Zirius Hjelp ERP

Innkjøp

0 views 0

Et Innkjøp kan opprettes på samme måte som en ordre, det kan registreres behov pr leverandør, eller bare fortløpende legge inn behov uten at leverandør er angitt. Ordre fra Ordre/Klargjøring og Prosjekt blir overført til Innkjøp.

Innkjøpsbildet er delt i faner på samme måte som Ordre/klargjøring, men under Innkjøp kan det ikke tilpasses til egen bruk.

Innkjøpene legges i forskjellig status/faner, og ved høyreklikk vises tilgjengelige valg avhengig av hvilken status innkjøpet ligger i. Det er mulig å markere et eller mange innkjøp, høyreklikk og velge ønsket rutine.

Linjekladd

I linjekladd kan varelinjer legges til fortløpende etter hva man ser det er behov for, uten å ta stilling til hvilke leverandør vare tilhører. Varer som ligger på linjekladd vil ikke vises som i bestilling på varen, og det er heller ikke mulig å reservere ordre mot varer som ligger her.

  • Ny vare legges til i listen ved å søke etter varenummer med F9 (kun søk etter lagerstyrte varer) eller registrere varenummer direkte. Mangler leverandør på varen vil det komme beskjed om at det må opprettes. Da må leverandøropplysninger på vare legges inn før linje lagres. Finnes leverandør på varen fra før, vil leverandør som står som standard velges automatisk. Skal vare bestilles fra annen leverandør må Endre leverandør rutinen som er beskrevet nedenfor benyttes. Varenavn, Enhet og Pris (Innkjøpspris i valuta) hentes fra varen hvis det er lagt inn, så er det bare å legge inn antall, rabatt og bekrefte linje. Da kan neste linje registreres.
  • Slette registrert linje: Skal en linje slettes må linje markeres, høyreklikk og velg Slett.
  • Endre leverandør: Det kan være flere leverandører på samme vare. Endre leverandør må benyttes for å bestille fra annen leverandør enn det som står som standard. Marker linje, høyreklikk og velg Endre leverandør, da kommer det opp en tabell over leverandører som er knyttet til varen. Velg ønsket leverandør fra oversikten.
  • Godkjenne linje: Hvis en eller flere linjer skal meldes videre til neste status, er det bare å markere linjene, høyreklikk og velg Godkjenn. Varer blir da flyttet fra Linjekladd til Godkjente linjer. Når varer er overført til Godkjente linjer vises de i Bestilling ved lagerstatus på varen, og det er mulig å reservere ordre mot det godkjente innkjøpet. Muligheten til å reservere mot innkjøp styres ved oppsett under Ajourhold-Firma-Ordre, autoreservere mot innkjøp.

Bestillingsforslag

På ikonlinjen øverst i Linjekladd ligger det et valg for å generere bestillingsforslag basert på Min/Max punkter fra varekortet, men det finnes også valg for å importere linjer til bestilling fra .csv.

Generer forslag sjekker hvor mye som ligger på lager, i ordre og i innkjøp. Det dannes et bestillingsforslag på varen dersom disponibelt antall er under Min. på lager. Bestillingsforslaget foreslår enten å bestille opp til antall angitt i  Maks på lager, eller dersom angitt, i forhold til antall i Bestill.

  • Passive varer og ikke lagerstyrte varer, blir ikke med når det dannes bestillingsforslag.
  • Innkjøp som ligger i innkjøpsstatus Linjekladd eller Innkjøp kladd blir ikke tatt hensyn til ved generering av bestillingsforlaget.

Velg ikon for Bestillingsforslag så kommer du til neste bilde.

Bestill for dato: Angi ønsket dato for bestilling. Antall dager som er angitt under Normal lev.tid fra varekortet (leverandør-varer) benyttes som grunnlag for å danne bestillingsforslaget.

Fra ordretype: Velg hvilken ordrestatus i Ordre/Klargjøring bestillingsforslaget skal ta hensyn til.

Bruk Generer forslag dersom bestillingspunktene, min/max verdier på varene, er på plass. Forslaget vises og det er mulig å overstyre antall til bestilling i oversikten. Når forslaget ser bra ut, velg Bestill, så overføres linjene til Linjekladd og godkjennes og sendes leverandør som ved vanlig rutine ved Innkjøp.

For vedlikehold av bestillingspunkter velg fanen Min/Max vedlikehold. Der kan bestillingspunktene endres/settes direkte i tabellen på angitt vareutvalg. Etter at punktene er lagt inn kan du gå tilbake til Bestillingsforslag og velge Generer forslag, så dannes forslaget basert på de nye verdiene for bestillingspunkter.

Fra varekortet er det tilgang til vedlikehold av bestillingspunkter på varen under fanen Lager Maks/min

Lag en god struktur på bestillingspunktene, slik at det blir minst mulig manuelt vedlikehold av bestillingsforslaget. For eksempel: Leverer leverandøren antall etter behov i bestillingen, eller finnes det et krav til minste bestillingsantall fra leverandør som skal legges inn som Bestill?

Eksempel på bestillingspunkter og bestillingsforslag:  

Genererer et bestillingsforslag på leverandøren:

Her blir det hensyntatt at det ligger 302 stk av varen i ordrestatus 200-Ordrekladd. Det skjer en avrunding ved bestillingsforslaget opp til angitt på Best. intervall (Bestill = 20), og det ihensyntas verdi for Max på lager (40). Resultatet blir derfor 320.

Avrundingen på Antall er i forhold til Best.intervall. Dersom Bestill verdi som nå står til 20 stk, hadde hatt verdi blankt ville forslaget blitt 325.

Etter at Bestillingsforslaget er godkjent er ordrene  fra ordrekladd reservert mot innkjøpet, fordi det i eksemplet her ble kjørt fra ordretype “200-ordrekladd”. Ved å velge fra en annen ordretype enn 200-Ordrekladd vil bestillingsforslaget bli på 20 stk, da kommer ikke antallet fra ordrene i Ordrekladd med.

Import av bestillingsbehov

Uten bruk av min/max verdier, men ønske om å importere et grunnlag for bestilling, velger du alternativet Fra CSV (vareid, antall), og hent inn filen der du har lagret den. Formatet skal se slik ut: Varenr, antall. Eksempel:

40030,10
40031,10
40032,10
40033,10

Innkjøp kladd

Innkjøp kladd fungerer på samme måte om Linjekladd bortsett fra at her tar du utgangspunkt i at du skal opprette en bestilling til en angitt leverandør. Innkjøpet er fortsatt kun en kladd og vil ikke vises i lagerstatus på varen. Et innkjøp kan registreres direkte fra Godkjente innkjøp dersom det ikke er behov for lagring som kladd.

  • Det opprettes ny Innkjøpskladd ved Ny knappen på ikonlinjen, eller velg Nytt innkjøp fra høyreklikk på et innkjøp. Da åpnes det et bilde som er likt ordrebildet. Søk etter leverandør og legg til varelinjer på samme måte som på en vanlig ordre, lagre for å komme tilbake.
  • Endre: Skal en allerede registrert innkjøpskladd korrigeres kan det enten dobbeltklikkes på innkjøpskladd eller høyreklikk – Endre innkjøp. Da er det bare å legge til eller slette varer etter behov, eller slette hele innkjøpskladd ved Søppelbøtte.
  • Skrive til skjerm: Det kan kjøres ut en utskrift til skjerm, som kan skrives ut eller lagre som PDF dokument.
  • Godkjenne: En eller flere innkjøp kan godkjennes ved å markere, høyreklikk og velge Godkjenn. Etter godkjenning går kladd til Godkjente innkjøp. Godkjente innkjøp vises på innkjøpsstatus fra varekortet, og det også mulig å reservere ordre mot innkjøpet, forutsatt at Autoreservere mot varer under innkjøp er valgt.

Godkjente linjer

I Godkjente linjer kan det legges inn varer som skal bestilles uavhengig av hvilken leverandør varen skal bestilles fra. Marker alle varer fra en leverandør, ved å sortere på leverandørnr, for så å overføre dem til Godkjente innkjøp. Rutine for registrering av varelinjer er helt den samme som for Linjekladd, bortsett fra at her oppdateres innkjøpsstatus på vare direkte og det er mulig å reservere vare mot godkjente linjer. En Godkjent linje som har ordre tilknyttet kan ikke slettes og antallet på innkjøpet kan ikke reduseres til antall mindre enn det som er reservert på ordren. Da må man fra ordren først frigi varer fra innkjøp, slik at de godkjente linjene ikke har kobling til ordre.

Godkjente innkjøp

Dette er trinnet før innkjøpet blir skrevet ut og sendt leverandør. Vet man hvilken leverandør det skal bestilles fra kan registrering skje direkte i Godkjente innkjøp, og dermed tilgjengelig for reservering. Trinnene beskrevet over er valgfritt å benytte. Et Godkjent innkjøp opprettes på samme måte som en Innkjøp kladd. Hvis en ordre er reservert mot innkjøpet, må reservering oppheves fra ordre først, ellers er det mulig å korrigere fritt, også å slette hele innkjøpet.

Høyreklikk på et innkjøp gir følgende valgmuligheter:

Dersom innkjøp er til en leverandør som også benytter Zirius, kan man velge Ekporter innkjøp til CSV ordre, så vil leverandøren kunne bruke det grunnlaget som import i Ordre på sin side.

Når innkjøp er sendt til leverandør skal det flyttes videre til Utskrevne innkjøp, for å holde oversikt over hva som er sendt til leverandør og ikke.
Et Godkjent innkjøp meldes videre til Utskrevne innkjøp ved å markere en eller flere innkjøp, høyreklikk og velg Godkjenn.

Utskrevne innkjøp

Dette er en status for å vise hvilke innkjøp som er godkjent og sendt leverandør og klare for mottak. Ellers fungerer det på samme måte som Godkjente innkjøp. Det er fortsatt mulighet å korrigere innkjøp, og man kan også opprette et helt nytt innkjøp her. Utskrevne Innkjøp meldes videre til Mottatt ved å markere en eller flere innkjøp – høyreklikk og velg Overfør til mottak.

Mottak

Når et innkjøp er overført til Mottatt er det kun mulig å velge hvor mange som er mottatt og hvor mange som står til rest. Det er ikke mulig å gjøre større korreksjoner her, og det er heller ikke mulig å melde innkjøp tilbake til Utskrevne innkjøp.

Fra høyreklikk finnes to valg for rutine ved varemottak. Anbefalingen er at det standardiseres på en av mulighetene. Styring av hvilke mottaksrutine som skal benyttes settes under Klientinnstillinger-Innkjøp

Meld inn på lager (gammel mottaksrutine): Blankettadministrasjon: Mottaksliste skal være definert til Mottaksliste innkjøp

  • Åpner et nytt bilde for å registrere hvor mye som er mottatt. Alle linjer blir satt til Mottatt (Meldes inn) og man må redusere antall på hver linje som ikke er komplett. Linjer som ikke blir bekreftet mottatt blir liggende i rest på innkjøpet. Blir ikke vare mottatt i det hele tatt kan antall i Meldes inn og Ny rest settes til 0. Da vil det ikke ligge igjen rest på denne linjen. Er det reservert ordre på innkjøp må reservasjon oppheves før antall Meldes inn og Ny rest kan settes til 0.  Bekreft mottak ved OK. Avbryt går ut uten å lagre endringer.
  • Innkjøp blir liggende i Mottak helt til alle varer er mottatt eller satt til rest 0. Åpnes innkjøpet på nytt, vil antall som er godkjent tidligere stå på Tidligere mottatt.

Åpne varemottak (Ny mottaksrutine): Blankettadministrasjon: Mottaksliste skal være definert til Mottaksliste innkjøp med lokasjon.

  • Åpne Varemottak: Her kan du registrere en og en varelinje dersom det er mest hensiktsmessig. Fra Resterende kan man markere alle linjer, og fra høyreklikk velge Mottak merkede linjer, eller man kan markere en linje og fra høyreklikk velge Registrer mottak.  Linjer som blir mottatt fra Resterende vises i oversikten i Registrere. Lagre og lukk for å oppdaterer varemottaket. Ved delmottak vil linjer bekreftet mottatt tidligere vises under Leverte neste gang man går inn på innkjøpsordren.

Ved Lagre og lukk blir innmelding godkjent og varer går inn på lager eller mot ordre som er tilknyttet innkjøpet. Når alle varer er mottatt eller satt til rest 0, flyttes innkjøpsordren automatisk til Til Regnskap/Mottatte innkjøp, og en Mottaksliste skrives ut. Kommer det ikke Mottaksliste ut må det settes opp under Blankettadministrasjon.

Lukk bildet for å gå ut uten å lagre endringer.

Splitt innkjøp på leverte:

  • Dersom leveringen ikke er komplett i henhold til bestillingen, kan innkjøpsordren splittes. Innkjøpsordren deles, innkjøp med antallet som er bekreftet mottatt blir overført til “Til regnskap” og innkjøp med antall som ikke er mottatt, som overføres til Utskrevne innkjøp.

Når et innkjøpet er bekreftet mottatt legges det automatisk over til Til Regnskap.

Lokasjon som vises ved varemottak:

Det vises den lokasjonen som var definert som Standard lokasjon på varen den gang innkjøpet ble generert. Dersom det i etterkant har blitt endret Standard lokasjon på varen, vil det vises ved at det er avvik mellom det som foreslås som lokasjon, og informasjon som vises med *. Eks i bildet under:

Her ble innkjøp dannet når lokasjon 12-nylok sto som standard på varen, og så har det siden den gang blitt endret til lokasjon 11-hylle. Her får bruker beskjed om at nå er standard lokasjon 11 -hylle, og bør bytte lokasjon før mottaket bekreftes.

Til Regnskap

Innkjøp som ligger under Til Regnskap er bekreftet mottatt og klare for oppdatering til regnskap. Bokføring skjer ved Innkjøp til regnskap, og det forutsettes at informasjon fra faktura er tilgjengelig for å bokføre innkjøpet.

Grunnoppsettet styrer om Innkjøp skal overføres til regnskap eller ikke. Standard er at det skal stå aktivt, men valget styrer om status heter Mottatte innkjøp og Til statt, eller Til Regnskap.

Fra høyreklikk velg Innkjøp til Regnskap:

  • Nøkkelopplysninger: Opplysninger om inngående faktura som valuta, valutakurs, faktura-, forfallsdato, fakturanummer, KID, bankkonto / IBAN, Swiftadresse og dimensjoner. Her kan det hentes opp inngående bilag fra Arkiv. Da må først bilaget flyttes fra Dokumentflyt-innboks til Arkiv.  Les mer om Dokumentflyt
  • Varer: Korrigering av innkjøpspris, rabatt, frakt-, tollpåslag og fraktpåslag som er en del av fakturabeløp. Frakt- og tollpåslag går mot egne balansekontoer som settes opp i firmakonto
    oppsettet (Ajourhold, Firma og Kontoer. Nr. 10 og 11)
  • Beløp: MVA detaljer og totalsum med øresavrunding. Det er mulig å korrigere momsgrunnlaget på aktuell sats. Korrigeres momsgrunnlaget må differansebeløp justeres i Oppsummering.
  • Oppsummering: Viser regnskapsposteringene som systemet foreslår etter hva som ligger som kontokode på varen (kjøp med beholdningsendring hvis det er satt opp på kontokode), oppsett i firmakonto for toll og frakt, øresavrunding og moms. Her er det mulig å legge til kontoer hvis det er andre som skal benyttes, og flytte beløp mellom kontoene før godkjenning.

Er alt korrekt i forhold til faktisk faktura er det klart for Godkjenn. Ved Godkjenn kjøres det en automatisk oppdatering av varefifo, varebevegelse, overføring til innkjøpsstatistikk og overføring til dagbok. Kopi av dagbok finnes under Regnskap- Dagbokslogg.

Mottatte innkjøp

Dersom man heller vil bokføre varekostnaden manuelt, kan parameter for Overføre innkjøp til regnskap endres under Ajourhold-Firma-fanen Olfi, ta vekk markering for Innkjøp skal overføres til regnskap. Da vil fanen Til Regnskap endres.

  • Mottatte innkjøp: Har kan inngående faktura kontrolleres mot pris på varelinjene, slik at det blir overført korrekt innkjøpspris til FIFO registeret. Ved å dobbeltklikke på innkjøp, eller velge Juster priser fra høyreklikk, så åpnes ordre og er det mulig å korrigere innkjøpsprisene. Trykk på Lagre og lukk for å lagre endringer og gå ut av innkjøp.
    Varelinjer må ikke slettes og antall må heller ikke korrigeres i dette bildet. Dette kan føre til feil lagerstatus. Når priser er korrigert kan innkjøp Overføres til Statt.
  • Til statt m/innkjøpsoppdatering:
    Når innkjøp er i status Statt er siste rutine å kjøre Overfør til statt, rutine som ligger på ikonlinjen. Rutinen overfører innkjøpet til innkjøpsstatistikk og oppdaterer priser i FIFO-register. Det er derfor veldig viktig at denne rutinen blir kjørt. Bokføring av kostnadene må gjøres manuelt.