Det er viktig å ha et ryddig kunderegister. Husk også å sjekk om kunde allerede er opprettet før registrering av ny kunde. Ved å bruke Org.nr ved opprettelse sørger Zirius for denne kontrollen. Ny kunde kan opprettes på følgende måter:
- Ny knappen eller (Ctrl+N): Legg inn ønsket kundeopplysninger og lagre. Du kan opprette en mal for oppsett, slik at det skjer automatisk utfylling av faste standard verdier.
- Legge inn ny kunde ved å taste inn Org.nr.: Trykk på Ny knappen og legg inn Org.nr. til kunde. Basert på Org.nr hentes kundeopplysninger fra Brønnøysundregisteret. Hvis Org.nr allerede finnes i kunderegisteret skjer ikke denne automatikken
- Opprette ny kunde ved søk i Telefonkatalogen 1880: Feltet nede til venstre i bildet er direktesøk i Telefonkatalogen 1880. Legg inn søkenavn og trykke Enter. Søkenavn kan bestå av bransje, stedsnavn og telefon eller flere av begrepene. Velg ønsket kunde og klikk på Meny, så kommer valg Lagre som kunde. Da opprettes kunden i Zirius. Det er kontroll ved opprettelse, slik at funksjonen kan brukes selv om man står inne på en annen kunde. Zirius oppfatter at det er en nyopprettelse og legger inn kundenummer 0. Er kunde OK er det bare å lagre så får kunde tildelt neste ledige kundenummer. Er det feil kunde er det bare å trykke på søppelbøtte for å slette, da opprettes ikke kunden.
- Opprette ny kunde direkte fra bokføring ved å legge inn Org.nr. eller søke i debet/kredit: Tast inn org.nr. direkte i debet eller kredit feltet i Bokføring. Ligger ikke org.nr. inne i Zirius på en eksisterende kunde eller leverandør, kommer det spørsmål om den skal opprettes som ny kunde eller leverandør. Etter valg om det er kunde eller leverandør som skal opprettes åpnes kunde- eller leverandørkortet for å legge inn grunndata. Trykk på Lagre og lukk for å gå tilbake til bokføring.
- Fra ordrebildet: Ved å trykke Ctrl+Enter i kundenummerfeltet i ordrebildet åpnes kunderegisteret. Trykk på Ny for å opprette ny kunde, eller søk etter kunde i ved hjelp av Org.nr som beskrevet over. Trykk på Lagre og lukk for å komme tilbake til ordrebildet.
Rutiner: Ny (Ctrl+N) For å opprette ny kunde: Kundenummer viser 0, og ny kunde kan opprettes. Legges det inn kundenummer før kunden lagres blir dette nummeret brukt. Legges det ikke kundenummer tildeles kundenummer fra teller i firmaoppsett. Mal oppsett kan velges fra nedtrekksmeny for å legge inn standard kundebetingelser som betalingsbetingelser, hentemåte, kundetype, purre / renteoppsett, o.l. Kundeopplysninger kan hentes ved søk og opprettelse fra TK 1880 eller ved å registrere Org.nr. og trykke enter . Lagre (Ctrl+S) Når kundeopplysninger er lagt inn eller ferdig redigert, må endringene lagres før du går ut av kundekortet. Slett Sletter kunde. Kunde med regnskapsposter kan ikke slettes, men må settes passiv. Kopier Kopierer kunde man står inne på til nytt kundenummer Bla til første, en tilbake (Shift+PgUp), neste (Shift+PgDn) eller siste Tabellvisning Åpner kundebildet i tabellvisning. Det er mulig å redigere kundedata direkte i tabellvisning, endre eller erstatte kundeopplysninger på mange kunde (f.eks. bytte kundegruppe på mange kunder). Fra tabellvisning kan man åpne kunde, åpne historikk, oppdater kunde mot TK 1880. Fra tabellvisning kan man markere mange kunder og utføre operasjoner som gjelder alle markerte kunder. Det kan benyttes filter i tabellen og er det felt som savnes i filter eller i tabell kan de legges til fra tabelloppsett. Du kommer tilbake til kundekortet ved å velge ikon for tabellvisning på markerte kunde. Søk Åpner søkebildet på kunder hvor det kan velges om det skal søkes lokalt eller i TK 1880. Søkes det lokalt kan søkebegrep endres, og er det ønsket annet søkebegrep (f.eks. mobilnummer) kan det legges til fra tabelloppsett. Print Åpner bilde for direkte utskrift som ligger i flere moduler i Zirius. Her kan det legges til rapporter som er aktuelle å kjøre fra modul man står i. Når man trykker på Print hentes ID fra det man står inne på. I dette tilfellet kundenummer man står inne på. Fra oppsett i rapportmodulen kan det legges til nye rapporter. Fakturahistorikk Åpner fakturahistorikk for kunde man står inne på. Fra fakturahistorikk kan man se på tidligere utkjørte fakturaer, sende dem pånytt ved epost, eller generere en PDF på en eller flere fakturaer. Fakturahistorikk gir også mulighet til å danne kopiordre eller kreditnota på hele ordren eller markerte ordrelinjer. Oppdater fra TK 1880: Oppdaterer kunden man står inne på mot TK 1880, visning av data fra kundekortet og data fra TK 1880 i to kolonner. Kryss av hvilke felt som skal oppdateres og bekreft oppdatering. Detaljer fra TK1880: Henter detaljer som firmaopplysninger, regnskap og roller fra TK 1880 for kunde man står inne på. Forutsetter at det er lagt inn Org.nr Opprette forsendelsejobb: Forenklet rutine for å opprette forsendelsejobb for faktura eller ordrebekreftelse, Epost eller PDF. Ligger det E-post under kundeopplysninger blir forsendelsejobb opprettet på den e-postadressen, ellers må en adresse legges inn. Les mer om forsendelser her Opprette EHF forsendelse: Sjekker om org.nr. på kunde ligger i Elmaregisteret og oppretter forsendelsejobb på kunde automatisk hvis treff. Ved ordreregistrering sjekkes også Elmaregisteret, om EHF forsendelse kan aktiveres for kunde. Legg ut for timeføring på Android. Legger ut/oppdaterer kunde til Zirius Timetracking på Android. Synkroniser kunder.Legger ut/oppdaterer kunde til Zirius Portal Maler nedtrekksmeny: Ved opprettelse av ny kunde kan mal velges her, velges for å hente inn standard opplysninger. Maler opprettes under Mal oppsett.
• Trykk på • Velg Ny for å opprette ny mal, og legg inn navn på Mal etter eget ønske. Tips til standardfelt som kan brukes i mal:
Rutine for å legge inn nytt mal oppsett:
øverst i høyre hjørne. Du kommer inn i modus for maloppsett.
• Kryss av for Default mal på den som skal komme opp som standard.
• Legg inn standard verdier.
• Trykk på Lagre etter at verdier er lagret, og trykk på ny for å opprette ny mal eller i høyre hjørne for å forlate modus for Maloppsett.
• En allerede opprettet mal kan korrigeres ved å velge fra den fra nedtrekksmenyen på menylinjen øverst når man står i modus for maloppsett.