Inngangsbildet
Under Ordre – Tilleggsrutiner finnes Forsendelser. Her er det tilgang til å masseopprette forsendelsesmetoder, og også en logg på utførte forsendelser. For å opprette fakturaforsendelse for kunder er det absolutt å anbefale å gjøre det herfra. Her skjer det automatisk, basert på om du velger EHF eller e-post som fakturaforsendelse.
Til venstre i bildet vises loggen, som inneholder Utboks (forsendelser som aktivt må sendes), og Logg på utførte forsendelser (allerede sendte forsendelser)
Opprette forsendelser
For mest mulig effektiv bruk og papirløst kontor, anbefales det at alle kunder blir satt opp med en elektronisk fakturaforsendelse fra Zirius. Forsendelsesmåte som anbefales for utgående faktura er:
- EHF (EHF Aksesspunkt),
- E-post
- OnlinePrint.
Her kan du masseopprette fakturaforsendelse på EHF -og e-post for kundene. Kjørt først rutinen for Opprett EHF fakturaforsendelser, og etterpå Opprett E-post fakturaforsendelser for de kundene som ikke kan mottak EHF, men hvor det finnes e-postadresse i kundekortet.
Så kan du under Fil-Klient innstillinger-Generelt velge OnlinePrint og velge “Kjør OnlinePrint på alle ordre uten andre forsendelser” for å dekke de kundene som ikke kan motta EHF eller e-post.
Masseopprette forsendelsesjobber
Valgene til høyre i bildet er for å masseopprette forsendelsesjobber i Zirius.
Opprett EHF fakturaforsendelser: Velg Finn mulige mottagere, og Zirius sjekker alle kunder, ved hjelp av org.nr, om de kan motta faktura på EHF. Basert på org.nr fra kundekortet sjekker Zirius om kunden står som mottager i ELMA, og det vises det en liste over kunder som er klare for å motta EHF faktura. Fra denne listen kan man markere alle eller et utvalg, og så velge Opprett merkede Jobber.
Det er også mulig å angi fra/til kundenr for samme kjøring.
Opprett e-post forsendelser
Zirius sjekker kundene med på e-postadresse i kundekortet. Dersom kunde ligger uten EHF forsendelse, men med e-post adresse i kundekortet, vil Zirius foreslå å opprette e-post som forsendelsesmetode. Fra listen kan man markere alle eller et utvalg. Bruk Velg format for å angi Format Faktura, bekreft OK og så Opprett e-post jobber.
Les mer under Ajourhold-Forsendelse for legge til oppsett for den e-postserveren som er i bruk i din bedrift, og for å legge til standard tekster som skal følge med på utsendelse av de forskjellige formatene på e-post.
Rapport: Valget Rapport gir et oversiktlig bildet over forsendelser som finnes på kundene, med filterutvalg for visningen som gjør det enklere å finne frem.
Slett gamle utførte forsendelser
Gir mulighet til å slette allerede utførte forsendelser. Sletter fra loggen, basert på oppgitt dato.
Logg for forsendelser
Utboks: Viser det som ikke er sendt, og forsendelsene er kategorisert i henhold til type forsendelse. Her kan man velge en eller flere jobber, og Utfør Jobb ved høyreklikk
Utførte forsendelser: Viser det som er sendt, og med mulighet for å søke etter forsendelser basert på angitt dato eller fakturanummer, men det er bedre oversikt hvis man benytter Rapport.
Globale forsendelser: Global forsendelse kan være andre typer forsendelse, som eksempel egne integrasjoner. En global jobb skal utføres uansett om det ligger forsendelse på kunde. F.eks. hvis det skal legges ut fakturakopier til fast sted på harddisk, eller alltid sendes fakturakopi til en fast e-postadresse.
Opprett forsendelse manuelt fra Ordre, kunde eller leverandør
Hvis du ønsker å opprette andre format enn faktura, som ordrebekreftelser eller bestilling til leverandør, må du velge Ny forsendelse.
Når du velger opprett Ny forsendelse, kommer det en dialog som tar deg igjennom stegene. Det er forskjellige Forsendelsesmåter, og type format som kan benyttes er tilknyttet forsendelsesmåten som er valgt.
Det kan opprettes flere jobber pr kunde, så en kombinasjon med ordrebekreftelse per e-post og faktura på EHF er fullt mulig.
Dialogboksen tilpasses i forhold til forsendelsesmåten som er valgt.
Forsendelsesmåte: Hvordan skal forsendelse bli overført til mottaker? Her er det mulig å velge mellom følgende rutiner:
Formattype: Velg formattype. De forskjellige Formattypene som vises her vil variere i forhold til Forsendelsesmåte som ble valgt i forrige bilde. For leverandør vil det komme opp valg som er relatert til Bestilling.
Jobbnavn: Legg inn Navn og beskrivelse på forsendelsesjobb. Lagre og Lukk: Lagrer ny forsendelsesmetode.