Zirius Hjelp ERP

Rutiner for prosjektet

Ved å åpne ett prosjekt vises prosjektoversikten, og der finnes det rutiner til høyre i bildet.

Registrer materialer: Rutine for å registrere materiellforbruk mot prosjektstruktur på prosjekt. Ved godkjenning går varer ut av lager og regnskap oppdateres. Selve lagerstyring kan gjøres på forskjellige måter:

• Eget lager: Varer bestilles inn til lager og hentes ut ved prosjektoppstart. Materiell justeres ut fra lager og kostnader belastes prosjektet direkte. Enkelte klargjør en hel container som flyttes ut til prosjektet. Er det overskudd av varer som ikke ble brukt, justeres de ut fra prosjekt og inn på lager igjen med negativt fortegn.
• Fra Innkjøp: Innkjøp kan genereres ut fra estimert vareforbruk som ble lagt inn på status Tilbud, eller ved å opprette innkjøp fra prosjekt. For å beholde kobling mot innkjøp må alle varer være lagerstyrte, også diversevare. Diversevare er en varetype som kan benyttes for å legge inn egen beskrivende tekst per for varelinjen. Det kan styres ved innkjøp, at ved godkjenning av inngående faktura skal varer meldes direkte som forbrukt mot prosjekt. Materiell legges da i Registrer materialer, og må godkjennes før det oppdaterer til regnskap og lager.
• Uten registrering av materiell: Uten opprettet innkjøp og registrert forbrukt materiell på prosjektet, oppdateres regnskapet når inngående faktura kommer fra Dokumentflyt. Inngående faktura kan splittes på flere prosjekter, avsnitt og aktiviteter. Inngående faktura kan legges ved som vedlegg i PDF for utgående faktura i et løpende prosjekt.

Rutiner ved materialregistrering: 

• • Lager: Er det opprettet flere hovedlager vil feltet vises. Standard hentes fra hovedlager som er angitt i Prosjektopplysninger. Lagerstyrte varer må være tilgjengelig på valgte lager for å registreres som materiellforbruk.
  • Varenummer: Start å skriv varenavn eller varenummer eller bruk søk.
  • Varenavn: Hentes fra vareregister med mulighet å overstyre.

• Avsnitt: For å velge Avsnitt som materialforbruket skal knyttes til. Avsnitt med kryss for materiellregistrering.
• Aktivitet: For å velge Aktivitet som materialforbruket skal knyttes til. Aktivitet med kryss for materiellregistrering.
• Dato: Når varen ble forbrukt. Styrer periodiseringen, ved godkjenning og oppdatering til regnskap.
• Kostpris: Prisen prosjektet skal belastes med ved godkjenning. Kostpris som ligger på vare hentes under registrering, men ved godkjenning plukkes kostpris fra FIFO-tabellen. Det kan settes opp på vare at Manuell kostpris skal benyttes, da justeres vare inn med fast kostpris på lager, og differanse går til Prisavvik kjøp, definert på kontokoden tilknyttet varen.
• Antall: Antall som skal tas ut av lager. Varelagerstyringen krever at varer må ligge med tilgjengelig beholdning på lager før linje kan registreres ferdig.
• Slett: Høyreklikk for å slette linje.
• Godkjenn: Godkjenner alle linjer som er registrert. Godkjenning justerer varer ut av lager, og regnskapet oppdateres for Vareforbruk og Beholdningsendring, basert på oppsett kontokode. Etter godkjenning er det ikke mulighet å redigere, da må varelinjen registreres på nytt med negativt antall.

Estimert vareforbruk: Estimert vareforbruk kan brukes for å registrere varer som skal benyttes på prosjektet, estimert vareforbruk registreres i status Tilbud. Etter godkjenning kan materiell plukkes fra eget lager eller bestilles ved Innkjøp.
Ved oppsett under Klient innstillinger og Prosjekt-  Tillat estimert vareforbruk utenfor tilbud – gjør det mulig å registrere estimert vareforbruk på et aktivt prosjekt, for å registrere materiell uten tilgjengelig beholdning gitt varelagerstyringen.

Rutiner ved høyreklikk på linje:

• Åpne: Åpner eget bilde for vareinformasjon for valgte linje, hvor Avsnitt/Aktivitet, dimensjoner, kostpris og antall kan justeres.
• Slett: Linje kan slettes så lenge den ikke er knyttet til et innkjøp eller en aktiv ordre
• Innkjøpsforslag: Det kan opprettes innkjøp ved å markere en eller flere linjer, det opprettes da et innkjøp per leverandør. Lagrede innkjøp legges til Innkjøp-Utskrevne innkjøp.
• Reserver varer mot lager: Reserverer antall varer fra lager til behov på linjen. Fargekode går da fra Grønn til Blå.
• Reserver varer mot lager og innkjøp: Reserverer først mot det som kan leveres fra lager og så mot det som ligger i innkjøp.
• Registrer vareforbruk: Oppretter linje i Registrer materiell for godkjenning. Trekker varer ut fra lager direkte.

Registrer timer: Rutine for å registrere timer tilknyttet prosjekt, eller godkjenne importerte timer tilknyttet prosjektet.

Timeregistrering: Timer tilknyttet prosjektet kan registreres på Zirius Portal, eller timer kan registreres manuelt ved Registrer timer inne på et prosjekt, Godkjenne/Registrer timer i prosjektoversikt og under Timer/Lister i ordremodulen.  Se mer om timeregistrering på Zirius Portal

Registrere timer: Nå man starter timeregistreringen fra prosjektet er det aktuelt å knytte timene til eventuelt Avsnitt/Aktivitet tilhørende prosjektet.

• Dato: Dato jobb ble utført. Benyttes i forbindelse med periodisering av regnskapet ved godkjenning og overføring til Lønn.
• Ansatt: Selger ID. Det kan styres per selger om selger er Ekstern konsulent eller ikke. Kan styres mot egne konti på lønnsart.
• Avsnitt: Viser alle avsnitt det i prosjektstrukturen er krysset av for timeregistrering.
• Aktivitet: Viser alle Aktiviteter det i prosjektstrukturen er krysset av for timeregistrering.
• Art: Valg av lønnsart ut fra arbeid som er utført.
• Kost: Hentes fra lønnsart, eller fra lønnsart per ansatt dersom det er aktuelt.
• Salgspris: Styres ut fra salgspris på lønnsart, eller kalkuleres ut fra eventuell Prisavtale som er knyttet til lønnsart.
• Antall: Antall timer som ble brukt den dagen fordelt på prosjekt, avsnitt og aktivitet.
• Rab%: Angi rabatt som skal benyttes for å sette salgsbeløp ved utfakturering på prosjekt. Rabatt blir vist automatisk ved bruk av Prisavtale.
• Sum: Kalkulert felt som viser total salgssum på linje.
• Beskrivelse: Beskrivelse av utført arbeid. Kommer med på timelister.

Når timeregistreringen er lagret kan man fortsatt behandle registreringen:

• Editer: Høyreklikk på linje som skal redigeres.
• Slett: Sletter registrert linje helt.
• Godkjenn: Godkjenner markerte timelinjer, oppdaterer regnskap. Etter godkjenning er det ikke mulig å redigere timene. Da må det føres ny linje med negativt fortegn på antallet. Godkjente timer ligger klare for å bli overført til lønn under Ordre-Timer/Lister og fanen Timelister.

Nytt underprosjekt: Det kan opprettes underprosjekt på et prosjekt. Et underprosjekt er i prinsippet et vanlig prosjekt bortsett fra at det ved rapportering er knyttet til hovedprosjektet. Ved opprettelse av nytt underprosjekt kan det velges hvilke prosjektinnstillinger som skal kopieres fra hovedprosjektet, men etter opprettelse kan det meste likevel overstyres på underprosjektet. Ved bruk av underprosjekter, velg Vis underprosjekter i prosjektoversikten, for å få dem frem, for å kunne markere og få dem med på rapport fra prosjektoversikt.

Eksempel for bruk av underprosjekt:

• Prosjekttype: En del av prosjektet kan være fastpris og en annen del løpende. Da kan hovedprosjektet være fastpris og underprosjekt løpende.
• Fakturaadresse: Det er forskjellige kunder som skal faktureres i prosjektet. Hovedprosjekt kan gå mot oppdragsgiver og underprosjekt til andre. F.eks. når et borettslag skal pusses opp kan hovedprosjekt faktureres sameiet og tilpasninger i hver enkelt leilighet opprettes som underprosjekt.
• Delprosjekt/endring: Kan løses ved å legge inn Avsnitt/Aktiviteter som merkes som Tillegg, men det kan også opprettes endringer som underprosjekter hvis det er større ting.
• Etterarbeid: Det kan opprettes eget underprosjekt for hva som påløper i ettertid av et prosjekt. Når det kjøres prosjektrapport vises det sum for prosjektet pluss en samlet sum på underliggende prosjekter.

Innkjøp: Innkjøp viser opprettet innkjøp på prosjektet og gir oversikt over innkjøp som er generert. Det kan også opprettes nye innkjøp knyttet til prosjektet. Fordelen ved å opprette innkjøp fra prosjekt er koblingen fra innkjøp til prosjekt, men denne koblingen mellom innkjøp og prosjekt krever at varene er lagerstyrt.
Det kan settes opp at varer skal legges til godkjenning for uttak når de meldes inn på lager (f.eks. bestiller med leveranse direkte til kunde/byggeplass). Oppsett under Klient innstillinger-Prosjekt og Overfør varer til “medgått ikke godkjent” ved mottak av prosjektvarer

Trykk på Nytt innkjøp og registrer innkjøp på vanlig måte, prosjektet blir lagt til under fanen Opplysninger. Under Opplysninger kan det også velges Overfør, for varer som ved mottak skal legges til i Registrer materiell på prosjekt automatisk. Les mer om Innkjøp her

Ordre/Faktura: Generere delfaktura eller sluttfaktura på fastprisprosjekt eller delfaktura på løpende prosjekt. Ordren legges til Ordre/Klargjøring, i status Fakturagrunnlag, og selve utfaktureringen må ferdigstilles derfra.

Det er også mulig å legge til ny tilleggsordre herfra. Tilleggsordren blir automatisk knyttet til prosjektet, vises i fanen Opplysninger, men det må aktivt velges hvilket avsnitt/aktivitet ordren skal knyttes mot. En tilleggsordre blir overført til Ordre/Klargjøring -status Ordrekladd. En tilleggsordre blir rapporteringsmessig som et tillegg til prosjektet.

Les mer om Klart til fakturering under Ordre/Klargjøring

Fakturer:

Ved delfaktura på løpende prosjekt: Her hentes påløpte timer og materiellforbruk enkelt inn ved å bruke Generer varer/Generer timer. Generer regnskap brukes for å fakturer kostnader som er bokført, og notater for å legge til eventuelle notater som er knyttet til prosjektet.

Spesifikasjon styrer om detaljene på fakturalinjene vises på kundedokumentet eller ikke. Ved å skru av Spesifiserte varer/timer kan man legge til beskrivelse under Fakturaspesifikasjon tilknyttet beløpet, da skjules detaljene på kundedokumentet.

Det er også mulig  legge til Vedlegg for fakturaen eller melding til kunde.

Rapporter: Generere prosjektrapporter som tabellrapporter eller til utskrift.

Hendelser:

Oppslag

• Materiallister: Oversikt over godkjent registrert materiell. Det kan styres ved oppsett om det skal være mulig å endre priser i tabellen her. Kan for eksempel være aktuelt dersom ansvarlig skal godkjenne materiellprisene før fakturering av prosjektet. Endring av priser i materialliste endrer priser tilhørende prosjektet, og ikke varekortet.  Oppsett som styrer dette finnes under Klient innstillinger- Prosjekt og valget Editering av priser i tabell
• Timelister: Oversikt over registrerte timer fordelt på godkjente og ikke godkjente.
• Anleggsmidler: Oversikt over anleggsmiddel som er lånt til prosjektet, og historikk på hva som er lånt og delfakturert.
• Hovedboksposter: Oversikt over alle regnskapstransaksjoner som er oppdatert på prosjektet, med mulighet å hente opp bilagene.

Diverse

• Handymann: Sende ut prosjekt til deltagere med Handymann eller legge til rapporter/sjekklister.
• Omgjør til tilbud/Godta tilbud: Overfører prosjekt frem og tilbake mellom Aktive og Tilbud.
• Avslutt prosjekt/Avslå tilbud: Setter prosjekt eller tilbud til avsluttet. Tilbud kan aktiveres igjen ved høyreklikk på prosjektet under Avslåtte tilbud. Avsluttet prosjekt kan aktiveres igjen.