portal, og så må ansatt logge seg på Zirius Portal for å se lønnsslippen. Den ansatte har der sitt eget arkiv med lønnsslipper og årsrapporter tilgjengelig.
Nye ansatte kan opprettes på følgende måter:
- Hvis selskapet bruker Zirius ERP, kan ansatt inviteres som Zirius Portal bruker fra Brukerkobling i ERP. Rolle skal være Ansatt og Rettighet Lønn.
- Har du mange ansatte kan du i Zirius ERP importere ansatte fra Excel, for siden å invitere dem som Zirius Portal bruker.
- Fra Zirius Lønn – Ansatte, trykk på Ny ansatt oppe til høyre. Her legger du inn e-postadressen til den ansatte eller velge en fra listen i nedtrekksmenyen.
- De som ligger i nedtrekksmenyen finnes allerede som brukere i selskapet
Etter at det er lagt inn navn og personnr/D-nr på den ansatte kan arbeidsforhold importeres fra Altinn.
Hent ansettelsesforhold fra Altinn
Når firma tidligere har benyttet annet lønnssystem, kan du hente arbeidsforhold fra Altinn ved oppstart i Zirius Lønn. Det sparer deg for masse manuelt arbeid ved å registrere ansatte. Anbefalingen er å opprette den ansatte med navn/personnr, og deretter hente ansettelsesforhold fra Altinn. Da blir brukerens detaljer i forhold til ansettelsesforhold automatisk hentet fra Altinn.
Velg Ny ansatt, Legg til epostadresse til den ansatte og Legg til. Svar Ja for å legge inn detaljer (anbefalt). Da kommer neste bildet:
Fyll ut Navn og påkrevde felt og velg “Lagre og Avslutt”.
Dersom den ansatte har bankkonto utenfor Norge, så må du velge Avansert og legge til nødvendige krav for utenlandsk bankkonto.
Når du har lagt inn alle aktuelle ansatte så trykker du på Ny ansatt igjen og velg Altinn import.
Velg den siste måneden det er sendt noe til Altinn fra tidligere lønnssystem og trykk på Hent. Da vises alle arbeidsforhold fra den måneden du valgte i listen.
Trykk Neste, så vises ny dialog som viser alle ansatte fra Zirius Lønn og Altinn. Trykk på Slå sammen for å opprette arbeidsforholdene.
I neste trinn kan du manuelt koble en og en eller opprette Ny ansatt direkte. Huk av en i System data og en i Altinn data og trykk på Slå sammen. Jobb deg igjennom listen til du har fått inn de du vil ha med.
Alle aktive skal være med, og for utbetaling av feriepenger neste år, også de som er sluttet.
Skattekort henter du etterpå for alle.
Nyansatt må registrers manuelt
Ved nyansatt må nødvendig informasjon under Ansettelsesforhold legges inn manuelt. Det er viktig at informasjon som legges inn her er korrekt. Se mer under avsnitt Ansettelsesforhold.
Oversikten over ansatte
Oversikten over ansatte viser ved fargekode om det er registrert påkrevd informasjon på den ansatte, eller eventuelt om de har status Sluttet.
Her finnes valg for å vise Aktive eller Alle. Du endrer visning ved å klikke på Alle/Aktive
I oversiktsbildet kan du legge til/fjerne kolonner for visning. Det gjøres under å trykke på 
øverst til høyre, som vist under.
Fra Tannhjulet har du tilgang til flere funksjoner pr ansatt
For å legge til informasjon på en ansatt kan du velge Rediger fra tannhjulet eller dobbeltklikk og velg Rediger. Du vil da få opp bildet under som viser nødvendig faner som må ha korrekt informasjon:
Generelt må du mellom hvert tema/fane velge “Lagre og Fortsett” for å lagre informasjon du har lagt inn i aktuell fane. Hvis du velger “Lagre” uten at all påkrevd informasjon i alle faner er lagt til, vil du få en feilmelding.
Forklaring til de forskjellige fanene
Du kan også hente skattekort for alle ansatte i hovedmenyen Ansatte (oversiktsbildet) ved å klikke på Mer-knappen oppe til høyre:
Fyll inn årslønn, og fastlønn og timelønn kalkuleres automatisk basert på verdiene fra Årslønn. Disse verdiene må legges til på korrekt lønnsart, som Standard lønnsarter for den ansatte. Velg “Legg til” til høyre i bildet, for å legge til Standard lønnsarter du vil skal komme som forslag i lønnsberegning. Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.
Forklaring på feltene: Status: Aktiv eller Sluttet Begynt dato: Ved nytt arbeidsforhold er dette feltet viktig å passe på. Eksempel: Hvis man har meldt ansatt som sluttet i tidligere system den 31/08-20xx, må begynt dato og de andre dato feltene i Zirius Lønn være 01/09-20xx. Sluttet dato: Skal kun fylles ut når den ansatte slutter. Ansatt sluttet grunn: Må fylles ut når det legges inn sluttdato. Ansiennitet: Er ikke påkrevd, men man kan sette datoen for når den ansatte har ansiennitet. Timer pr. dag: Fyll inn normal arbeidstid pr.dag. Arbeidsforhold: Nedtrekksmenyen viser de forskjellige arbeidsforholdene: Ansettelsesforhold: Påkrevd informasjon, Fast eller midlertidig ansettelse Stillingsprosent: Fyll inn stillingsprosenten, settes til 0 ved timelønnet. Viktig at verdi som legges her er lik stillingsprosenten som legges på arbeidssted for den ansatte. Nærmeste overordnet: Er ikke påkrevd, men skal benyttes for rapportering til Altinn når rutinen for å hente sykemelding blir implementert. Yrkeskode: Trykk på nedtrekksmenyen og skriv inn nummer eller navn for å finne koden. Stillingsbetegnelse: Henter verdien fra Yrkeskode men kan overskrives med egen tekst. Avlønningstype: Er ikke lenger i bruk. Feltet er låst Arbeidstidsordning: Normalt sett “ikke skrift”, men velg fra liste dersom det er aktuelt med annen arbeidstidsordning. Antall timer per uke full stilling: Skal være 37,5 eller 40 timer pr. uke for Ikke skift. Er det annen arbeidstidsordning må antall timer være i samsvar med det som angir på Arbeidsstidsordning. Det er validering på at antall timer som settes her stemmer med angitt arbeidstidsordning. ArbeidsforholdId: Unik ID pr ansatt. Ved import av ansettelsesforhold fra altinn hentes korrekt ID. Siste lønnsendring: Sett inn dato for når siste lønnsendring ble rapportert. Systemet setter automatisk inn samme dato som startdato. Sist endret arbeidsprosent (stillingsprosent): Sett inn dato for når stillingsprosenten sist ble endret. Systemet setter automatisk inn samme dato som startdato. Det må angis Arbeidssted for ansatt Alle ansatte må knyttes til arbeidssted (virksomhetsnummer) Se Oppsett – Lønn – Arbeidssted. Trykk på +Velg-knappen oppe til høyre og velg riktig arbeidssted i nedtrekksmenyen. Stillingsprosent må være lik som under arbeidsforhold. Har den ansatte flere arbeidssteder, skal summen i stillingsprosent være lik som under arbeidsforhold. Fra dato settes lik startdato for arbeidsforhold. Trykk på lagre for å legge til arbeidssted. Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.
Trykk på Lagre og fortsett før du går til en annen fane.
Det er laget egen lønnsart for alle typer fordringer men du kan overstyre og bruke egen hvis det er ønskelig.
Trykk på lagre for å legge til fordringen på den ansatte.
Det er mulig å endre status på en fordring ved å velge status Aktiv, Midlertidig pause eller Sluttet.
Ferdigstille redigering
Når du er ferdig med å legge inn all informasjon om ansatt, kan du klikke Lagre oppe til høyre. Du vil da få spørsmål om å rapportere den ansatte til Altinn, og dato endringene skal gjelde fra. Dette er datoen som sendes til Altinn og det er viktig at du har riktig dato (spesielt måned) for endringene. Klikk Ja hvis du ønsker å sende informasjonen til Altinn nå, eller Nei hvis du vil gjøre det senere eller samlet for flere ansatte. Alle ansatte blir rapportert til Altinn ifm Godkjenning av en lønnskjøring, men dersom du starter opp først gangen i Zirius Lønn, så kan det være lurt å rapportere de ansatte før dette, slik at eventuelle feil kan rettes i forkant.