Zirius Hjelp ERP

• Fakturaoppdatering: Etter at faktura er skrevet ut, må det kjøres fakturaoppdatering for å oppdatere fakturaen til regnskap.
• Ny ordre: Ny ordre kan opprettes med hurtigtast <Ctrl+N> eller ikon for Ny Ordre. Ny Ordre i fanen Tilbud blir et Tilbud, i de andre fanene får Ny ordre status Ordrekladd.
• Søk: Søk etter ordre på tvers av ordretypene. Det er også mulig å søke ved å skrive ordrenummer i felt oppe i høyre hjørne. (Hurtigtast <Ctrl+F9>).
• Direkteutskrift: Det kan defineres et fast utvalg rapporter for utskrift, som skal være tilgjengelig under Direkteutskrift.

Rutiner: Fra Rutiner finnes tilsvarende funksjoner som ved ikonene beskrevet over, men i tillegg er det direktetilgang til:

• Fakturahistorikk: Direktetilgang til oversikt over allerede oppdaterte fakturaer.
• Timer: Direktetilgang for å registrere timer på en ordre.
• Konfigurasjon og oppsett for ordre

Import:  Her er det tilgang for import av ordre der det er aktuelt. Importjobben defineres i forhold til ønsket format under Fil-Import.

Ordren blir fargekodet i henhold til varens lagerstatus på ordrelinjene.

• Blå: Linje er reservert mot lager, eller vare er ikke lagerstyrt. Klar for fakturering.
• Gul: Linje er reservert mot innkjøp, og oppdateres automatisk til blå status når mottak på vare er bekreftet.
• Rød: Viser at det ikke er reservert noe for ordrelinjen.

Høyreklikk på ordren for å få tilgang til Reserver mot lager og Reserver mot innkjøp. Ved valg Reserver mot lager vil antallet på ordrelinjen bli hentet fra lagerbeholdning på varen. Finnes ikke tilgjengelig lager, må resten av behovet reserveres mot Innkjøp.

Ved høyreklikk på ordren og Lagerstatus/Leveringsdato vises flere fargekode og detaljer om lagerstatus:

• Blå: Linje er reservert mot lager, eller vare er ikke lagerstyrt. Klar for fakturering.
• Grønn: Vises kun i Lagerstatus\Leveringsdato. Viser at det er tilgjengelige varer på lager, men ordre er ikke reservert mot dem.
• Gul: Linje er reservert mot innkjøp, og oppdateres automatisk til blå status når mottak på vare bekreftes.
• Orange: Vises kun i Lagerstatus/Leveringsdato. Viser at det ligger innkjøp på vare som er ledig, ikke reservert mot noen ordre.
• Rød: Viser at det ikke er reservert noen linjer mot ordrelinjen i ordreoversikten, og at det ikke er noe tilgjengelig å reservere mot i Lagerstatus \ Leveringsdato.

Enkelte rutiner krever at ordre er lagret. Valgene tilgjengelige er forskjellige i forhold til kunden og ordrens status.

• Lagre: Lagrer siste endringer på ordre. Er det en ny ordre tildeles ordrenummer ved lagring.
• Lagre og lukk: Lagrer siste endringer på ordre og lukker ordre. Er det en ny ordre tildeles ordrenummer ved lagring.
• Slett: Sletter ordre og legger den i Slettede ordre. Er ordren ikke lagret og tildelt ordrenummer, forkastes ordre.
• Direkteutskrift: Legg til rapporter som er aktuelle å skrive ut fra ordrebildet. Eksempel er arbeidsordre, ordrebekreftelse, plukkliste eller andre ordredokumenter.
• Notater: Åpner notat på ordre for redigering. Internt notat kommer ut på interne dokumenter som arbeidsordre og plukkliste. Eksterne notater på ordrebekreftelse, følgeseddel og faktura.
• Fakturahistorikk: Se tidligere ordre på kunde. Les mer om Fakturahistorikk her
• Epocket: Åpner bilde for overføring av ordre til ePocket Handymann.
• SpeedyCraft: Legg Ordre til SpeedyCraft
• Zirius Time app: Legg ordre ut for timeregistrering fra app Zirius Timer
• Vis relaterte innkjøp:
• Velg deltagere: Viser brukere i Zirius.
• Send e-post: åpner dialog for e-post, for å sende for eksempel ordrebekreftelse.
• Vis nøkkeltall: Nøkkeltall for kunde
• Timeregistrering.

• Ordrenr tildeles automatisk ved lagring. Ved behov for egen nummerserier er det mulig å styre dette i oppsett.
• Status: Ordrens status i Zirius
• Kundenr: Ved klikk på tannhjulet i feltet finnes det flere tilleggsvalg.
• 
• Vår ref.: Skrives på faktura som vår referanse.
• Kundens ref: Referanse er påkrevd ved EHF faktura.
• E-post: e-post adresse som benyttes ved bruk av ikon for e-post.
• Leveringsmåte: Betingelser for leveranse.
• Leveringsbet. Betingelser for leveranse.
• Ordredato:
• Est.Lev dato: Estimert leveringsdato. Oppdateres basert på lagerstatus på varelinjene samt normal leveringstid ved innkjøp.
• Ønsket lev dato: kundens ønske
• Bekr.lev dato: Er det dannet innkjøp mot ordre kan det legges inn bekreftet leveringsdato på innkjøp. Lagerstatus/leveringsdato vises på hver enkelt ordrelinje.
• Kundens mob/tlf:

• Hovedlager: Hentes tilknyttet selger på ordren, og styrer hvilke hovedlager som skal komme opp som forslag ved ordreregistrering. Er det opprettet flere hovedlager er det mulig å endre lager for hver enkelt ordrelinje.
• Prisavtale: Hentes fra kunde men kan endres på hver enkelt ordre. Styrer hvilke rabatter, påslag eller fastpris kunde skal få ved ordreregistrering.
• Fastprisavtale: Viser hvilke Fastprisavtale som ligger på kunde.
• PO nummer: Bestillingsnummer fra kunde. Kommer med på EHF faktura og noen standardblanketter.
• Kontrakt: Benyttes ved EHF.
• Annen ref.1: Alternativt referansefelt til fri bruk. Kommer ikke ut på standardblanketter.
• Annen ref.2: Alternativt referansefelt til fri bruk. Kommer ikke ut på standardblanketter.
• Selger: Ansatt ordren registreres av, kan knyttes til informasjon om kunde eller salgsstatistikker.
• Dimensjoner: Avdeling, prosjekt, avsnitt, aktivitet, dimensjon 1 og 2, anleggsmiddel og ansatt går under et fellesbegrep som kalles dimensjoner. Skal dimensjonen overføres til regnskap må det aktiveres på konto at dimensjon skal benyttes.
• Prosjekt: Hvilke prosjekt ordre skal gå mot. Kan styres i oppsett om Prosjekt er påkrevd.
• Avdeling: Hvilke avdeling ordre skal gå mot. Kan styres i oppsett om avdeling er påkrevd.
• Avsnitt/Aktivitet: Benyttes hvis prosjektmodulen aktivert. Prosjektstruktur inndelt på avsnitt og aktivitet for prosjektet.
• Dimensjon 1 og 2: Dimensjoner til fritt bruk. Overføres til regnskap hvis det er definert på konto, på samme måte som avdeling og prosjekt.
• Periodisering: Skal salgsinntekter periodiseres i regnskapet kan denne rutinen benyttes. Forutsetter oppsett i firmaopplysninger.
• Samlefaktura: Det kan angis på kundekortet om det skal være samlefaktura, med mulighet å overstyre på hver enkelt ordre. Samlefaktura slår sammen ordre som ikke er fakturert til en egen ordretype/status Samlefaktura.
• Del-levering: Hentes fra kundekortet men kan overstyres på hver enkelt ordre. Styrer om ordren må være komplett før levering, eller om det ønskes restordre. Les mer under Rutiner pr Ordre.
• Internordre: Hentes fra kundekortet om det en internkunde. Internordre krysses da automatisk av. Internordre oppfører seg som en vanlig ordre, men kan styres mot egne konti ved fakturaoppdatering. Les mer om Internordre her

• Fakturaadresse: Hvem som skal ha faktura. Endres adresse på ordre, oppdateres ikke kundekortet.
• Sluttkunde: Angis hvis det skal merkes på ordre, sluttkunde hos kunde som bestilte ordre. Benyttes ved elektronisk ordreimport. Kommer ikke ut på standardrapporter.
• Leveringsadresse: Hvor varene på ordre skal leveres, eller for Prosjekt – arbeidessted for ordren. Ved <F9> i Navn søkes det i opprettede leveringsadresser på valgte kunde (fakturamottaker), men det er også mulig å hente opp annen kunde ved <F9> i Nr feltet, da søkes det i kunderegisteret.

• Betalingsbet.: Hentes fra kundekort men kan overstyres. Angir hvor mange forfallsdager kunde skal ha på faktura.
• Betalingsmåte: Her kan det endres betalingsmåte.
• Forfallsdato: Her kan det angis manuelt når faktura må betales hvis det skal avvike fra betalingsbetingelse. Standard er at det styres etter fakturadato, men det er mulig å tilpasse i oppsett.
  • Hvis det skal angis manuell dato for forfall må også Betalingsbet. settes til Manuell.
• Ref.kreditering: Fakturanummer kreditnota skal gå mot, for å bli automatisk koblet i regnskap. Dannes kreditnota fra fakturahistorikk legges ref.kreditering automatisk inn.
• Moms: Hentes fra kundekort ved opprettelse av ny ordre, men kan overstyres pr ordre. Styrer momsbehandling. Se mer om momskoder her
• Betalingskonto: Det kan opprettes flere bankkontoer faktura skal betales inn til. Bankkonto fra Firma- Bankkonto (Faktura) brukes som standard, hvis ikke annet er satt på kunde. Kan overstyres på hver enkelt ordre.
• Kreditering: Ved kreditering benyttes beslutning fra oppsett firma-ordre, om varen skal tilbake til lager eller ikke, men det er mulig å overstyre pr kreditordre.
• Fakturagebyr: Beslutning henter fra kundekortet, men kan overstyres pr ordre.
• Valuta: Valutakode som skal skal benyttes på ordre. Hentes fra kunde men kan overstyres på hver enkelt ordre. Ordrelinjer registreres da i angitt valuta.
• Valuta kurs/Dato: Valutakursen kan settes pr ordre, men normalt sett hentes kursen fra valutaregisteret. Dato viser når valuta ble oppdatert. Oppdater henter dagens valutakurs fra DnB og oppdaterer valutaregisteret.
• Fakturarabatt: Gir totalrabatt på alle ordrelinjer. Kan settes opp i firmaopplysninger at fakturarabatt skal styres mot egen vare hvis fakturarabatt skal oppdateres på egen konto i regnskap.
• Frakt per m3: Benyttes i trelastmodulen. Kalkulerer frakt på ordre ut fra pris per M3 som legges på kunde, og ordrelinjer som registreres. Ordresum for frakt oppdateres under ordresum -Trelast.
• Antall kolli: Angi hvor mange kolli det er på ordren og skriv ut en pakkeetikett per kolli. Under Klient Innstillinger kan det settes opp at SSCC-nummer skal tildeles. Pakkeetiketter er tilpasset løsningen LexOnline som leveres av LexIT.

• Bruk fastpris: Aktiverer om fastpris skal benyttes på ordre.
• Fastpris beløp: Legg inn fast kontraktbeløp for ordre.
• Fastprislinje tekst: Legg inn tekst som skal vises på faktura. Ved bruk fastpristekst blir ordrelinjer skjult på fakturaen.
• Fastpris kalkulasjon: Viser sum av påløpt materiell og timeforbruk på ordre, og hva som er delfakturert.

Ved fastprisordre vises ikke hva som medgår av timer av materiell for kunde. Blir jobben større en forventet kan kryss for fastprisordre fjernes og faktureres på vanlig måte. Oppsett: Firmaopplysninger – Fastprisvare: Det må opprettes en egen fastprisvare (f.eks. F – Fastpris) som legges inn i firmaopplysninger. Denne varen benyttes for å utligne differansen mellom registrerte ordrelinjer og fastpris angitt på ordre.

Rutine:
Fastprisordre: Kryss av for Bruk fastpris i fanen Fastpris på ordre, legg inn Fastprisbeløp og Fastpristekst. Fastpristeksten med fastprisbeløp er det eneste som vises på faktura til kunde.
Registrere ordrelinjer: Ordrelinjer og timer registreres på vanlig måte, men vil ikke vises på faktura til kunde.
Delfaktura: Det er vanlig å delfakturere en fastprisordre. Det lages da en faktura på delfakturabeløp og negativ linje på på fastprisordren.
Fastpris kalkulasjon: Viser DB/DG på ordre ut fra fastpris og registrerte ordrelinjer. Viser også hva som er delfakturert.
Nøkkeltall: Ikonet for nøkkeltall i ordrehodet er tilpasset fastprisordre og gir en bedre status på fastprisordren.
Sluttordre: Det er vanlig å la fastprisordre ligge til arbeidet er utført. Da kan fastprisordre sluttfaktureres.
Ved fakturautskrift blir ordrelinjer som er registrert skjult, og fastprisvare settes inn. Det er derfor ikke mulig å se hvordan faktura blir ved fakturakopi.

Zirius har en egen prosjektmodul som er tilpasset bedrifter som jobber mye med prosjekter. Det kan opprettes fastprisprosjekter eller løpende prosjekter. Les mer om prosjektmodulen

Fjernes kryss i Kjør jobb blir ikke forsendelse med på denne ordren, men kommer med på neste ordre.

Forsendelse kan være utsendelse av:

• Ordrebekreftelse
• Plukkliste
• Følgeseddel
• Faktura

Opprett engangsjobb: Det kan legges til forsendelse som kun skal gjelde for den ene ordren.
Opprette jobb på kunde: Det kan opprettes fast jobb som lagres på kunde.
Les mer om Forsendelse her

Mer om rutiner for ordrelinjen

• Flytt opp/ned: Flytter markerte linje opp eller ned. Husk at det er mulig å markere mange varer og flytte alle opp eller ned. F.eks. skal siste linje som ble registrert flyttes øverst er det bare å markere alle over og flytte dem ned.
• Flytt til linjenr: Tast inn linjenummer ordrelinje skal flyttes til.
• Tabellsortering til linjesortering: Det kan trykkes på kolonneheader for å endre sortering f.eks. på varenummer eller varenavn. Hvis valgte sortering skal lagres, feks benyttes ved fakturering, benyttes dette valget.
• Flytt linjer til ny ordre: Overfører markerte ordrelinjer til en annen ordre. Ordren linjene skal flyttes til må ligge på ordretype før 500 – Under arbeid.
• Legg til tekst: For å legge inn fritekst tilknyttet ordrelinjen. Det er mulig å lagre en mal for fritekst, dersom det er aktuelt med gjenbruk av samme fritekst.
  • Ordrelinje varetekst. Dersom det på varen er definert en varetekst for ordrelinjen, vil denne teksten komme som forslag når du registrere aktuell vare. Aktuelt å bruke når det er en fast tekst som alltid skal med når denne varen selges.
• Slett linje: Sletter ordrelinjen. Ordrestatusen styrer om det er tillatt å slette linje eller ikke.
• Registrer pakker: Benyttes i Trelastmodulen – åpner eget bilde for å registrere pakker mot ordrelinje.
• Endre enhet: Er enhetstyring aktivert på varen er det mulig å endre enhet på registrerte ordrelinjer.
• Endre PreCut: For Trelast – åpner eget bilde for å registrere leveranser av materiell på faste lengder.
• Se pakkelager: For Trelast – åpner oversikt over alle ledige pakker for markert vare.
• Endre variant: Åpner bilde for å redigere variantvarer. Er eget bilde for å legge inn antall ut fra kombinasjon av 2 varianter. F.eks. farge og størrelse.
• Editer linje egenskaper:
• Editere vare: Åpner varebilde på markert vare for redigering. Når varebildet lukkes kommer det spørsmål om vare skal oppdateres.
• Endre kostpris
• Endre linjerabatt: Det er mulig å markere en eller mange ordrelinjer og endre rabatt på alle samtidig.
• Endre MVA: Åpner bilde for å endre momskode på ordrelinje.
• Endre lager: Bytter hovedlager på registrert ordrelinje.
• Endre batch: Åpner eget bilde for å plukke batch-nummer på ordrelinje hvis det er registrert.
• Reserver serienummer: Åpner eget bilde for å melde serienummer mot ordrelinje når vare har serienummer. Er et serienummer reservert mot en annen ordrelinje, som ikke har høyere ordretype enn 500 – Under arbeid, kan serienummer hentes fra den ordren. Eget parameter under Klient innstillinger – Ordre.
• Print etikett: Skriver ut vareetikett på markerte ordrelinjer.
• Leverandør: En vare kan ha flere leverandører knyttet til seg og det er mulig å endre leverandør på ordrelinje. Skal ordrelinje overføres til bestilling er det viktig å ha korrekt leverandør.
• Bestill vare fra leverandør: Overfører markerte ordrelinjer til Godkjente linjer i Innkjøp.
• Opprett innkjøp: Oppretter innkjøp direkte på markerte varer. Ved forskjellige leverandører på markerte ordrelinjer opprettes det et innkjøp per leverandør. Ordrelinjen blir koblet mot innkjøp. Sett opp e-postforsendelse for leverandøren for å sende e-post direkte til leverandør ved denne rutinen. Innkjøp blir liggende under Utskrevne innkjøp.
• Oppdater Prisavtale: Er det gjort endringer på prisavtale kan denne rutinen kjøres på markerte ordrelinjer for å kalkulere priser på nytt.

• Endre: Åpner ordre
• Slette: Kun tilgjengelig dersom ordrestatus tillater det. En Godkjent ordre må overføres til ordrekladd for å få tilgang til å slette.
• Plukk ordre: Plukkliste
• Kopier: Kopierer ordren. Les mer om massekopiering – Kopiordre her
• Notater på ordre
• Lagerstatus/Leveringsdato: Tilgang til mer lagerinformasjon for ordrelinjene
• Leveringsdatologg
• Delfakturer: Rutinen benyttes mest ved fastprisordre med en fast kontraktsum.
• Kontantbetaling: Kunden skal betalte kontant. Er også aktuelt ved Zirius Kasse, ordren kan hentes fra kassen og betales kontant.
• Reserver varer mot lager: Reserverer behov på ordrelinjene mot tilgjengelig lager.
• Reserver varer mot innkjøp: Reserverer behov på ordrelinjene mot tilgjengelig antall på innkjøp.
• Frigjør varer: Dersom varer er reservert mot lager eller innkjøp, og du ønske å frigjøre koblingen.
• Skriv ut pakkeetiketter: Krever oppsett, og blankett må være definert på kundekortet.
• Overfør: Overfører til andre Ordretyper/ordrestatus. Her kan du aktivt overføre ordren til den status du ønsker.
  • Standard hendelse styres på ordretypen og vil være forslaget under Overfør til nede i høyre hjørne, men det kan også her velge annet enn forslaget..
• Ordrebekreftelse: Utskrift til kunden
• Synkroniser med EPocket: Forutsetter integrasjon
• Timer: Direktetilgang til å registrere timer på ordren.
• SMS melding -manuell: SMS melding til kunde
• Oppdater priser: Prisavtaler eller annet som er endret ved priser, kan oppdateres til ordrelinjene ved dette valget.
• Regnskapsposter: Viser hva som vil bli postert til regnskapet ved oppdatering av fakturaen.
• Hendelser: Tilgang til logg på alle hendelser tilknyttet ordren.
• Dokumenter: Tilknyttede dokumenter på ordren. Det kan også legges til dokumenter. Et dokument tilknyttet ordren vil kunne legges til ved utgående faktura.
• Åpne kunde: Åpner kundekortet.