Anleggsmidler er en modul for å holde kontroll over maskiner og inventar.
Modulen har rutiner for:
- Dimensjon: Anleggsmidler kan defineres som dimensjon i regnskap på lik linje som for eksempel avdeling og prosjekt. Det aktiveres i kontoplanen hvilke konti som skal kunne føres mot anleggsmiddel, og som derved gir regnskapsoversikt for hvert enkelt anleggsmiddel.
- Avskrivning: Det ligger rutine for å generere månedsperiodisert avskrivning for et helt år om gangen. Innkjøpsverdi, restverdi og levetid danner grunnlag for beløp som skal periodiseres ved generering av avskrivning for et år. Det er mulig å foreta en justering av avskrevet verdi på anleggsmiddel.
- Utleie: Sett opp dagsleie og lei ut anleggsmiddel til prosjekt eller sluttkunde. Ved innlevering genereres det en sluttfaktura til kunde, eller belastning mot prosjekt, avhengig av hvor anleggsmiddelet er leid ut. Leies anleggsmiddel over en lengre periode kan det genereres en delfaktura. Kjøres delfaktura per måned ser man hva lån av utstyr belaster et prosjekt.
- Produksjonsmiddel: Benyttes av trelastbransjen, for å angi hvilke produksjonslinjer materiell fra høvel og sag importeres mot.
Arbeidsbildet i anleggsmidler.
- Aktive anleggsmidler: Oversikt over alle aktive anleggsmidler som er opprettet i firma. Dobbetklikk på et anleggsmiddel for å åpne og redigere, eller høyreklikk for å se rutiner per anleggsmiddel.
- Til utleie: Filter på anleggsmiddel som er ledige på lager og som kan leies ut. Marker en eller flere anleggsmiddel, høyreklikk og velg Lei ut for å aktivere utleie på dem.
- Utleid: Oversikt over hvilke anleggsmiddel som er utleid. Her kan det, ved å markere og høyreklikk, kjøres motta/innmelding av et eller flere anleggsmiddel, eller generere periodevis belastning eller ordre ved lengre utleie.
- Avsluttede anleggsmidler: Oversikt over anleggsmidler som er satt passive.
Rutiner i anleggsmidler:
Nytt/vedlikehold av anleggsmiddel: Nytt anleggsmiddel opprettes fra Aktive anleggsmidler, fra meny på høyre side.
- Grunnoppsett: Under opprettelse genereres det et internt løpenummer, og så legges det inn egen ID på anleggsmidlet i feltet bak (f.eks. reg.nr. , serienr eller lignende). Angi navn, anleggsmiddelgruppe, hvilket lager det er knyttet mot, og kjøpsdetaljer.
- Kjøpsdetaljer danner grunnlag for avskrivning og benyttes også som hjelp for å finne pris man bør ta i dagleie ved utleie. Kryssene under aktiverer hvilke rutiner anleggsmiddel skal brukes mot. Knytt eventuell dimensjon mot anleggsmiddel og ansvarlig (kan filtreres på).
- Utleie: Fakturavare og kontokode hentes fra innstillinger ved opprettelse, med mulighet å overstyre. Innkjøpsverdier hentes fra grunnoppsett og resten av feltene er hjelp for å finne dagleie. Vet man dagleie kan verdi vedlikeholdes direkte uten å ta hensyn til de andre feltene.
- Produksjon: Brukes mot trelast og er oppsett for å finne timespris ved generereing av produksjonsforslag.
- Avskrivning: Legg inn hvilke konti som skal brukes ved generering av avskrivning og antall år anleggsmiddel skal avskrives over.
Ved opprettelse av nytt anleggsmiddel hentes Aktiveringskonto og Akk. avskr. konto fra Klient innstillinger men ikke Årets avskrivninger, den settes til 1000 og må overstyres.
Avskrivning: Det kan enten genereres avskrivning per anleggsmiddel ved å åpne anleggsmiddel og velge avskriv, eller fra oversikten under Aktive anleggsmiddel, markere flere og trykke på avskrivning. Er det et år som ikke skal avskrives (f.eks. det er bokført manuelt) er det mulig å høyreklikke på år i avskrivningsplan og velge Sett tidligere avskrevet, da bokføres det ikke noe. Ved generering av avskrivning velges det bilagsdato, fordelingskonto som brukes ved periodisering, og hvilke år det skal genereres avskrivning på. Når det trykkes på Generer vises konteringsforslag og ved Ok overføres det til regnskap og oppdateres.
Sett tidligere avskrevet:
Justere verdi for anleggsmiddel:
Det er mulig å justere verdien på anleggsmiddel, enten ved valget Juster avskrevet verdi som finnes ved å åpne et anleggsmiddel, eller fra avskrivningsplanen dersom et år er satt til Sett tidligere avskrevet. Er perioden merket som tidligere avskrevet vil det bli aktivt et nytt valg ved høyreklikk, Juster beløp.
Generere avskrivning:
Ved OK blir postene automatisk oppdatert til regnskap, og forslaget blir borte fra skjermen. Bilaget kan hentes frem fra Dagbokslogg.
Ved avvik: Skulle det være en differanse som gjør at en automatisk oppdatering til regnskap ikke skjer, blir forslaget liggende i oversikten ved OK men postene blir overført til Bokføring. Det anbefales å identifisere årsaken til avviket, slik at oppdateringen går som den skal, og så slette de postene som ble lagt til Bokføring.
Oppsett avskrivninger:
Under klient innstillinger – Anleggsmiddel finnes grunnoppsett for avskrivninger. Det er tilgang til samme oppsett fra aktive anleggsmidler-innstillinger.
Hvis aktuelt kan det her velges Bruk månedlig avskrivning, dersom årlig ikke dekker behovet. Ved å aktiviseres månedlig, må avskrivningen kjøres månedlig.
Utleie: Utleie har rutine for å leie ut anleggsmiddel, delfakturere og innlevering:
- Leie ut: Utleie kan genereres ved å åpne et anleggsmiddel og velge utleie i aktive anleggsmidler, eller fra fanen Til utleie, markere en eller mange og trykke på Lei ut. Da hentes anleggsmidler til utleie-rutinen. Her kan enhetspris, utleiedato fra/til endres og angi pris for utleie. Kostnadsgruppe styrer om anleggsmiddel skal leies ut til prosjekt eller sluttkunde. Hva som utleies kan redigere (slettes, legges til nye, endre enhetspris) før godkjenning. Ved godkjenning av utleie skrives det ut en utleiekontrakt som kunden kan signere på. Dato fra/til for utleie benyttes som informasjon og kan redigeres ved innlevering.
Eksempel på Utleie:
Delfakturere: Rutinen for delfakturering finnes under fanen Utleid og brukes når anleggsmidler leies ut over en lengre periode. Da kan det genereres belastning til prosjekt eller delfaktura til kunde, basert på kostnadsgruppe utleie er knyttet til. I rutinen ligger det utvalg for å filtrere ut hvilke kostnadsgruppe (prosjekt eller kunde) det skal genereres delfaktura på, eventuelt lager og anleggsmiddelgruppe og fra hvilken dato delfaktura skal gjelde for. Filtreringen viser alle anleggsmiddel som passer med utvalg, og antall dager siden anleggsmiddel ble leid ut, eller når siste delfaktura ble kjørt. Anleggsmiddel kan slettes fra forslag og enhetspris kan redigeres før det velges Delfakturer. Er anleggsmiddel leid ut til kunde genereres det ordregrunnlag som kan faktureres. Er det leid ut til prosjekt genereres det automatisk oppdatering til regnskap og posteringene vises i dagbokslogg.
Lever inn: I fanen Utleid vises alle anleggsmiddel som er utleid. Marker en eller flere og trykk på Lever inn. Da kommer markerte anleggsmiddel opp i egen innleveringsrutine, hvor dato, antall dager, notat og dagspris kan redigeres før innleveringen godkjennes. Leies anleggsmiddel ut til kunde genereres det ordregrunnlag på innlevering, leies det ut til prosjekt oppdateres regnskap direkte ved godkjenning.
Rutine for innlevering.