Zirius Hjelp Lønn

Ansatte

0 views 0

Registrere ny ansatt

I Zirius Lønn er det e-postadresse som er brukerID for ansatt. Alle som skal motta lønn må ligger inne med sin personlige e-postadresse. Det kan sendes e-postvarsel om at lønnsslipp er tilgjengelig i Zirius Portal, og så må ansatt logge seg på Zirius Portal for å se lønnsslippen. Den ansatte har der sitt eget arkiv med lønnsslipper og årsrapporter tilgjengelig.

Nye ansatte kan opprettes på følgende måter:

  • Hvis selskapet bruker Zirius ERP, kan ansatt inviteres som Zirius Portal bruker fra Brukerkobling i ERP. Rolle skal være Ansatt og Rettighet Lønn.
    • Har du mange ansatte kan du i Zirius ERP importere ansatte fra Excel,  for siden å invitere dem som Zirius Portal bruker.
  • Fra Zirius Lønn – Ansatte, trykk på Ny ansatt oppe til høyre. Her legger du inn e-postadressen til den ansatte eller velge en fra listen i nedtrekksmenyen.
    • De som ligger i nedtrekksmenyen finnes allerede som brukere i selskapet

Etter at det er lagt inn navn og personnr/D-nr på den ansatte kan arbeidsforhold importeres fra Altinn.

Hent ansettelsesforhold fra Altinn

Når firma tidligere har benyttet annet lønnssystem, kan du hente arbeidsforhold fra Altinn ved oppstart i Zirius Lønn. Det sparer deg for masse manuelt arbeid ved å registrere ansatte. Anbefalingen er å opprette den ansatte med navn/personnr, og deretter hente ansettelsesforhold fra Altinn. Da blir brukerens detaljer i forhold til ansettelsesforhold automatisk hentet fra Altinn. 

Velg Ny ansatt, Legg til epostadresse til den ansatte og Legg til. Svar Ja for å legge inn detaljer (anbefalt). Da kommer neste bildet:

Fyll ut Navn og påkrevde felt og velg “Lagre og Avslutt”.

Dersom den ansatte har bankkonto utenfor Norge, så må du velge Avansert og legge til nødvendige krav for utenlandsk bankkonto.

Når du har lagt inn alle aktuelle ansatte så trykker du på Ny ansatt igjen og velg Altinn import.

Lønn altinn import

Velg den siste måneden det er sendt noe til Altinn fra tidligere lønnssystem og trykk på Hent.  Da vises alle arbeidsforhold fra den måneden du valgte i listen.

Trykk Neste, så vises ny dialog som viser alle ansatte fra Zirius Lønn og Altinn. Trykk på Slå sammen for å opprette arbeidsforholdene.

I neste trinn kan du manuelt koble en og en eller opprette Ny ansatt direkte. Huk av en i System data og en i Altinn data og trykk på Slå sammen. Jobb deg igjennom listen til du har fått inn de du vil ha med.

Alle aktive skal være med, og for utbetaling av feriepenger neste år, også de som er sluttet.

Skattekort henter du etterpå for alle.

 

Nyansatt må registrers manuelt

Ved nyansatt må nødvendig informasjon under Ansettelsesforhold legges inn manuelt. Det er viktig at informasjon som legges inn her er korrekt. Se mer under avsnitt Ansettelsesforhold.

Oversikten over ansatte

Oversikten over ansatte viser ved fargekode om det er registrert påkrevd informasjon på den ansatte, eller eventuelt om de har status Sluttet.

Her finnes valg for å vise Aktive eller Alle. Du endrer visning ved å klikke på Alle/Aktive

I oversiktsbildet kan du legge til/fjerne kolonner for visning. Det gjøres under å trykke på øverst til høyre, som vist under. 

Fra Tannhjulet har du tilgang til flere funksjoner pr ansatt

For å legge til informasjon på en ansatt kan du velge Rediger fra tannhjulet eller dobbeltklikk og velg Rediger. Du vil da få opp bildet under som viser nødvendig faner som må ha korrekt informasjon:

Generelt må du mellom hvert tema/fane velge “Lagre og Fortsett” for å lagre informasjon du har lagt inn i aktuell fane. Hvis du velger “Lagre” uten at all påkrevd informasjon i alle faner er lagt til, vil du få en feilmelding.

Forklaring til de forskjellige fanene

Bruker
Her legges det inn navn på bruker og også brukes bankkonto. Dersom bruker har bank utenfor Norge må det legges inn landkode for banken, og  IBAN/BIC. Ved bruk av Zirius OnlineBank kan lønnsutbetaling sendes rett til bank etter at lønnskjøringen er godkjent.

Legg inn korrekt kode under Forskriftsmessig kode.

Skattetrekk
Under fanen Skattetrekk, fyll inn personnummer eller D-nummer og velg riktig type i nedtrekksmenyen til høyre (Pers.nr. eller Dnummer). Sjekk at Fødselsdato stemmer. Resterende data kan hentes automatisk ved å hente skattekort fra Altinn.. Hvis du ønsker å hente skattekort for en ansatt, trykk på knappen bak personnummer. Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

Du kan også hente skattekort for alle ansatte i hovedmenyen Ansatte (oversiktsbildet) ved å klikke på Mer-knappen oppe til høyre:

Lønnsoppsett
Under  Lønnsoppsett, vises Ansattgrupper. Dette er en inndeling av ansatte for eksempel etter timelønn eller fastlønn. Du kan opprette flere om du har behov, under Oppsett – Lønn – Ansattgruppe.

Fyll inn årslønn, og fastlønn og timelønn kalkuleres automatisk basert på verdiene fra Årslønn. Disse verdiene må legges til  på korrekt lønnsart, som Standard lønnsarter for den ansatte.

Velg “Legg til” til høyre i bildet, for å legge til Standard lønnsarter du vil skal komme som forslag i lønnsberegning. Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

Ansettelsesforhold
Informasjonen i denne fanen er det viktigste ved rapportering til Altinn, og alle felt utenom Sluttet dato og Nærmeste overordnet, må fylles ut. For å sikre at det blir korrekt informasjonen anbefales det å hente fra Altinn.

Hvis den ansatte har vært rapportert til Altinn fra et annet system i måned XX, så kan du ikke fra Zirius Lønn kjøre lønn på ansatt i måned XX. Så i overgang fra annet lønnssystem er det viktig å være konsekvent på periode iforhold til rapportering til Altinn.

Forklaring på feltene:

Status: Aktiv eller Sluttet

Begynt dato: Ved nytt arbeidsforhold er dette feltet viktig å passe på. Eksempel: Hvis man har avsluttet arbeidsforholdet i gammelt system den 31/08-20xx, må begynt dato og de andre dato feltene i Zirius Lønn være 01/09-20xx.

Sluttet dato: Skal kun fylles ut når den ansatte slutter.

Ansatt sluttet grunn: Må fylles ut når det legges inn sluttdato.

Ansiennitet: Er ikke påkrevd, men man kan sette datoen for når den ansatte har ansiennitet.

Timer pr. dag: Fyll inn normal arbeidstid pr.dag. 

Arbeidsforhold: Nedtrekksmenyen viser de forskjellige arbeidsforholdene:

  • Ordinært arbeidsforhold
  • Frilanser/oppdragstaker, styremedlemmer
  • Andre typer betalingsmåter

Ansettelsesforhold: Påkrevd informasjon, Fast eller midlertidig ansettelse

Stillingsprosent: Fyll inn stillingsprosenten. Viktig at stillingsprosent som legges her er lik stillingsprosenten som legges på arbeidssted for den ansatte.

Nærmeste overordnet: Er ikke påkrevd, men skal benyttes for rapportering til Altinn når rutinen for å hente sykemelding blir implementert.

Yrkeskode: Trykk på nedtrekksmenyen og skriv inn nummer eller navn for å finne koden.

Stillingsbetegnelse: Henter verdien fra Yrkeskode men kan overskrives med egen tekst.

Avlønningstype: Velg riktig avlønningstype i nedtrekksmenyen:

  • Akkordlønnet
  • Fastlønnet
  • Honorar
  • Provisjonslønnet
  • Timelønnet

Antall timer per uke full stilling: Skal være 37,5 eller 40 timer pr. uke

ArbeidsforholdId: Dette er en autogenerert ID som ikke skal endres.

Siste lønnsendring: Sett inn dato for når siste lønnsendring ble rapportert. Systemet setter automatisk inn samme dato som startdato.

Sist endret arbeidsprosent (stillingsprosent): Sett inn dato for når stillingsprosenten sist ble endret. Systemet setter automatisk inn samme dato som startdato.

Det må angis Arbeidssted for ansatt

Alle ansatte må knyttes til arbeidssted (virksomhetsnummer) Se Oppsett – Lønn – Arbeidssted.

Trykk på +Velg-knappen oppe til høyre og velg riktig arbeidssted i nedtrekksmenyen. Stillingsprosent være lik som under arbeidsforhold. Har den ansatte flere arbeidssteder, skal summen i stillingsprosent være lik som under arbeidsforhold. Fra dato settes lik startdato for arbeidsforhold. Trykk på lagre for å legge til arbeidssted.

Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

Firmabil
Hvis den ansatte disponerer firmabil, kan man legge inn bilen her. Fremgangsmåten for dette er den samme som for Arbeidssted. Firmabiler opprettes under Oppsett – Lønn – Firmabiler.

Trykk på +Velg  oppe til høyre og velg riktig firmabil i nedtrekksmenyen. Fyll inn “fra dato” for når den ansatte fikk firmabil. Trykk på blyantikonet for å se og editere detaljer for firmabilen.

I fanen Lønn vises de verdiene som blir rapportert som fordel på den ansatte. Det er mulig å overstyre beløpene her.

Trykk på Oppdatering oppe til høyre hvis du har gjort endringer, du kommer da tilbake til der du valgte firmabilen. Trykk på lagre for å legge til bilen på den ansatte.

Trykk på Lagre og fortsett før du går til neste fane.

Fordringer
Klikk +Velg oppe til høyre og velg type fordring i nedtrekksmenyen. Velg riktig fordringshaver i nedtrekksmenyen og legg inn verdier i de aktuelle feltene som er nødvendig.
Det er laget egen lønnsart for alle typer fordringer men du kan overstyre og bruke egen hvis det er ønskelig.
Trykk på lagre for å legge til fordringen på den ansatte.
Det er mulig å endre status på en fordring ved å velge status Aktiv, Midlertidig pause eller Sluttet.

Trykk på Lagre og fortsett før du går til en annen fane.

Hendelseslogg
Logg på endringer som er gjort på ansatt.

Ferdigstille redigering

Når du er ferdig med å legge inn all informasjon om ansatt, kan du klikke Lagre oppe til høyre. Du vil da få spørsmål om å rapportere den ansatte til Altinn, og dato endringene skal gjelde fra. Dette er datoen som sendes til Altinn og det er viktig at du har riktig dato (spesielt måned) for endringene. Klikk Ja hvis du ønsker å sende informasjonen til Altinn nå, eller Nei hvis du vil gjøre det senere eller samlet for flere ansatte. Alle ansatte blir rapportert til Altinn ifm Godkjenning av en lønnskjøring, men dersom du starter opp først gangen i Zirius Lønn, så kan det være lurt å rapportere de ansatte før dette, slik at eventuelle feil kan rettes i forkant.