Avregning er en rutine for å bygge opp kostnadspåslag som skal avsettes regnskapsmessig for senere utbetalinger til kunde. Eksempel på avsetning er markedsstøtte, bonus og provisjon. Avregning er en ny lisensstyrt rutine i kundemodulen.
Avregning kan inndeles i 3 nivåer som knyttes mot kunder. Eksempel på nivåer er kjede, agent og kunde/butikk. Det er en begrensning på 3 nivåer, men et krav at det må finnes 2 nivåer.
På en avtalen settes det hvilket nivå den skal knyttes mot, gyldighet (fra/til dato), hvilke bonusgruppe- varer den skal gjelde for, og hvilket kundenivå som generer avregning for avtale, samt mottaker av de avregningene som dannes.
Avregning er inndelt i to faner:
Avtaler: Her vises alle avtaler som er opprettet for valgt avtalegruppe, og hvilket kundenivå de gjelder for. Dobbeltklikk på en avtale for å åpne for vedlikehold. Hvilke kolonner som vises og i hvilke rekkefølge styres som vanlig ved tabelloppsett 
.
Kunder: Her skal det finnes/bygges opp kundehierarki.
Klikk på kunde for å se hvilke avtale kunden er satt som mottaker for. Fra Kundedetaljer er det tilgang til endring i kundekortet.
Oppsett / Vedlikehold av avtale:
Avtalegrupper: Kundeavtaler må knyttes mot en avtalegruppe. Avtalegruppe benyttes for å gruppere avtaler innenfor en kjedestruktur. Eksempel er en kjede av butikker, agent, eiergruppering. Avtalegruppe opprettes med nr, navn. (Utvalgstype skal ikke brukes pr nå)
- Passiv: setter Avtalegruppe passiv.
Avtaletyper: Det kan opprettes så mange avtaletyper man ønsker. Avtaletype opprettes ut fra hvilke avregningstyper bedriften har behov for. Avtaletype styrer kontering på avregning og om den skal beregnes ut fra ordrens FAS verdi eller ikke. FAS verdi = ordresum minus sum frakt som tilhører ordren.
Bonusgruppe: Bonusgruppe brukes for å gruppere varer, hvilke varer som skal være tilknyttet en avtale.
En vare knyttes til bonusgruppe fra varekortet -fanen Opplysninger.
Bonusgruppe kan også legges til/endres ved masseendring, legg til kolonne Bonusgruppe i tabellvisning, marker aktuelle varer – høyreklikk så kommer valgene for masseendring.
Rutiner:
Legg til kunde:
Ved bruk av Legg til kunde fra Rutiner vil ny kunde legges til øverste nivå i den Avtalegruppen man står i. For å legge til Ny kunde på ønsket nivå, går man til Kunder (hierarkiet), så kan man fra høyreklikk i hierarkiet velge Legg til kunde, og angi ønsket nivå for Ny kunde ved å velge fra “Forelder”
En kunde kan kun tilknyttes ett kundehierarki, det er ikke mulig å legge til samme kunde flere steder.
Ny Avtale: Ny avtale opprettes via meny på høyre side, eller ved høyreklikk i kundehierarkiet.
Vedlikehold av avtale:
- AvtaleID: Det er en tellerID som tildeler avtaleID,
- Beskrivelse: Beskrivende navn på avtale. Gjerne hvilke kjede, kundegruppe, agent, o.l. avtalen gjelder.
- Avtalegruppe: Hvilken Avtalegruppe avtalen skal opprettes under. Det forslåes Avtalegruppen man står inne i, men det er mulig å endre.
- Kundenivå: Kundenivå som angis her er det som vises som kundenivå i oversikten over avtaler, mens selve avregningen skjer på det nivået som legges pr linje i avtalen.
- Gyldig fom/ tom: Tidsperiode avtalen er gyldig.
- Opprettet/Opprettet av: For informasjon om når og hvem som opprettet avtalen.
- Notat: Notatfelt til internt bruk. Kan legges til som visningsfelt i avtaleoversikt.
Bonusavtaler: Hvilke Avtaletype som skal brukes for avregning. Avtaletype styrer kontering, beregning fra FAS verdi ja/ nei.
Legg til bonusgruppe. Avregning skjer på varer som er knyttet til bonusgruppen.
Nivå: Hvilket nivå i hierarkiet avtalen skal gjelde for/generere avregning, samt hvilke prosent av ordrelinjebeløp som skal settes til avregning.
Legg inn Gyldig fra og til dato for aktuell linje.
Når avtalen inneholder de bonusgrupper som er ønsket skal det legges til en mottaker for avregningen.
Mottakere: Hvilke kunder som skal være mottakere av avregningen. Søk frem rett kunde og velg Legg til mottakere. I kundehierarkiet vil avtalen legge seg under den kunden som ligger som mottaker.
Datostyring og kontroll på gyldighet: Det er datoperiode for hele avtalen som styrer om avtalen er gyldig. I tillegg kan det per linje registrere gyldig fra/til dato. Årsaken til denne dobbeltstyringen på dato er slik at man skal slippe å opprette en ny avtale når betingelser pr bonusgruppe endres. Da vil det også være lettere å følge historikken på innhold/linjer i avtalen. Skal det for eksempel endres en rabatt fra og med en dato frem i tid, på en eksisterende bonusavtale, kan man legge inn samme linje en gang til og sette Gyldig til dato (eksempel 31/12/2018) på den forrige linje, og så Gyldig fra dato (01/01/2019) på den nye linjen. Da styres det automatisk at rett avregning blir benyttet ved ordreregistrering 01/01/2019
Rutinen i bruk:
Registrer ordre som vanlig, og sum avregningen fra en ordre blir automatisk oppdatert til regnskapet ved fakturaoppdatering, det er konti som står på Avtaletypen som benyttes for avsetningen.
Egenkontroll av avregning under ordreregistrering kan gjøres på to måter:
På ordrelinje: Avregning kan kontrolleres på en ordrelinje ved høyreklikk og Se avregning. Her vises beregnet avregning og prosentsats på hver av nivåene.
På ordre – Regnskapsposter: Ønsker man å se hele ordren kan dette vises via høyreklikk på ordre og valget Regnskapsposter. Her vises hvordan regnskapsoppdateringen blir, og egen visning av Avregningsjournal.
Ved fakturaoppdatering bokføres avregning ut fra kontooppsett på Avtaletypen, det kalkuleres total avregning per linje som legges i eget felt, i tillegg oppdateres et eget sideregister som viser hver enkelt avregning som ble kjørt for hver avregningslinje.
Statistikk:
For å få oversikten over reell fortjeneste basert på de forskjellige avregningene som skjer kan det lages en Pivot- rapport som rask gir en oversikt over hva som blir reell salgspris for varer som selges med avregninger basert på de forskjellige avtaletypene.