Ordregrunnlag fra Abonnement
Ved fakturaer som skal sendes ut for gjentagende perioder, for eksempel husleie eller andre faste månedlige kostnader, er beste måten å håndtere dette ved å opprette et Abonnement på kunde. Da holder Zirius ordren på fakturerte perioder, og du danner ordregrunnlaget ved et tastetrykk.
Oppsett for å komme igang
Første steg er å aktivere Abonnement fra under Klient innstillinger:
Det må opprettes en abonnementgruppe å knytte abonnementet til, les mer om Abonnementgruppe
Opprette abonnement på kunde: Nytt abonnement opprettes under fanen Abonnement i kundekortet. Trykk på Ny knappen så komme du til dette bildet:
I eksemplet over har jeg satt at aktivt et månedsabonnement, tilknyttet Abo gruppe Gruppe 1, som skal starte fra dato 01/07-2019.
- Abo. Gruppe: Må velges, abonnementsgrupper opprettes under Abonnementgruppe
- Fra/til dato: Legg inn gyldighetsdato fra/til på abonnement.
- Abo.periode: Angir hvor ofte abonnementsordre skal bli generert. Her kan det velges mellom År, Halvår, Kvartal, 2 Måneder, Måned eller Uke.
- Aktiv: Setter abonnement aktivt eller deaktiverer det.
- Evaluering: Krysses det av for Evaluering blir ikke Abonnement med på selve abonnementkjøringen i ordre, men det kan kjøres ut en oversikt over Evaluering abonnementer fra Abonnement liste.
- Antall fakturerte perioder: Systemfelt som blir automatisk oppdatert når abonnementsordren er fakturert og det er kjørt fakturaoppdatering.
- Sist fakturerte periode: Systemfelt som blir automatisk oppdatert når abonnementsordren er fakturert og det er kjørt fakturaoppdatering. Datoen brukes som grunnlag ved generering av ny abonnementsordre.
- Selger: Det er mulig å legge fast selger på et abonnement, hvis ønskelig. Selgeren blir brukt ved generering av ordregrunnlag basert på abonnement.
- Beskrivelse/fritekst: Legges det inn en fritekst kommer den med som en vanlig fritekstlinje på ordren.
Ny abonnementvare:
Her registreres varenr, pris, antall, eventuell rabatt og mulighet for å legge til en fritekstlinje. Skal varen ha en fast pris på på abonnementet, uavhengig av prisendringer på varen i vareregisteret, må det krysses av for Lås pris. Det kan legges til så mange varer på abonnementet som ønsket.
Et abonnement blir merket som fakturert, først etter fakturaoppdatering kjørt. Slettes et ordregrunnlag som er dannet fra abonnement vil ordren komme med neste gang det velges Nytt grunnlag.
Oversikt over abonnement som er opprettet finnes under Abonnement liste
Danne ordregrunnlag fra Abonnement – rutinen i bruk
Fra Ordre/Klargjøring velg fanen Abonnement.
Nederst til høyre i bildet velger du aktuell abonnementsgruppe og Nytt grunnlag. Så vil det dannes ordregrunnlag på alle kunder som har abonnement tilknyttet denne abonnemnetsgruppen.
I eksemplet her ble det danne ordre på kun en kunde, og ved å trykke på pluss-tegnet så vises innhold i ordren – eller du kan åpen ordren hvis du ønsker å gjøre noen endringer.
Vedrørende fritekstene som vises, er det i eksemplet over beskrevet hvor de forskjellig tekstene kommer fra. Dette er bare som illustrasjon på mulighetene, normalt sett er det ikke nødvendig å benytte så mange linjer for fritekst. Gjelder perioden kommer fordi det er aktivert Legg til periodelinje på ordre fra Abonnementgruppen.
Ønsker du å endre noe på beskrivelser eller annet, kan ordre slettes herfra, og så gjøres ønskede endringer, før det velges Nytt grunnlag, da kommer endringene du har gjort med på det nye ordregrunnlaget.
Ordregrunnlaget fungerer lik standard ordreflyt i Zirius, i henhold til vanlig ordre/fakturaflyt.
Når det er kjørt fakturaoppdatering vil abonnementet på kunde bli ajourført med datoer i henhold til den kjørte fakturaen, og det dannes ingen ordre på denne kunden før overgang til neste måned – fordi det i dette eksemplet er Abo.periode= Måned.
