Viktige punkter å ta hensyn til i forbindelse med planlegging av varestruktur.
- Maloppsett: I en mal kan det defineres standardverdier som skal fylles ut automatisk ved opprettelse av ny vare.
- Varenummer/varenavn: Er det faste regler for opprettelse av varenummer og varenavn vil dette forenkle søk, sorteringer i utskrifter og redusere fare for dobbeltopprettelse.
- Varegrupper: Er viktig ved utkjøring av rapporter og statistikker. Zirius har en fleksibel oppbygning av varegruppestruktur, og varegrupper bør defineres før varer opprettes.
- Kontokoder: Bindeleddet mellom faktura og regnskap. Kontokode er knytningen til hovedbokskonto for varesalg, -kjøp og -forbruk
- Statistikkbehov: Det er flere felt som kan benyttes som utvalg ved utkjøring av rapporter, statistikker og vedlikehold i ettertid. Eksempel er Navn 2, Etikettnavn, Varegruppe, Merke, Kontokode, Gruppering 1 og 2 og Leverandør.
- Prisstruktur: Salgspris kan styres på forskjellige måter mot en kunde. Salgspris styres ved standard salgspris på vare, fastprisavtale, prisavtale på kunde, eller kundeavtale på utvalgte varer for angitt kunde. Kunde vil hele tiden få den beste prisen av innlagte avtaler. Les mer om Prisavtaler her
Øvre del av varekortet er hovedinformasjon om varen
Varenr: Varenummerfeltet er 30 tegn langt og er hovednummer til varen. Varenummer kan bestå av tall, bokstaver og tegn. Mange benytter leverandørens varenummer som eget varenummer. Legges det ikke inn noe varenummer ved lagring av ny vare, vil varenummer tildeles automatisk ut fra teller. Et varenummer kan endres ved <Ctrl+E> eller Rutiner- Endre varenummer. Varer legges i et felles vareregister, men en vare kan knyttes mot et eller flere lager i fanen Lager/Lokasjon, direkte i innkjøp eller ved varejustering.
Navn: Varenavn er beskrivende navn på varen, og kan være inntil 60 tegn langt. Dette navnet kommer opp under ordreregistrering og utskrifter. Opprettes det en fast struktur på innleggelse av varenavn blir vedlikehold og søk enklere.
Knappen til høyre for linjen gir mulighet til å legge inn alternative varenavn tilpasset blanketter som er i bruk, for eksempel varenavn på engelsk ved utskrift basert på engelsk blankett. Alternativt varenavn kan også brukes dersom det kunden ønsker annen varebeskrivelse enn det som er varenavnet på varen. Alternativ varenavn er knyttet mot definert blankett.
Navn 2: Navn2 er et 30 tegn langt navnefelt som kan brukes etter eget behov. Enkelte ønsker å bruke det som ekstra søkefelt på varen, varegruppering eller ekstra opplysning som kan legges til på utskrifter. Det kan styres i firmaoppsettet om dette feltet vises under registrering av linjer i Ordre/Innkjøp.
Etikettnavn: Etikettnavn er på samme måte som Navn2 30 tegn langt, og kan brukes etter eget behov til søkebegrep, varegruppering eller ekstra informasjon på varen. F.eks. lage kortere beskrivelse av varen enn det som legges i varenavn, for å få plass på etiketter.
Varegruppe: Varegruppebegrepet er hovedsorteringsbegrepet på varen og brukes i statistikker, sorteringer og utskrifter. Varegruppe kan settes opp etter eget behov med valgfri gruppeinndeling. Varegrupper kan være gruppert på maks 3 grupperingsnivåer, men det er ikke nødvendig å lage gruppering av varegruppene.
Merke: Er et eget felt som kan brukes til å gruppere varer for inndeling av statistikker og utskrifter. Brukes oftest for å angi hvilke merke varen har, uavhengig av hvilke leverandør produktet kjøpes fra. Det kan opprettes nytt Merke ved hurtigtast Ctrl+Enter, velg Ny for å opprette nytt merke, og lagre og lukk for å gå tilbake til varekortet.
Kontokode: Kontokode er bindeleddet mellom ordre/faktura og regnskap. På en kontokode legges det inn salgs- og kjøpskonti varebevegelser skal gå mot. Kontokode kan også benyttes til gruppering av vareregisteret for statistikker og utskrifter. Det vil opprettes en postering per kontokode selv om flere kontokoder går mot samme salgskonto. Det kan opprettes ny kontokode via Ctrl+Enter.
Gruppering 1 og 2: Felt som kan brukes til gruppering av vareregisteret etter eget behov. Trykk Ctrl+Enter for å opprette nye grupper.
Basis enhet: Her settes det opp hvilke enhet det skal være lagerstyring på.
Valgene under Diverse:
Faner i varekortet
Det vises faner i varekortet i forhold til rutiner som er aktivert.
Uten fastprisavtale vil det vises en fane Salg og en for Leverandører: Velg Ny hvis det skal opprettes ny hovedleverandør eller Endre hvis leverandørinfo på varen skal endres. Alle leverandører vises også i fanen Leverandør. I leverandøropplysninger på varen legges det inn leverandørnummer, valuta, leverandørens varenummer/navn og innkjøpspriser med rabatt, frakt og toll i prosent. Informasjonen pr leverandør gir inntakskosten for varen, og vedlikehold må gjøres pr leverandør. Det er mulig å legge inn så mange leverandører man ønsker på en vare, og ved tabellvisning vises alle leverandører som er lagt til. Endringer må gjøres fra Ny/Endre pr leverandør, fordi endringer i tabellvisning blir ikke koblet korrekt ved lagring. Ved innkjøp og bestillingsforslag er det hovedleverandør på varen som bli benyttet, men det er mulig å endre leverandør på ordrelinjer til innkjøp. Ved skifte av leverandør blir innkjøpsprisen endret til valgte leverandørs priser. Hovedleverandør: Det kan opprettes flere leverandører på samme vare, men det er den som ligger som hovedleverandør det vil bli benyttet ved bestillingsforslag. Ved Aktivering av fastprisavtale vises kun Salg: Ved Fastprisavtale aktiv legges ny leverandør til ved å trykke på ikon som vist på bilde under: Her finnes valg for å Endre eller legge til Ny leverandør. Ny leverandør: Søk opp leverandør, eller angi leverandør ID direkte. Ved valutapris vil siste valutakurs bli hentet fra valutatabellen og inntakskost blir automatisk justert når bildet åpnes, og ved Lagre/lukk vil inntakskost bli kalkulert etter ny valutakurs. For masse-endring av valutakostpriser kan man velge listevisning av varer, og fra Rutiner velge Oppdatere valutakostpris, for aktivt å oppdatere alle varer mot endringer i valutatabellen.
Inntakskost: Uten hovedleverandør på varen blir inntakskost som innkjøpspris på varen. Finnes leverandør på varen blir inntakskost og rabatt beregnet ut fra innkjøpspris, valuta, rabatt, frakt og toll prosent på hovedleverandør.
Fifo kostpris: Feltet vises kun på lagerstyrte varer. Feltet styrer om Inntakskost skal kalkuleres ut fra verdier fra Hovedleverandør eller snitt av sum antall av varen som ligger på lager (FIFO kost). Valget styrer også hvilke felt som kommer ut på rapporter for lagerverdi.
Rabatt: Vanlig innkjøpsrabatt men benyttes kun uten hovedleverandør på varen. Ved hovedleverandør på varen angis innkjøpsrabatt på leverandøren.
Inntakskost etter rab.: Kalkuleringsfelt som viser Inntakskost etter rabatt.
Garanti (kr): Garantipåslag i kroner på varen for en mer korrekt kostpris.
Særavgift (kr): Særavgift påslag i kroner for en mer korrekt kostpris.
Sum etter påslag: Kalkuleringsfelt som viser Inntakskost etter rabatt og påslag.
Lagerpåslag: Fast faktor for lagerpåslag, for å legge på en gjennomsnittlig lagerkostnad på varen, gir mer korrekt kostpris.
Kostpris: Kalkulert pris ut fra inntakskost, garanti, særavgift og lagerpåslag. Ved kalkulering av salgspris og under ordreregistrering er det denne prisen som blir benyttet. Ved fakturaoppdatering hentes innkjøpspris fra FIFO registeret, og det er FIFO-innkjøpsprisen som blir overført til fakturahistorikk. Justeres innkjøpspris i Innkjøp etter at vare er meldt inn på lager, og før den oppdateres til Innkjøps statistikk, vil kostpris i fakturastatistikk også bli justert. FIFO registeret har kobling mellom innkjøp og oppdatert faktura.
Faktor: En faktor kan legges inn for å få kalkulert Salgspris ut fra Kostpris. Ellers vil faktor bli justert hvis kostpris eller salgspris blir endret.
Lås faktor: Velges når Salgspris skal endres automatisk hvis kostprisen endres. Uten Lås Faktor så justeres faktor hvis kostpris eller salgspris endres.
Dekningsgrad: Visningsfelt som kalkulerer dekningsgraden i prosent ut fra Salgspris og Kostpris.
Salgspris: Standard salgspris eks.mva på varen. Er gjeldende salgspris hvis det ikke er opprettet prisavtaler. Er det opprettet prisavtale, er det den beste prisen for kunde som benyttes.
MVA: Moms behandling på varen. Her kan det velges fra nedtrekksmeny.
Salgspris inkl. MVA: Kalkulering av Salgspris ink.MVA. ut fra salgspris eks. MVA og MVA behandlingskode. Angis det Salgspris ink.MVA kalkuleres Salgspris eks. MVA basert på denne. Det er kun salgspris eks.MVA. som blir lagret på varen.
Lås MVA: Er det angitt på kundekortet at kunden er moms fri, vil alle varer bli solgt uten MVA til kunden. Unntaket er dersom det på varen velges Lås MVA. Eksempel er hvis det sendes en faktura til en kunde utenfor Norge. Da er vanlig varer moms frie, mens deler av frakten er pliktig. Da må det være krysset av for Lås MVA på en fraktvare som gjelder den momspliktige frakten.
Valuta: Valuta innkjøpspris angis i. Endres valutakurs blir Nettopris i valuta omregnet neste gang bildet åpnes og lagres.
Lev.varenr: Leverandørens varenummer, hvis det avviker fra eget varenummer. Legges det et varenummer inn her blir det med på utskrift av Innkjøpsordre.
Lev.varenavn: Leverandørens varenavn, hvis det avviker fra eget varenavn. Kommer med på Innkjøpordren.
Enhet/antall i enhet: Informasjonsfelt.
Enhet/antall i pakning: Informasjonsfelt.
Normal lev.tid (dager): Informasjonsfelt.
Kjøpsavtale: Benyttes i forbindelse med innlesning av Nelfo prisavtale.
Leverandør provisjon %: Angi sats hvis aktuelt.
Pris dato: Blir oppdatert ved innlesning av Nelfo prisavtale.
Nettopris i valuta: Leverandørs Innkjøpspris angitt i valuta. Nettopris i valuta som blir brukt ved registrering av innkjøpsordre.
Rabatt i prosent: Rabatt fra leverandør. Rabatt vises ved registrering av ny innkjøpsordre.
Frakt i prosent: Fraktpåslag i prosent som justerer opp Inntakskost og Kostpris.
Toll i prosent: Tollpåslag i prosent som justerer opp Inntakskost og kostpris.
Er det krysset av for Lås faktor vil Salgspris endres automatisk ved endring på valutakostpris.
Antall i pk. og Pakning brukes i ordre brukes dersom varen som hovedregel skal selges i pakker. Det styres og her hvis det er ønskelig av varenavn2 er det som skal benyttes på ordrelinje. Særavgiftkode: Avgiftkode blir overført til ordrelinjene, og fakturahistorikk etter oppdatering. Dermed kan det kjøres statistikk og eksport med utvalg, eller gruppering på avgiftskode. Sortimentsgruppe. Les mer om sortiment her Vekt og Volum: Ved bruk av rutine for fraktberegning må nødvendig felt fylles ut her. Dimensjoner på vare: Det kan legges fast Avdeling, Prosjekt, Dimensjon 1 eller Dimensjon 2 på varen for oppdatering til regnskapet eller statistikk. Forutsetter at det er valgt at dimensjonene skal brukes på konti i kontoplanen. Ved ordreregistrering vil dimensjonene fra vare blir lagt på hver enkelt ordrelinje, uavhengig av dimensjon angitt i ordrehodet. Egenskaper:
Hold musepeker over ikonene for forklaring. Standard viser til maloppsett for varekortet, her kan man velge hvilke mal som skal benyttes. Maler opprettes ved å benytte ikonet helt til høyre i bildet. Under Rutiner ligger det tilgang til funksjoner som i hovedsak gjelder for Trelast. Det omtales derfor ikke her.
I en mal legges det inn de standardverdiene som skal bli satt av malen ved opprettelse av nye varer. Angi navn for malen og Lagre. Etter at malen er lagret er den tilgjengelig fra listen over maler.