Oppsett
Prosjektmodulen knytter sammen de andre modulene som Regnskap, Dokumentflyt med attestasjon, Timeregistrering og OLFI (ordre,lager,fakturering og innkjøp).
Korrekt oppsett er derfor veldig viktig. Hovedpunkter som må opprettes/sjekkes:
- Vare- / kontokodeoppsett: Styrer konti bokføringen går mot i regnskap, ved fakturaoppdatering og godkjenning av time- og materiellforbruk. Konti som skal benyttes skal krysses av for Kan Angis eller Må Angis i kontoplanen. Ved bruk av prosjektstruktur må det også krysses av for Avsnitt og Aktivitet på aktuell konto.
- Klient innstillinger – Timer, for aktivering av timeoppsett.
- Timeoppsett (ansatt/lønnsarter): Skal det registreres timer må det opprettes ansatte og lønnsarter. Timeforbruk oppdateres mot standard timevare som er angitt under Klient innstillinger – Timer, men kan overstyres for hver enkelt lønnsart. Det kan også settes opp kostpris per ansatt. Mer om lønnsart
- Ajourhold- Firma: Oppsett for varer som skal benyttes ved delfakturering, innestående.
- Prosjektgruppe/Prosjekttyper: Det anbefales å opprette gode prosjektgrupper og prosjekttyper for å dele inn typen prosjekt. Prosjekttype/gruppe brukes som filter i prosjektoversikten. Det finnes mulighet for å legge inn egne salgskonti per Prosjektgruppe, og på Prosjekttype kan det legges inn forslag til innestående verdier og SSB koder.
- Prosjektstrukturmal: Inndeler prosjektet i Avsnitt og Aktivitet. Er ikke nødvendig, men det gir en bedre oversikt over tilhørighet for kostnadene. Det kan settes opp egenskaper på Avsnitt og Aktivitet som forenkler materiell, timeregistrering og inngående faktura.
- Bilagsart: styring om de forskjellige bilagsartene skal være inkludert i sum kost /sum inntekt.
Vare- og kontokode:
Kontoplan: Konti som skal benyttes i Kontokode skal krysses av for Kan Angis eller Må Angis.
Ved prosjektstruktur må det på kontonivå også krysses av for Avsnitt og Aktivitet.
D = Delfakturering: Det bør opprettes en kontokode og vare for Delfakturering. Varen benyttes ved delfakturering av prosjekt. Delfaktureringsvaren og må registreres under Ajourhold-Firma. Salgskonto ved delfakturering hentes som standard fra delfaktureringsvaren, men kan overstyres på prosjektgruppe.
Forslag:
Kontokode: Salg pliktig – 3000*, Salg fritt – 3100*
Vare: Ikke lagerstyrt vare med 0,00 i pris.
I = Innestående: Benyttes hvis det legges inn Innestående i % ved Kontraktopplysning på Prosjekt. Vare for Innestående må registreres under Ajourhold-Firma, for å kunne generere delfaktura på prosjektet. Innestående beløp nullstilles ved generering av sluttfaktura på et fastprisprosjekt.
Forslag:
Kontokode: Salg pliktig – 1530*
Vare: Ikke lagerstyrt vare med 0 i pris.
T = Timevare: Må settes opp før det kan registreres timer på Ansatt. Klient innstillinger- Timer for å legge til Timevare .
Konti som legges inn på kontokode for timevare kan overstyres for hver enkelt lønnsart.
Forslag:
Kontokode: Salg pliktig – 3001*, Salg fritt – 3002*, Vareforbruk – 4920*, Beh.endr – 4921
Vare: Ikke lagerstyrt vare med varetype lik Timevare og 0,00 i pris.
NB! Salgskonti benyttes kun hvis det registreres timer fra ordre.
M = Materiellforbruk: Opprettes som kontokode og knyttes mot alle varer som opprettes (eller en diversevare).
Ved bruk av Innkjøp må varen som skal bestilles være lagerstyrt, for kobling mellom prosjekt og innkjøp. Det kan opprettes flere kontokoder for å skille kontering av varetyper til regnskap.
Forslag:
Kontokode: Salg pliktig – 3010*, Salg fritt – 3110*, Kjøp – 4000*, Vareforbruk – 4690*,
Motk.varekjøp – 4000*, Beh.endring – 1460
NB! Salgskonti blir kun benyttet hvis vare selges på ordre. Det kan opprettes egen kontokode for materiellforbruk som kjøpes direkte til prosjekt.
E = Endringsmelding: Egen diversevare som benyttes hvis det genereres tilleggsordre eller tillegg i prosjektet. Kan styres mot egne salgskonti. Eventuell kostpris på en tilleggsfaktura bør legges inn som egen aktivitet i prosjektstruktur, med kryss for at det er tillegg.
Kontokode: Salg pliktig – 3005*, Salg fritt – 3105*
Vare: Ikke lagerstyrt vare med varetype – Diversevare (kostpris kan angis under ordreregistrering).
Bilagsart:
pr bilagsart må det angis om sum bokført på prosjektet på de forskjellige artene skal inkluderes i sum som vises i prosjektoversikten for Kost ikke fakturert, eller om aktuell art skal være med grunnlag for inntekstberegning.
Timeoppsett (ansatte/lønnsarter)
Klient innstillinger – Timer: Her må det krysse av for Bruk timeregistrering, og Timevare legges inn.
- Time linje gruppering er hvordan timer skal se ut på faktura hvis det registreres timer fra ordre.
- Skal timer overføres til H&L må Klientnummer H&L legges inn.
Ansatte: Opprett Selgere/Ansatte for personer som skal registreres time på Zirius Portal. Se beskrivelse under Brukerkobling.
Lønnsart: Opprett de lønnsarter som skal benyttes ved timeregistrering. Lønnsart kan være timer, anleggsmiddel, kilometer eller beløp. Mer om Lønnsart
Oppsett Prosjekt i Klient innstillinger.
Gå til Klient Innstillinger -Prosjekt, for sjekk av oppsett. Flere av valgene her er tilpasset egen integrasjoner så ta kontakt med din forhandler for å få avklart hva som er aktuelt for oppsett av Prosjekt i din bedrift.
Prosjektgruppe / -type
Gå til hovedmodul Prosjekt, under Oppsett finnes valgene Prosjektgruppe/type
Prosjektgruppe kan brukes til 2 formål:
- Filter: Det enkleste å la prosjektnummer bli tildelt automatisk i Zirius, og bruke Prosjektgruppe og -type som filter ved utkjøring av prosjektrapporter.
- Salgskonto delfakturering: Ved delfakturering hentes salgskonto fra delfaktureringsvare angitt firmaoppsett. Dersom delfaktura skal gå mot egne konti kan dette settes opp på prosjektgruppen. Eksempel kan være at Internprosjekter går mot egne salgskonti.
Prosjekttype: På samme måte som prosjektgruppe kan prosjekttype benyttes som filter, for enklere utvalg ved rapportering. Det kan også legges inn regler for innestående og SSB koder, slik at bruker raskt ser hvilke regler som gjelder for forskjellige Prosjekttyper. Verdier kan overstyres i kontraktsopplysninger for hvert enkelt prosjekt.
Prosjektstruktur/Prosjektstrukturmal
Prosjektstruktur er en måte å inndele prosjektet i undernivåer, som Avsnitt og Aktivitet, i tillegg til underprosjekt. En prosjektstruktur forenkler korrekt registrering av materiell, timer og inngående faktura. Prosjektstruktur er unikt per prosjekt, men ved å opprette maler er det enkelt å legge inn prosjektstruktur for nytt prosjekt. Ved TimeTracker må prosjektstruktur opprettes. Les mer om Prosjektstruktur her