Et Innkjøp kan opprettes på samme måte som en ordre, det kan registreres behov pr leverandør, eller bare fortløpende legge inn behov uten at leverandør er angitt. Ordre fra Ordre/Klargjøring og Prosjekt blir overført til Innkjøp.
Innkjøpsbildet er delt i faner på samme måte som Ordre/klargjøring, men under Innkjøp kan det ikke tilpasses til egen bruk.
Innkjøpene legges i forskjellig status/faner, og ved høyreklikk vises tilgjengelige valg avhengig av hvilken status innkjøpet ligger i. Hvor du skal opprette et innkjøp er avhengig av innkjøpsrutinene i bedriften, men det enkleste kan være å opprettet det under Utskrevne Innkjøp for å få minst mulig steg som må følges.
Det er mulig å markere et eller mange innkjøp, høyreklikk og velge ønsket rutine.
Det er 2 forskjellige rutiner etter bekreftet varemottak, enten Til Regnskap eller Mottatte Innkjøp, avhengig av oppsett under Ajourhold- Firma. I bildet under er Innkjøp til regnskap aktivert og derfor heter den siste fanen her Til Regnskap.
Under linjekladd finnes også valg for å generere Bestillingsforslag basert på Min/max verdier. Les mer om Linjekladd
Innkjøp kladd fungerer på samme måte om Linjekladd bortsett fra at her tar du utgangspunkt i at du skal opprette en bestilling til en angitt leverandør. Innkjøpet er fortsatt kun en kladd og vil ikke vises i lagerstatus på varen. Et innkjøp kan registreres direkte fra Godkjente innkjøp dersom det ikke er behov for lagring som kladd.
I Godkjente linjer kan det legges inn varer som skal bestilles uavhengig av hvilken leverandør varen skal bestilles fra. Marker alle varer fra en leverandør, ved å sortere på leverandørnr, for så å overføre dem til Godkjente innkjøp. Rutine for registrering av varelinjer er helt den samme som for Linjekladd, bortsett fra at her oppdateres innkjøpsstatus på vare direkte og det er mulig å reservere vare mot godkjente linjer. En Godkjent linje som har ordre tilknyttet kan ikke slettes og antallet på innkjøpet kan ikke reduseres til antall mindre enn det som er reservert på ordren. Da må man fra ordren først frigi varer fra innkjøp, slik at de godkjente linjene ikke har kobling til ordre. Dette er trinnet før innkjøpet blir skrevet ut og sendt leverandør. Vet man hvilken leverandør det skal bestilles fra kan registrering skje direkte i Godkjente innkjøp, og dermed tilgjengelig for reservering. Trinnene beskrevet over er valgfritt å benytte. Et Godkjent innkjøp opprettes på samme måte som en Innkjøp kladd. Hvis en ordre er reservert mot innkjøpet, må reservering oppheves fra ordre først, ellers er det mulig å korrigere fritt, også å slette hele innkjøpet. Høyreklikk på et innkjøp gir følgende valgmuligheter: Dersom innkjøp er til en leverandør som også benytter Zirius, kan man velge Ekporter innkjøp til CSV ordre, så vil leverandøren kunne bruke det grunnlaget som import i Ordre på sin side. Når innkjøp er sendt til leverandør skal det flyttes videre til Utskrevne innkjøp, for å holde oversikt over hva som er sendt til leverandør og ikke. Dette er status for å vise hvilke innkjøp som er godkjent og sendt leverandør og klare for mottak. Ellers fungerer det på samme måte som Godkjente innkjøp. Det er fortsatt mulighet å korrigere innkjøp, og man kan også opprette et helt nytt innkjøp her. Les mer om muligheten under Utskrevne innkjøp Når et innkjøp er overført til Mottak er det kun mulig å velge hvor mange som er mottatt og hvor mange som står til rest. Det er ikke mulig å gjøre større korreksjoner her, og det er heller ikke mulig å melde innkjøp tilbake til Utskrevne innkjøp. Nå mottak er bekreftet og full-levert, vil det enten flytte seg automatisk til Til Regnskap eller til Mottatte Innkjøp Det er viktig at du er oppmerksom på hva som er rutine for din bruk. Les med om Mottak Her legges de innkjøpene som er bekreftet mottatt, og herfra må de flyttes til Til stat. Høyreklikk på ett eller flere innkjøp og velg Overfør til stat. Da flyttes de til neste status Til stat. Under Til stat må du oppdatere dem enda en gang. Gå til Til stat, marker aktuelle innkjøp, og velg ikonet øverst til venstre:
Et Godkjent innkjøp meldes videre til Utskrevne innkjøp ved å markere en eller flere innkjøp, høyreklikk og velg Godkjenn.
Les mer om Innkjøp Til Regnskap