Trykk på Kjør alle importjobbene (Alt+N ) for å kjøre import på alle aktive jobber, eller velg import av ønsket format fra listen.
De forskjellige kildene for hvordan bilaget kom inn i Dokumentflyt vises i oversikten, ved kolonne Kilde.
Anbefaling er å be leverandører levere faktura pr e-post, eller EHF, slik at det blir minst mulig manuelle rutiner for å få bilagene inn til Dokumentflyt.
E-post: Bilag kan komme inn pr e-post, enten fra skanner eller direkte fra leverandør som sender faktura som PDF vedlegg. Ved e-post kjøres det automatisk rutine for å skille vedlegg fra e-posten og sletter e-post i etterkant, derfor må leverandøren ikke sende annen viktig informasjon sammen med en faktura.
Zirius Portal: Zirius Portal er skyløsningen hvor inngående bilag godkjennes direkte, eller ved attestasjon. Godkjente bilag fra Zirius Portal blir synkronisert med Dokumentflyt og er klare for bokføring.
EHF: Ved mottak av faktura på EHF er det ikke behov for OCR-tolk. Verdiene behandles basert på standardformat så etterkontroll av en EHF er ikke like nødvendig. Under Klient innstillinger – Dokumentflyt finnes det valg for å skru av/på om Notater fra en inngående EHF skal leses inn eller ikke.
EHF inngående bilag. Aktivering for å motta EHF gjøres fra Zirius, og det finnes et tilleggsvalg for å styre om inngående EHF skal gå til Dokumentflyt eller til Zirius Portal/Bilag.
Gå til Klient innstillinger – Generelt og velg fanen EHF.
Beslutningen som gjøres under Hent ehf fra Portal, styrer om mottak av EHf skjer i Bilag eller Dokumentflyt.
Ved å aktivere Hent ehf fra Portal, vil mottak av EHF skje i Bilag, og det er først etter godkjenning at bilaget kommer til Dokumentflyt.
Dra og slipp: Det er svært enkelt å legge til et bilag ved “dra og slipp”, slipp i innboks, og OCR-tolken starter. Det er også mulig å velge Nytt bilag, for å hente inn et bilag fra egen filplassering, men anbefalingen er “dra og slipp”, fordi det er enklere rutine for brukeren.
Import Sett opp en importjobb for import av bilag fra et definert filområde, eller fra et definert ftp-område.
Skanner: Rutiner ved skanning kan forenkle behandlingen av bilagene etter import i Zirius. Bilag kan komme som enkeltside eller flersidig. Tips er å samle alle enkeltsidige og skanne dem samlet slik at det blir et bilag i Dokumentflyt. Fra Dokumentflyt kan det kjøres splitting av bilaget ved høyreklikk og Splitt sider til nye dokumenter. Da startes det tolkning av hvert enkelt dokument, og det opprinnelige slettes. Skru på Forhåndsvisning for automatisk visning av bilaget når de blir markert. Da ser du raskt om antall side er korrekt, eller om det er et bilag som skal splittes til flere bilag.
Tilsvarende finnes det funksjon for å slå sammen bilag, hvis det ved innskanning har kommet inn 2 bilag (feks ved vedlegg på fakturaen) som skal slås sammen til ett bilag. Marker de bilagene som skal slås sammen, høyreklikk og velg Slå sammen dokumenter. De markerte bilagene slettes, og det opprettes ett nytt som resultatet.
Ved flersidig bilag kan behandlingen i Zirius bli enklere hvis man skanner hvert bilag for seg. Det er oppsett under Klient innstillinger- Dokumentflyt og Fakturaflyt OCR hvor det kan det settes at “Tolk kun første side” ved automatisk tolkning. Ved å legge fakturaens siste side, med totalsum og eventuell giro som første side ved skanning, sendes kun denne siden til OCR-tolking. Dette forbedrer hastighet og tolkeresultat fordi tolken slipper å forsøke å finne resultat fra alle sidene.
OCR-tolk
Det kreves ingen installasjon for å komme i gang med OCR-tolk i Zirius. Når dokumentet importeres til Dokumentflyt startes OCR-tolk automatisk (linje som tolkes markeres blå), dokument blir sendt en sentral tolk hos Zirius, som sender resultatet tilbake. Hvor godt tolkeresultatet blir avhenger av kvaliteten på skanning og oppbygning av faktura. Tolken er bygd opp med regler for å finne ord og verdier, for å gi mest sannsynlig korrekt tolkning. Tolken leser linje for linje, og det kan derfor være vanskeligere å finne verdier som ligger i linjen under. Tolken finner nye norske leverandører ved bruk av org.nr. fra dokumentet, og oppslag mot brreg.no. Bruk Tolkningstilbakemelding for å sende inn eksempler som burde forbedres i OCR tolk-tjenesten.
Tolkning kan startes på nytt ved høyreklikk på et eller flere bilag og Faktura tolk, og Tolk nå
OCR-tolke resultat: Er feltet rødt er det feil i forhold til oppsatte regler.
Det kan hende OCR-tolk finner flere verdier som passer regelsettet for et felt. Feltet blir da markert rødt, og linjen markeres med et rødt kryss. Det vises hva som må rettes ved å holde musepeker over det røde krysset.
Oppsett pr leverandør
Det er mulig å legge til regler/oppsett som skal brukes for valgte leverandør. Høyreklikk på bilaget i Dokumentflyt, velg Fakturatolk Tolk, og Tolkningsoppsett. Da gis det anledning til å definere litt mer regler for valgte leverandør.
ImageMagick
ImageMagick er et verktøy som skal brukes for redusere størrelse på bilag med tanke på lagringsbehov. Ulempen ved denne reduseringen er at det også kan gi dårligere grunnlag for tolkningsresultat. Det er svært mange forskjellige bilag som tolkes, og det er ingen fasit på hva som gir beste tolkeresultat for alle typer. En anbefaling vil være å forsøke å se om ditt tolkeresultat blir endret ved å skru av/på bruk av ImageMagick.
Noen kunder har en lokal installasjon av ImageMagick, og da styres det lokalt ved oppsett under Fil-Mine innstillinger- Dokumentflyt. Uten lokal installasjon av ImageMagick, styres bruk av en sentral installasjon av ImageMagick ved valget Alltid konverter .pdf til .tiff under Klient innstillinger- Dokumentflyt.
