Zirius Hjelp ERP

Hvilke kolonner som vises kan tilpasses eget bruk, som vanlig for tabelloppsett i Zirius. Alle kolonnene kan sorteres og filtreres. Ikon for å endre visning i oversikten ligger til høyre i listevisningen.

Kolonner legges til eller fjernes fra visningen under Synlige kolonner, eller du kan legge til filtrering og radgruppering, alt etter eget behov.

Ved bruk av flere kilder for bilag inn i Dokumentflyt, er et tips å legge til Kilde som Filtrerte kolonne, da er det raskt å filtrere på de forskjellige kildene. Ellers kan Status være en Filtrerte kolonne, for rask oversikt over bilag som må rettes.

 Hold musepeker over ikonet når du er i Zirius for beskrivelse av funksjon.

Hent Bilag og attestering fra Zirius Portal: Benyttes for aktivt å hente inn bilag siden sist, benyttes hvis ikke det er satt opp robot for automatisk synkronisering.
Kjør alle importrutinene: Starter import fra alle definerte kilder, eller åpne en undermeny for å velge importjobb som skal startes for å lese inn nye bilag fra angitt kilde. Les mer om Bilag inn til Dokumentflyt
Til attestasjon: Sende bilaget til attestasjon.
Standard attestasjon: Bruke standard attestasjon, flytter bilaget til Tilegn Attestant.
Attester bilaget med din bruker og vis bokføring: Kontering vises, og bilaget kan bokføres direkte, eller legges til status Bokføring
Bokfør dokumentet uten manuell kontroll: Bokfører bilaget. Tilsvarende valget Autobokfør, som finnes fra høyreklikk på bilaget.
Overfør til dagbok for mer tilpasning før oppdatering til hovedbok: Overfører bilaget til Dagbok/Bokføring.
Tolk dokumentet nå: Starter OCR-tolk manuelt.
Flytt til godkjente dokumenter (arkiv): Flyttes til Dokumentarkiv. Kan brukes hvis kostnaden skal registreres under Bokføring på annet enn leverandørreskontro, bilaget kan da hentes fra Arkiv til Bokføring.
Print dokument: Marker aktuelt bilag og trykk dette ikonet for å skrive ut.
Send dokument per e-post: Marker aktuelt bilag og trykk dette ikonet, så åpnes dialog for å sende bilaget per e-post.

Her finnes rask tilgang til de fleste av funksjonen som beskrevet over, men det er også flere rutiner tilgjengelig. Hvilke rutiner som vises er avhengig av hvilke fane/status bilaget ligger under.

Bilag som er skannet inn: Fra høyreklikk på bilaget er det flere muligheter for å tilpasse det som har kommet fra scanner. Splitt bilag kan benyttes dersom det ved innskanning ble skannet flere sider samlet. Tilsvarende finnes det funksjon for å slå sammen bilag, aktuelt dersom det ved innskanning har kommet inn 2 bilag (feks ved vedlegg på fakturaen) som skal slås sammen til ett bilag. Les mer om tips bruk av skanner under Bilag inn til Dokumentflyt

Attestasjon: 

Attestasjon kan benyttes uten tilkobling til Zirius Portal, men det er større fleksibilitet for brukere dersom de kan attestere fra Zirius Portal. Et bilag sendes til attestasjon fra Dokumentflyt til brukere på Zirius Portal, og der får bruker en god og oversiktlig løsning for attestering. Når bilaget er attestert og godkjent kommer det tilbake til Dokumentflyt, klart for bokføring. Merknader og notater fra attestasjon vises i Dokumentflyt og disse vises også og etter oppdatering til regnskap, ved Forhåndsvisning og oppslag på leverandørposter.

Blir bilaget avvist vil det legge seg til fanen Avvist.

Les mer om Attestasjon i Zirius Portal

En bruker som skal attestere fra Zirius Portal må opprettes som attestasjonsbruker fra Brukerkobling i Zirius. Les mer om Brukerkobling

Attestasjonsmal
Et bilag kan sendes til Standard attestasjon ved å benytte mal som er definert som Standard.
Et bilag kan sendes til attestasjon ved å velge en mal som er opprettet. Høyreklikk på bilaget og velg Attestasjonsmaler og velg ønsket mal.
Bruk Til attestasjon for å velge brukere uten bruk av mal.

En mal opprettes fra høyreklikk og Attestasjonsmaler – Vedlikehold maler. Opprett ny mal eller endre eksisterende. Det er også her det besluttes hvilke mal som skal være definert som Standard, valget Sett standard.

Når et bilag blir sendt til attestasjon legger det seg til fane Venter. Her er det mulig å se status på attestasjonsjobben. Hvis nødvendig kan du fra Venter velge Avbryt attestasjon.

Fakturatolk Tolk: Tolk bilaget pånytt, eller Tolkningsoppsett for tilgang til innstillinger av OCR-tolk for markert leverandør. OCR-tolken kan tilpasses pr leverandør. Neste gang tolken leser faktura fra leverandøren brukes innstillingene tilpasset leverandøren.

Eksempel på OCR-tolk oppsett for leverandør 50011. Her legges det beslutninger som skal gjelde denne leverandøren. Neste gang det kommer et bilag fra leverandør 50011, eller bilaget tolkes pånytt, vil innstillingene bli brukt.

Eksporter: For å sende bilaget per e-post, til utskrift, eller fil. Det er også mulig å legge til et bilag som vedlegg på en eksisterende ordre/utgående faktura, dersom bilaget skal viderefaktureres.

Arkiv: I Dokumentflyt kan man importerer andre bilag på samme måte som med inngående leverandørfaktura, og flytte dem fra innboks til Arkiv, for så å hente de opp fra Dagbok som grunnlag for bokføring, eller som grunnlag Innkjøp til Regnskap. Eksempel på dette kan være bankbilag, avsetningsbilag, avskrivninger med mer. 

• Når du har et bilag som skal overføres, klikk enter når du står i feltet Art, og endre til f.eks. 15 diverse bilag.  Markér alle bilag som ikke er leverandørbilag, og velg Arkiv-Alt+G.
• Da overføres disse som godkjente bilag til Arkiv (Godkjent bilag).  Fra Bokføring kan man hente opp bilagene og knytte dem til posteringer ved å bruk på ikon for arkiv. Da får du opp en boks med de elektroniske bilagene, velg det som er aktuelt og trykk «Bruk dokument».
• Hvis du har importert et dokument i Dokumentflyt som skal legges som et vedlegg på et allerede ført bilag, velg Arkiv – Arkiver mot eksisterende bilag, så knyttes vedlegget til den eksisterende førte posten.