Zirius Hjelp ERP

Firma

0 views 0

Grunnoppsett for firmaet

Den øverste dele av bildet er informasjon om firma.

Firmaopplysninger:

  • Firmanavn: Firmanavn som benyttes på alle utskrifter.
  • Adresse 1 – 3: Firmaadresse som kommer ut på en del utskrifter. Adresse 3 kommer ikke ut som standard for å begrense plass bruken, og det må benyttes egendefinert blankett for å få adresse 3 med på utskriften.
  •  Postnr / -sted: Firmaadresse som kommer ut på en del utskrifter.
  • Telefon /faks: Hovedtelefon og faksnummer. Kommer ut på en del utskrifter.
  • E-post: Hoved e-postadresse. Kommer med på en del utskrifter.
  • Webside: Firmaet sin webadresse. Kommer med på en del utskrifter.

Firmaoppsett:

  • Org.nr.: Organisasjonsnummer.
  • MVA Reg./Foretaksreg: Kryss av for aktuelle valg.
  • EU VAT nr:
  • EU toll nr:
  • GLN/EDI lokasjon: GlobalLocationNumber for firmaadressen.
  • System valuta: Hovedvaluta som benyttes. Denne valutaen er utgangspunkt ved omregning til andre valutaer.
  • Bankkonto (Faktura): Bankkontonummer som benyttes på vanlig faktura. Ny Bankkonto opprettes i Ajourhold- Firma og Bankkonto.
  • Bankkonto (Plassering): Opplysningsfelt, ikke i bruk andre steder.

Nederste del av bildet er inndelt i forskjellig faner som gir oversikt over muligheter/oppsett for å styre hendelser i Zirius. Under beskrives valgene, men anbefalingen er at din forhandler bistår for korrekt oppsett i forhold til din bruk. Ta kontakt med din forhandler for mer informasjon.

Fanen Olfi: Oppsett for Ordre, Lager, Faktura og Innkjøp

Faktura/ordrebehandling.

  • Fastprisvare: Må angis hvis fastprisrutinen benyttes på ordre. Ved bruk av fastpris vil fastprisvare legges inn på ordre ved utskrift av faktura og vanlige varer blir skjult.
  • Delfaktureringsvare: Ved bruk av delfakturering må det angis en delfaktureringsvare her. Delfakturavare bør knyttes mot en egen kontokode. En delfaktureringsvare skal omsetningsmessig gå i null når sluttfaktura blir skrevet ut og oppdatert.
  • Innestående vare: I prosjektmodulen kan det genereres delfaktura med innestående beløp som settes av på egen konto. Konto utlignes når sluttfaktura genereres etter at garantitiden utløper. Innestående vare benyttes på selve delfakturaen, og kontokoden på varen styrer hvilken konto delfaktura skal føres mot.
  • Kontantkunde: En kontantkunde må finnes ved bruk av rutinen kontantfaktura.
  • Kontokode intern vare: Brukes for å styre internsalg mot egne salgskonti. Ellers fungerer internordre som en vanlig ordre. Krysses det av på kunde eller ordre at det er en internordre brukes kontokode som blir lagt inn her.
  • Kontokode intern time: Brukes for å styre internsalg timer mot egne salgskonti. Ellers fungerer internordre som en vanlig ordre.Krysses det av på kunde eller ordre at det er en internordre brukes kontokode som blir lagt inn her.
  • Akonto vare kasse: Akontovare benyttes ved betaling av faktura fra Zirius Kasse. I kasse angis fakturanummer som skal betales, og fakturabeløp overføres fra historikk på akonto varen. Ved avsluttet salg i kasse skilles akontovare ut fra vanlige salg, og går som en innbetaling og ikke salg. Akontovare må opprettes som ikke lagerstyrt vare, varetype vanlig vare, salgspris må være ulik 0 og momskode fritt salg.
  • Std.Vare Kasse:

Fakturagebyr behandling:

  • Fakturagebyr vare: Skal det benyttes fakturagebyr må det legges inn fakturagebyrvare med pris for gebyr. Det krysses av på kunden om Fakturagebyr brukes, og ved generering av faktura legges det til en linje for fakturagebyr på faktura, når fakturabeløp er under beløpsgrense.
  • Gebyrgrense: Fakturabeløp under beløpsgrense gir fakturagebyr. Fakturagebyr legges på ved utskrift av faktura.

Kredittsjekk:

  • Kjør kredittsjekk på alle kunder: Aktiverer om det skal kjøres automatisk kredittsjekk på alle kunder fra Zirius. Det kan defineres under Ordretyper i hvilke ordretypestatus det skal kjøres kredittsjekk på.
  • Standard beløp: Standard kredittsjekkbeløp. Kreditsjekkbeløp kan også vedlikeholdes på hver enkelt kunde.
  • Kundens varenummer: Aktiverer om fanen Alternative varenummer skal vises i kunde- og varekortet. Ved blanketttilpasning er det mulig å vise kundens varenummer i stedet for eget varenummer på fakturaen.

Rabattavtaler:

  • Aktiver fastprisavtale: Bytter ut fanen salgspris i varekortet med et nytt prisbilde som viser kostpris, standard salgspris og alle opprettede fastprisavtaler.
  • Aktiver prisavtale/prisgruppe: Styrer bruk av Prisavtale/prisgruppe. Velges det her, aktiveres nødvendige tabeller/oppsett for å ta i bruk prisavtaler for kunder.
  • Prisavtale/Prisgruppe overstyrer veil. pris: Normalt sett ikke i bruk, vanlig struktur er at kunden får beste pris.  Dette valget kan brukes dersom pris i prisavtale blir høyere enn veiledende, og at det er den høyeste prisen som skal gjelde for kunde.
  • Kunde linjerabatt overstyrer prisavtale linjerabatt: Styrer om fakturalinje-rabatt fra kundekortet skal overstyre prisavtale på kunden. Anbefalingen er å bruke prisavtale fremfor fakturalinje-rabatt.
  • Std. prisavtale: Det er mulig å sette at en prisavtale skal fungere som standard salgspris, som da erstatter salgsprisen fra varekortet. I varekortet vil salgspris fortsatt ligge på varen, salgspris på standardavtalen vises under fanen Priser.
  • Std. fastprisavtale: Det er mulig å sette at en fastprisavtale skal fungere som standard salgspris. Erstatter vanlig salgsprisen fra varekortet. I varekortet vil salgspris fortsatt ligge på varen, salgspris på standardavtalen vises under fanen Priser.

Fakturarabatt behandling:

  • Styre fakturarabatt mot egen vare: Som standard blir fakturarabatt på ordre fordelt ned på ordrelinjene ved fakturaoppdatering, men krysse det av her vil fakturarabatt bli skilt ut mot en egen vare som kan styres mot en egen kontokode.
  • Fakturarabatt vare: Er det valgt Styre fakturarabatt mot egen vare må det legges inn vare her. Fakturarabattvare bør knyttes mot egen kontokode for å skille fakturarabatten.

Faktura/ordreutskrifter:

  • Øresavrunding på faktura: Slår av og på øresavrunding på utgående faktura.
  • Slå sammen like varer på ordrebekreftelse og faktura: Styrer om varer skal slås sammen på ordrebekreftelse og faktura hvis det legges inn samme vare med samme tekst flere ganger på samme ordre.
  • KID format: KID format som skal benyttes på standard faktura i henhold til din OCR avtale. Ved tilknytning til Zirius Portal må det angis samme KID format på Zirius Portal. Benyttes det Factoring i tillegg vil KID format som er lagt på Factoringoppsett blir valgt automatisk.

Innkjøp:

  • Overføre innkjøp til regnskap: For å aktivere overføring av innkjøp til regnskap må det aktiveres her. Fanene Mottatte innkjøp og Til statt  i Innkjøp, bli da byttet ut med Til regnskap. Ved bruk av innkjøp til regnskap er det mulig å legge inn betalingsdetaljer, justere innkjøpspris/frakt/toll, justere momsbeløp/øresavrunding og angi hovedbokskontoer det skal føres mot.
Fanen Ordre

Ordrebildet:

  • Vis leverandør på ordrelinje: Aktiverer om leverandør skal vises i tabell over registrerte ordrelinjer.
  • Vis vare søkenavn i ordre / innkjøp: Aktiverer om Navn2 på vare skal vises i ordre og innkjøp.
  • Vis leveringsdato i ordre: Aktiverer slik at leveringsdato kan overstyres ved ordreregistrering.
  • Periodiser ordre i regnskap: Aktiveres periodisering er det mulig å angi dato fra/til fakturabeløp skal fordeles på. Totalbeløp på faktura fordeles da likt ut fra perioder som angis i fra/til dato. Periodiseringskonto benyttes for å fordele fakturabeløp på periodene i regnskap.
  • Angi eget ordrenr: Gjør det mulig å legge inn eget ordrenummer ved opprettelse av ny ordre. Normal flyt er at ordrenummer hentes fra ID-tabell når ordren lagres.
  • Melding om eksisterende ordrer på kunde: Ved aktivering kommer det beskjed hvis det opprettes ny ordre på en kunde som har ordre inne fra før. Gjør det mulig å velge om det skal opprettes ny ordre eller om tidligere ordre skal åpnes, for å legge til nye ordrelinjene.
  • Std.Selger: Kan angis hvis alle ordre skal være tilknyttet denne selgeren. Normal bruk er at det er pålogget selger som benyttes ved ordreregistrering.
  • Periodiseringskonto: Må fylles ut ved bruk av Ordre og Periodisering i regnskap.

Behandling av varer i ordre:

  • Hovedlager: Hovedlager til Firma. Må legges inn hvis det kjøres lagerstyring.
  • Kreditering:
    • Ingen: Gjør ingen lager justeringer ved kreditering. Eventuelle justeringer ved kreditering må føres inn i varejustering manuelt.
    • Juster inn på std.lager: Justerer varer som krediteres inn på standard lokasjon på hovedlager som er angitt i firmaoppsettet.
    • Juster inn og juster ut som svinn: Danner varebevegelse på krediterte varer. Gir logg som viser inn på lager og justert ut som svinn.
  • Auto reservere mot varer på lager: Krysses det av her vil Zirius forsøke å reservere fra lager så snart ordren kommer til ordretype Til plukking (Ordretype nr 400) eller høyere. Leveringsgrad forteller hva som er reservert. Leveringsgrad blir Blå når ordre reserveres mot lager.
  • Auto reservere mot varer under innkjøp: Krysse det av vil Zirius forsøke å reservere varer fra hovedlager først (hvis krysset over er på) og så mot godkjente innkjøpsordre eller linjer. Leveringsgrad blir Gul når ordre reserveres mot innkjøp.
  • Kunne levere ordre med varer som er under bestilling: Denne rutinen kan benyttes hvis varer blir sendt direkte fra annen grossist til kunde, og man ønsker å benytte innkjøpsmodulen til etterkontroll. Anbefalingen er å ikke aktivere denne ved lagerstyring. Varer bør være på lager før ordre blir klargjort og fakturert.
  • Automatisk generere bestilling på varer med 0 på lager: Oppretter automatisk godkjente innkjøpslinjer på varer som ikke kan reserveres mot lager eller innkjøp. Innkjøpslinje er knyttet mot order, og ordre blir automatisk klargjort når innkjøp blir meldt inn på lager.
  • Sorter og grupper på vare, lokasjon i klargjøring: Endrer sorteringsrekkefølgen på ordrelinjene,til lager og lokasjon på varene.
  • Skjul ikke lagerførte varer under plukking: Kryss av her hvis ikke lagerførte varer skal skjules.
Fanen Frakt

Ved bruk av Fraktberegning på ordre må Fraktberegning aktiveres, og angi vare for Std.fraktvare.  Frakt beregnes ved kubikk (m3)
Vare for Std.fraktvare må finnes i vareregisteret og tilhørende kontokode settes kan settes til å gå mot egne konti.

  • Varene må ha angitt mål (høyde/lengde/bredde) for at utregningen skal skje. Se fanen Opplysninger i varekortet.
  • På kundekortet angis pris per m3 for kunde.

Frakten beregnes og legges til ordren ved fakturering.

Frakt uten å aktivere fraktberegning kan gjøres ved å legge til frakt som en tilleggsvare på ordren. Opprett en vare for frakt, og legg denne fraktvaren, med ønske kost for frakt, til ved ordreregistrering.

Fanen Dimensjoner

Tvungen registrering av dimensjoner i OLFI:  Styrer om det skal være tvungen registrering av dimensjoner ved ordre/innkjøp. Aktiveres det her vil det gis beskjed ved lagring av ordre og innkjøp at dimensjon må angis før lagring.

Fanen Enhet
  • Aktiver enhetsstyring: Angir om enhetsstyring er i bruk
  • Bruk påslag under ordreregistrering: Styrer om påslag skal brukes for kalkulering av pris ved ordreregistrering.
  • Bruke rabatt 2 under ordreregistrering.  Rabatt 2 legges til pr ordrelinje og trekkes da fra netto, etter rabatt 1.
  • Bruk DG under ordreregistrering: Styrer om DekningsGrad skal brukes for kalkulering av pris ved ordreregistrering.
  • Vis Antall 2 i tabell registrerte ordrelinjer: Mulighet for å vise tilleggsfelt for antall ved ordreregistrering
  • Vis Antall 3 i tabell registrerte ordrelinjer: Mulighet for å vise tilleggsfelt for antall ved ordreregistrering
Fanen MVA

Beslutninger vedrørende MVA. Momsterminlengde, om momskompensasjon skal benyttes og bankkonto for momsoppgave.

Momstermin lengde: Angir momstermin lengde, bør ikke endres etter godkjenning av første momstermin.
Følgende valg er tilgjengelig:

  • Månedlig
  • 2 månedlig
  • Kvartalsvis
  • Årlig
Fanen Regnskap
  • Opplysningsfelt om Revisor
  • Fordelingskonto: Angir fordelingskonto som skal brukes ved fordelingsmal i dagbok, eller periodisering fra Dokumentflyt.
  • Oppsett for integrasjon med Creno Inkasso
Fanen Administrator

Brukeradministrasjon oppsett: For å slippe å vedlikeholde brukeradministrasjonen på mange klienter er det mulig å angi at brukeradministrasjonen skal hentes fra en annen klient. Velg Endre og velg klient brukeradministrasjonen skal hentes fra.

Fanen System dokumenter

Dokumentvedlegg: Er det behov for f.eks. flere bilder i forbindelse med faktura kan bilder dras inn i dokumentvedlegg og brukes i Zirius rapporter. Forutsetter egendefinerte rapporter.

Les om flere funksjoner