Zirius Hjelp ERP

Viderefakturering av kostnader til klient

De månedlige transaksjonskostnadene, klienters bruk av EHF/OnlineBank/Lønn/OnlinePrint, leveres elektronisk fra Zirius. Transaksjonene er spesifisert på type transaksjon og pr klient som genererer transaksjonen (pr orgnr). Lisenskostnader kommer i samme elektroniske form.  

Rutinen forutsetter Zirius Byrå. Transaksjoner, forbruk siden sist, leses automatisk inn som ordregrunnlag for hver enkel klient. Det eneste som må gjøres er å danne selve fakturagrunnlaget, ved hjelp av standardfunksjon Abonnement, og selvfølgelig sende fakturaen. Ved bruk av EHF ved utsendelse av faktura fra regnskapskontoret, og klient som EHF mottaker, vil håndtering av hele flyten skje tilnærmet uten noen form for manuelle rutiner.
Det er selvfølgelig mulig å benytte standard funksjon for prisavtaler i Zirius, dersom avtalen med klient har slike rammebetingelser. Det kan også legges til eventuelle egne kostnader, som for eksempel timerforbruk, som skal viderefaktureres klienten.
Viderefakturering av månedlige kostnader gjøres ved dette svært hurtig, fordi manuelle rutiner/vurderinger ikke lenger er nødvendig.

Rutinebeskrivelse

Fakturagrunnlag ligger i Byrå, under Transaksjoner til høyre i bildet

Velg Fakturagrunnlag. Da åpnes et nytt bilde, og transaksjonene leses inn i oversikten. Når innlesningen er ferdig er det mulig å bytte fane for å sjekke at de nødvendige koblingene er på plass. Ble oppsett ved oppstart første gangen gjort komplett er det lite sannsynlig at det er noe som må tilpasses.

Ved innlesing av transaksjonene sjekkes følgende:

• Varer: Zirius sjekker om varenr fra Zirius finnes i lev.varenr. i lokalt vareregister.
• Kunder: Zirius sjekker (ved hjelp av org.nr.) om kunde med transaksjon fra Zirius finnes i lokalt kunderegister.
• Leverandører: Zirius sjekker (ved hjelp av org.nr.) om Zirius  som leverandør er opprettet lokalt.
• Prosjekt: Zirius sjekker om det finnes klientprosjekt på alle klienter som skal faktureres, og om abonnement er knyttet til klientprosjektet (se neste punkt).

Transaksjoner uten korrekt kobling vil vises som lyserøde, så det er lett å se hva som må behandles.

Opprette abonnement for klienter
Under fanen Prosjekter må du koble klient til abonnement. Mangler det avhuking i boksen for Abo, har ikke klienten tilknyttet abonnement.

Høyreklikk på aktuell linje og velg Opprett Abo, så kommer det nytt bilde for å bekrefte Abonnementet. Det er ikke nødvendig å gjøre noen endringer her, så bare velg , så oppretter Zirius abonnement Id og knytter abonnementet til kunden. Når du kommer tilbake ser du at boksen Abo har blitt avhuket, og da oppsettet korrekt.

Klient og endre Periode for abonnement: Som standard blir perioden satt til månedlig, men det er mulig å tilpasse periode pr klient.  Gå til kundekortet, velg fanen Abonnement. Høyreklikk på abonnementet som benyttes og velg Endre. Fra endrebildet kan du sette den perioden som passer for valgte klient. Styringen på neste periode for ordren som dannes, går fra dato som står på Siste fakturerte periode.

Prisavtaler kunder: Det er standard funksjon vedrørende styringen av prisavtaler. Prisavtaler bør være på plass før du velger Importer til prosjekt. Det er betingelsene som ligger pr transaksjon som blir importert ved “Importer til prosjekt”. Du ser i listen over transaksjoner før import,  hvordan de forskjellige prisbetingelsene slår inn. Det er dynamisk oppdatering basert på betingelsene du legger i prisavtalene.

Importer til prosjekt

Når varer, kunder og abonnement er på plass, er det klart for å lese inn transaksjonene til prosjektet. Gå til fanen Transer, og velg Importer til prosjekt.

Nå overføres transaksjonene til hvert enkelt klientprosjekt som materiell. Transaksjoner som eventuelt ligger som røde linjer, eller uten korrekt tilknytning til klientprosjekt, vil ikke bli importert.
Når importen er ferdig, ligger grunnlaget klart for fakturering. Fakturagrunnlaget pr kunde dannes fra Ordre/Klargjøring – Abonnement.

Fakturering

For å danne ordre/fakturagrunnlag går du til Ordre/Klargjøring, og fanen Abonnement. Nå skal du danne nytt fakturagrunnlag basert på abonnementgruppen som er angitt for transaksjonene. Velg rett abonnementgruppe nede til venstre i bildet,  og velg Nytt grunnlag. 

Da dannes det ordre pr kunde, som fakturagrunnlag for videre behandling/fakturering.

Ønsker du å slette noen ordre (f.eks. for lite beløp for å fakturere), som skal fakturere neste mnd eller senere, kan du slette ordren her. Ordre som blir slettet vil komme med neste gang du velger Nytt grunnlag

Kjedefakturering og samlefaktura kan benyttes som vanlig.

Prisavtaler

Fakturagrunnlaget blir dannet med de prisbetingelsene som var etablert når du valgte Importer til prosjekt. Har du gjort endringer på prisavtalen i etterkant av importen, kan du på ordrenivå hente de nye prisbetingelsene. Høyreklikk på ordren og velge Oppdater priser, alternativt marker alle ordre og velg Oppdater priser. Da hentes prisavtalen på kunden inn på nytt, og eventuelle endringer blir oppdatert på ordren.

Timeforbruk

For å legge til forbrukte timer på samme fakturagrunnlag, må prosjektet som ligger på abonnementet på klient være aktivert for Timer spesifisert og Timerapport.
Gå til kundekortet for aktuell klient og velg fanen Abonnement. Her skal du finne igjen det abonnementet du benytter for transaksjoner. Åpne abonnementet, og velg fanen Prosjekt. For å aktivere Timer spesifisert og Timerapport må du høyreklikke på prosjektet og velge Endre. Kryss av som vist under. Lagre og Lukk

Neste gang du danner fakturagrunnlag fra Ordre/Klargjøring på valgte abonnementgruppe, vil timegrunnlaget komme med.

Oppsett for å komme igang med klientfakturering

Gå til  Klient innstillinger – Abonnement – og sjekk at bruk abonnement er aktivt.

Opprette abonnementgruppe
Abonnementgruppe opprettes fra Kunder – Grunndata og oppsett.
Opprett ny gruppe til bruk for månedsfaktureringen.
Parametre under Abonnementgruppe brukes ved selve opprettelsen av ordren fra abonnement.
Huk av for:

• Prosjekt abo: Aktiverer at abonnement skal benyttes mot prosjekt. Dersom du ønsker å legge til egne varer/kostnader for utfakturering, i tillegg til det som genereres på prosjektet, kan du ta vekk haken her. Da vil både transaksjonene som kommer fra Zirius, og det du selv har lagt til på abonnementet for kunden komme på samme faktura.
• Prosjekt ikke innev.mnd: Gjør at det kun dannes grunnlag for fakturering basert på transaksjoner fra forrige måned og eldre.
• Legg til periodelinje på ordre: Hvis du ønsker at fakturaen skal inneholde informasjon om hvilken periode den gjelder for, kan du krysse av for Legg til periodelinje på ordre og legge inn tekst i feltet “Text på periodelinje”  Legger du inn teksten  Gjelder periode XF til XT  vil Zirius legge til rett fra/til dato på perioden.
• Grupper på f.ref3: Behøver ikke være aktiv. Er aktuelt å bruke dersom det er ønskelig å sorterer transaksjonene pr orgnr under lisenshavers orgnr.

Når du har  Abonnementgruppe på plass, er det klart for selve oppsettet.

Legg inn tilgangsnøkkel

Under Klient innstillinger – Generelt og fanen Transaksjoner skal tilgangsnøkkelen legges inn. Tilgangsnøkkel er bindeleddet for regnskapskontorets transaksjoner.
Angi abonnementgruppen som ble opprettet, og kryss av for Aktiv. Lagre og lukk.
For at endringen skal bli aktiv og vises i Byrå må du logge ut og inn av Zirius. Da vises et nytt valg i Byrå som ser slik ut:

Klargjøring av grunnregistre (leverandører, varer og kunder)
Leverandør som er i bruk i løsningen er Zirius, så leverandør Zirius må finnes (med Orgnr) i leverandørregisteret.
Varenr er i henhold til varenr fra Zirius prisliste for de forskjellige transaksjonene. Det er varenummeret som ligger under “Leverandør-vare” i varekortet som blir benyttet i løsningen.

• For å få komplett og korrekt vareliste er det laget en varefil som kan importeres. Ta kontakt med din forhandler hvis det er ønskelige med en slik import.
  
• Varene som brukes i løsningen skal være uten lagerstyring. Sjekk varekortet og sørg for at varen ikke har aktivert Lagerstyring.

Kontokode. Dersom du ønsker å få disse postene på andre konti enn standard er det anbefalt å opprette egne kontokoder som settes på de varenr som er i bruk ved fakturering av transaksjonskostnadene.  Ved å skille på kontokode kan du også skille bokføring av lisenser og transaksjoner hvis ønskelig.

Kunder. Sjekk at kundene ligger med korrekt org.nr i ditt kunderegister. Kunder som skal viderefaktureres må finnes med org.nr. i kunderegisteret. 

Oppsett for fakturering av timeforbruk

Timeføring forutsetter at det er klargjort under Klient innstillinger -Timer, og Klient innstillinger -Byrå. Se mer om oppsett under Zirius Byrå