Zirius Hjelp ERP

Rutiner:

• Ny ordre: Åpner og oppretter ny ordre på kunden man står inne på. Etter at ordre er lagret og lukket kommer man tilbake til kundekortet. Ordre blir som standard opprettet som ordrekladd og ligger under Ordre/Klargjøring-Ordrekladd.
• Opprett EHF fakturaforsendelser: Sjekker alle kunder med Org.nr. mot Elmaregister for å se om de kan motta EHF faktura. Velg fra/til kundenummer eller kjør rutine direkte, og kryss av på kunder det skal opprettes forsendelse på.
• Oppdater saldo på alle kundene: Kjører rutine som summerer åpne poster på alle kunder og bygger opp ny saldo.
• Prisavtalerapport: Kjører ut rapport på alle varer kunden har prisavtaler på.
• Beta detaljrapport kunder:
• Abonnement prisjustering: Kjører prisjustering på valgt abonnementgruppe, dersom det er låst salgspris ut fra angitt prosentsats.

Ny (Ctrl+N)  For å opprette ny kunde: Kundenummer viser 0, og ny kunde kan opprettes. Legges det inn kundenummer før kunden lagres blir dette nummeret brukt. Legges det ikke kundenummer tildeles kundenummer fra teller i firmaoppsett. Mal oppsett kan velges fra nedtrekksmeny for å legge inn standard kundebetingelser som betalingsbetingelser, hentemåte, kundetype, purre / renteoppsett, o.l.  Kundeopplysninger kan hentes ved søk og opprettelse fra TK 1880 eller ved å registrere Org.nr. og trykke enter .

Lagre (Ctrl+S) Når kundeopplysninger er lagt inn eller ferdig redigert, må endringene lagres før du går ut av kundekortet.

Slett Sletter kunde. Kunde med regnskapsposter kan ikke slettes, men må settes passiv.

Kopier Kopierer kunde man står inne på til nytt kundenummer

Bla til første, en tilbake (Shift+PgUp), neste (Shift+PgDn) eller siste

Tabellvisning  Åpner kundebildet i tabellvisning. Det er mulig å redigere kundedata direkte i tabellvisning, endre eller erstatte kundeopplysninger på mange kunde (f.eks. bytte kundegruppe på mange kunder). Fra tabellvisning kan man åpne kunde, åpne historikk, oppdater kunde mot TK 1880. Fra tabellvisning kan man markere mange kunder og utføre operasjoner som gjelder alle markerte kunder. Det kan benyttes filter i tabellen og er det felt som savnes i filter eller i tabell kan de legges til fra tabelloppsett. Du kommer tilbake til kundekortet ved å velge ikon for tabellvisning på markerte kunde.

Søk   Åpner søkebildet på kunder hvor det kan velges om det skal søkes lokalt eller i TK 1880. Søkes det lokalt kan søkebegrep endres, og er det ønsket annet søkebegrep (f.eks. mobilnummer) kan det legges til fra tabelloppsett.

Print Åpner bilde for direkte utskrift som ligger i flere moduler i Zirius. Her kan det legges til rapporter som er aktuelle å kjøre fra modul man står i. Når man trykker på Print hentes ID fra det man står inne på. I dette tilfellet kundenummer man står inne på. Fra oppsett i rapportmodulen kan det legges til nye rapporter.

Fakturahistorikk Åpner fakturahistorikk for kunde man står inne på. Fra fakturahistorikk kan man se på tidligere utkjørte fakturaer, sende dem pånytt ved epost, eller generere en PDF på en eller flere fakturaer. Fakturahistorikk gir også mulighet til å danne kopiordre eller kreditnota på hele ordren eller markerte ordrelinjer.

Oppdater fra TK 1880: Oppdaterer kunden man står inne på mot TK 1880, visning av data fra kundekortet og data fra TK 1880 i to kolonner. Kryss av hvilke felt som skal oppdateres og bekreft oppdatering.

Detaljer fra TK1880:  Henter detaljer som firmaopplysninger, regnskap og roller fra TK 1880 for kunde man står inne på. Forutsetter at det er lagt inn Org.nr

Opprette forsendelsejobb: Forenklet rutine for å opprette forsendelsejobb for faktura eller ordrebekreftelse, Epost eller PDF. Ligger det E-post under kundeopplysninger blir forsendelsejobb opprettet på den e-postadressen, ellers må en adresse legges inn. Les mer om forsendelser her

Opprette EHF forsendelse:  Sjekker om org.nr. på kunde ligger i Elmaregisteret og oppretter forsendelsejobb på kunde automatisk hvis treff.  Ved ordreregistrering sjekkes også Elmaregisteret, om EHF forsendelse kan aktiveres for kunde.

Legg ut for timeføring på Android. Legger ut/oppdaterer kunde til Zirius Timetracking på Android.

Synkroniser kunder.Legger ut/oppdaterer kunde til Zirius Portal

Maler nedtrekksmeny: Ved opprettelse av ny kunde kan mal velges her, velges for å hente inn standard opplysninger. Maler opprettes under Mal oppsett.

Opprette ny mal for å gjøre opprettelse av ny kunde enklere. Malen som settes som standard brukes automatisk ved opprettelse av ny kunde.
Rutine for å legge inn nytt mal oppsett:

• Trykk på øverst i høyre hjørne. Du kommer inn i modus for maloppsett.

• Velg Ny for å opprette ny mal, og legg inn navn på Mal etter eget ønske.
• Kryss av for Default mal på den som skal komme opp som standard.
• Legg inn standard verdier.
• Trykk på Lagre etter at verdier er lagret, og trykk på ny for å opprette ny mal eller  i høyre hjørne for å forlate modus for Maloppsett.
• En allerede opprettet mal kan korrigeres ved å velge fra den fra nedtrekksmenyen på menylinjen øverst når man står i modus for maloppsett.

Tips til standardfelt som kan brukes i mal:

• Kundetype: Vanlig
• Betalingsbetingelser
• Leveringsmåte (-betingelser)
• Skal purres bør stå på.
• Skal renteberegnes bør stå på.
• Del-levering bør stå på.
• Samlefaktura hvis flest kunder skal ha det.
• Factoring hvis det benyttes.
• Land og valuta

Betingelser

• Betalingsbetingelser: Antall dager som skal legges til fakturadato for å få forfallsdato på faktura. Betalingsbetingelser som ligger på kunde blir valgt når det opprettes en ny ordre, men kan overstyres ved ordreregistreringen i fanen Betaling. Kontantrabatt styres ved oppsett på betalingsbetingelsen. Ved å legge en betalingsbetingelse i maloppsett på kunde, sikres korrekt betalingsbetingelse ved opprettelse av nye kunder. Når feltet er markert kan Ctrl+Enter benyttes for å opprette ny betalingsbetingelse. Les mer om Betalingsbetingelser
• Leveringsmåte: Hvilke fraktmåte som skal benyttes for kunde. Leveringsmåte som er valgt her blir lagt som standard ved opprettelse av ny ordre på kunden, men kan overstyres i ordrebildet. Ctrl+Enter kan benyttes for å opprette ny leveringsmåte når feltet er markert.
• Leveringsbetingelser: Leveringsbetingelse benyttes for å angi leveranseavtaler. Eksempel FOB, FOR o.l. Ctrl+Enter kan benyttes for å opprette ny leveringsbetingelse når feltet er markert.
• Fakturagebyr: Angi om kunden skal ha fakturagebyr eller ikke. Ved ordreregistrering hentes informasjon fra kundekortet, men det er mulig å overstyre fakturagebyr pr ordre. Oppsett fakturagebyr gjøres i firmaoppsettet.

Rabattoppsett

• Prisavtale: Knytter kunden mot prisavtale. Prisavtale gir mulighet for å gi avvikende priser fra standardpris på varer innenfor forskjellige Prisgrupper. I tillegg til å knytte kunde mot en enkel prisavtale, er det mulig å legge inn egne kundeavtaler på enkelte varer i fanen Priser, kundeavtale. Se egen beskrivelse for muligheter under Prisavtaler
• Fastprisavtale: Knytter kunde mot en Fastprisavtale. Se egen beskrivelse for muligheter under Fastprisavtale
• Sortimentsavtale: Knytter kunde til et varesortiment, for å gjøre ordreregistrering enklere. Se egen beskrivelse for muligheter under Sortimentsavtale
• Linjerabatt: Fast linjerabatt kunde skal ha på alle ordrelinjer som blir registret på kunde. Linjerabatt kan overstyres under ordreregistrering. Det anbefales å bruke Prisavtaler fremfor linjerabatt.
• Fakturarabatt: Fast fakturarabatt på hele ordren. Ved ordreregistrering vises Fakturarabatt i sum nede i høyre hjørne, og kan overstyres i Ordre under fanen Betaling. Det anbefales å bruke Prisavtaler fremfor Fakturarabatt.

Valuta/Utskrifter/Moms

• Landkode: Landkode angir land for kunden. Ny landkode kan opprettes ved å trykke på Ctrl+Enter i feltet. Les mer om landkode.
• Valuta: Valuta kunden skal faktureres i. Ny ordre vil bli opprettet med valuta som ligger på kundekortet men valutakode og valutakurs kan overstyres direkte på ordre i fanen Betaling. Ctrl+Enter fra valutafeltet kan benyttes for å åpne ajourhold av Valuta direkte fra kundebildet.
• Blankett/Pakke etikett: Under Blankettadministrasjon er det mulig å opprette de blanketter det er behov for. Blankett kan også knyttes mot valuta for å få fast f.eks. engelsk faktura ved fakturering i en spesiell valuta. Pakke-etikett er kundetilpasset etikett.
• Innbetal til konto: Det er mulig å opprette flere kontoer under Bankkonto og angi på kunde hvilke bankkonto som skal stå på faktura. Ved ordreregistrering kan Bankkonto overstyres i fanen Betaling.
• Moms: Styrer MVA håndtering for kunden. Resten av momsbehandlingen styres ut fra momskode på varen.  Les mer om momskoder her

Kjedefakturering

• Er hovedkontor i kjeden: Skal det kjøres kjedefakturering må det krysses av her for hovedkontoret i kjeden. Da legges denne kunden til som kjede som det er mulig å knytte kjedemedlem til. Ved opprettelse av ordre på en medlem, vil fakturaadresse bli satt til hovedkontor mens medlem blir leveringsadresse. Reskontroposter og statistikk blir liggende på hovedkontoret.
• 
• Medlem kjede/Egen rab.: Skal kunde tilknyttes som medlem av kjede vises liste over kjedekontor i nedtrekksliste, velg rett Kjede. Ved ordreregistrering settes hovedkontor som fakturaadresse og medlem av hovedkontor som leveringsadresse.  Egen rab gir mulighet til å styre om medlem skal benytte Prisavtaler som er tilknytte Kjedekontoret eller ikke.
• 

Fakturarutiner:

• Del-leveranse: Om kunde ønsker del-leveranse eller ikke. Det vanlige er at kunde ønsker del-leveranse, og det bør settes opp i Maloppsett på kunde med Del-leveranse.
• Samlefaktura: Krysses det av for samlefaktura på kunden vil alle ordre som føres på kunden samles til en faktura. Ved overføring av ordre til fakturagrunnlag legges de til en egen fane Samlefaktura. En samlefaktura henter opplysninger fra ordrehode på første ordre som blir meldt til samlefaktura, og ordre som blir samlet blir lagt til denne ordren, med tekstlinje som skille og som beskriver Ordrenr, Ordredato, Deres ref. og Bestillingsref. Det er ikke mulig å søke etter ordrenummer på en ordre som er samlet på en samlefaktura. Fanen Samlefaktura er ikke synlig før første samlefaktura blir meldt til fakturagrunnlag, og man må ut og inn av Ordre/Klargjøring første gangen.
• Eksternt tilgjengelig:  Om kunde skal benyttes på eksterne løsninger, som feks Handyman/SpeedyCraft .
• Factoring: Krysses det av for Factoring på kunden betyr det at kunde skal innbetale til Factoringselskap. Det settes opp under Factoring hvilke factoringselskap som benyttes.
  • Ved fakturaoppdatering vil hovedboksposteringene gå mot hovedbokskonto som er angitt i Kontoer Nr. 4 – Factoring. Ønskes det ikke reskontro oppfølging kan det settes Ingen reskontro på hovedbokskonto i kontoplanen. Da vil ikke reskontroposter overføres til kundene.
  • OBS på landkode ved Factoring. Legg alltid inn Landkode og gjerne også valuta under Fakturaopplysninger under -valuta/utskrift/Moms- dersom du benytter Factoring.
• Kundenr factoring: Er det lagt inn et eget kundenummer for factoring blir dette benyttet i stede for eget kundenummer ved overføring av fil til factoring selskap. Blir brukt hvis factoringselskap krever annet kundenummer enn hva som ligger i Zirius.
• Lokasjon (EDI): GlobalLocationNumber (GLN). Benyttes ved EDI.
• Frakt pr m3: Dersom kundens skal betale frakt ved forsendelse, angis pris pr m3 her. Les mer om fraktberegning under oppsett Firma

Kredittsjekk

• Kredittsjekk: Angi kredittgrense for kunde i feltet Kredittbeløp, og hak av for Kjør kredittsjekk på kunde. Da vil det ved ordreregistrering varsles dersom saldo overstiger kredittbeløp

Regnskapsopplysninger

• Skal purres: Kryss om kunde skal tas med ved purring.
• Skal renteberegnes: Kryss om det skal kjører renteberegning sammen med purrenota på kunde.
• Rentesats (avvik): I purre/rente oppsettet legges det inn en fast rentesats. Hvis rentesats på en kunde skal avvike fra standard kan det legges inn en avvikende rentesats her.
• Hovedbokskonto: Hvilken hovedbokskonto kundepostene skal føres mot. Som standard settes det opp en fast hovedbokskonto for kundeposter under Kontoer Nr 1 – Kunder, men kan overstyres på hver enkelt kunde i dette feltet. Hovedbokskonto må være definert som Reskontro: Kunder. Benyttes Factoring vil hovedbokskonto alltid bli hentet fra Kontoer Nr 4 – Factoring, og kan ikke overstyres.

Bransje/kundetype

• Bransje: Hvilken bransje opprettet kunde/firma tilhører. Det er finnes standard bransjeregister i Zirius, søkes ved F9, og bransjekode blir hentet automatisk hvis kunde hentes fra Brønnøysundregisteret. Det kan opprettes egne bransjekoder ved å trykke på Ctrl+Enter i feltet.
• NACE bransje: NACE bransjekode er en standard for næringsgruppering. Benyttes ved opprettelse av nye kunder fra TK 1880. NACE bransjekode er bygd opp av hovedgrupper og undergrupper for bransje.
• Virkekode:
• Kundetype: Styrer om kunde er vanlig bedriftskunde eller kontantkunde.
• Diversekunde: Er krysset satt på er det mulig å overstyre firmanavn og adresser i ordrebildet. Det vanlige er å opprette en diversekunde som benyttes hvis det skal registreres ordre på kunde man ikke ønsker å opprette som fast kunde.
• Passiv: En passiv kunde kan det ikke registreres ordre på.  Passive kunder filteres vekk ved søk.

Internkunde oppsett

Les mer om løsningen internordre

Frakt/Speditør

• EU VAT nr: Benyttes ved fakturering til utland.
• EU Toll nr: Benyttes ved fakturering til utland.
• Speditør: Benyttes ved KGH rapportering
• Grenseovergang: Benyttes ved KGH rapportering.

Her kan det legges inn egne priser for kunden på enkeltvarer, eller avvik fra standard Prisavtale. Benyttes der det gis spesialpriser på utvalgte varer til enkelte kunder. Rutine for opprettelse av Kundeavtale:

• Gå til fanen Priser, kundeavtale og trykk på Ny knappen.
• Legg inn varenummer for vare kunden skal få spesialpris på.
• Kryss av for at avtalen skal være Aktiv.
• Velg Prisavtaletype: Rabatt avtale, Fast pris, Faktor mot kostpris eller Faktor mot innkjøpspris.
• Legg inn Rabatt, Fast pris eller Faktor etter hva som blir valgt over.
• Salgspris viser salgspris kunde vil få på kundeavtale.
• Trykk på Lagre og lukk for å forlate bildet og eventuelt opprette ny kundeavtale.

Prisavtaler som er lagt på kunde vil vises i fanen Priser på varen. Overstiger prisavtalen standard salgspris vil standard salgspris bli valgt. Hovedregel er at kunde vil få den billigste prisen ut fra prisavtaler den er knyttet mot og standard salgspris.

Her registreres  alle kontakter tilknyttet et firma. Ved opprettelse av ny ordre vil kontaktperson det er krysset av for Standard på bli lagt i Deres ref. feltet på ordren,  med mulighet for overstyring. Ved å vise kontaktpersoner i Tabellvisning er det lettere å få oversikt over opprettede kontaktpersoner på kunden. Det er god plass til notater pr kontaktperson, dersom det er behov for å legge inn tilleggsinformasjon. Husk å trykke på lagre i Kontaktperson etter endringer. Det kan også opprettes ny kontaktperson ved å trykke på Søk, velge Register Telefonkatalogen 1880, legge inn søkebegrep og Enter. Da søker Zirius kun etter privatpersoner i 1880.no.

Under Leveringsadresser legges aktuelle leveringsadresser på kunde inn. Det kan registreres flere leveringsadresser, og den som angis som Standard vil komme som forslag ved ordreregistrering på kunde, men leveringsadresse på ordre kan overstyres. Benytt Tabellvisning for oversikt over registrerte leveringsadresser på kunden.

Abonnement vises kun dersom det er valgt Bruker abonnement under Klient innstillinger. Les mer om Ordregrunnlag fra abonnement Dersom du har opprettet et abonnement på en kunde, kan du kopiere dette til x antall andre kunder som skal ha samme abonnement. Gjøres i tabellvisning kunder. Marker de kundene det skal opprettes abonnement på. Høyreklikk og kopier abonnement

Her vises alle reskontroposter som er oppdatert på kunden. Er Bare åpne poster valgt, vises kun poster kunden ikke har betalt. Velg Utvalg Fra/Til periode og trykk OK. Da kommer poster som matcher intervall frem, og Saldo i perioden blir oppdatert. Ved høyreklikk på en reskontropost er det mulig å:

• Merk betalt: Det kjøres automatisk sanering (merker postene betalt) av reskontroposter ved regnskapsoppdatering hvis Beløp og Ref.nr. er likt. Men er ikke Ref.nr. likt på to poster som skal gå mot hverandre,  eller innbetaling består av flere poster, må Merk betalt benyttes for merke postene betalt og få dem bort fra Saldoliste, Åpen postliste og Purre rutine. Det er mulig å merke en og en post med å holde inn Ctrl- tasten og trykke på en og en post med mus, eller markere første post, holde inne Shift- tast og trykke på siste for å markere en gruppe, eller trykke på Ctrl+A for å markere alle poster i liste (må markere en linje først). Når muspeker beveges over markerte linjer vises Sum av markerte linjer. Blir Sum: 0.00 kan poster merkes betalt via høyreklikk. Da settes et eget Motpostnr likt på alle poster som går mot hverandre, og Ref.nr. blir beholdt.
• Oppløse kobling/betaling: Er det koblet feil poster ved Merk betalt, kan kobling oppheves ved Oppløse kobling/betaling rutinen. Merk en av postene som er koplet og velg Oppløse kobling/betaling. Da settes det nye forskjellige Motpost nummer på poster det ble opphevet kobling på.
• Koble poster: Benyttes for å koble poster sammen selv om de ikke går i null. Benyttes f.eks. ved delbetaling.
• Endre forfallsdato: Hvis en kunde skal få lengre betalingsfrist på en faktura kan forfallsdato settes frem i tid ved Endre forfallsdato. Da kommer ikke post med på purreliste før ny forfallsdato er overskredet.
• Fakturakopi til skjerm:  Skjermvisningen kan skrives ut, eller lagres som f.eks. PDF dokument.
• Dokumenter: Er Elektronisk bilagshåndtering aktivert er det mulig å knytte et dokument til et bilag. Enten under bokføring eller direkte på reskontro- eller hovedbokspost ved Dokumenter og Nytt dokument. Er det allerede knyttet er dokument mot posten vil dokument vises under meny Dokumenter. Knyttes et dokument mot en reskontropost, vil også dokumentet være tilgjengelig i hovedbok på samme referansenummer.
• Dobbeltklikk på reskontropost: Ved å dobbeltklikke på en reskontropost åpnes alle reskontro- og hovedboksposter som har samme bilagsnummer. Oppslag på samme post under Fakturahistorikk gir tilgang til vedlegg m.m for posten.
• Det kan legges til egne felt i tabellvisningen for visning av poster på kunden.  For å legge til felt i tabell bruk nede i venstre hjørnet, lengst til venstre.

Her kan det lastes opp eventuelle dokumenter som tilhører kunde

Hendelser gir full ordrelogg på kunden, for raskt tilgang til å finne frem til utsendte faktura/ordre i aktuell periode

Det kan settes opp på kunde at faktura og ordrebekreftelse skal sendes automatisk ut ved utskrift. Det kan opprettes flere forsendelsesjobber på samme kunde, hvis f.eks. regnskap i en bedrift skal ha original faktura og daglig leder ønsker fakturakopi.

Ny forsendelse: Bruk ikon for forsendelse på menylinjen øverst i bildet for å opprette ny forsendelse for kunden. Da opprettes forsendelsen automatisk.

Opprette forsendelsejobb: Forenklet rutine for å opprette forsendelsejobb for faktura eller ordrebekreftelse, e-post eller .pdf. Ligger det e-postadresse på kunde blir forsendelsejobb opprettet på den e-postadressen, ellers må en adresse legges inn. Under Ajourhold- Forsendelse- Tekster kan det legges maler for tekster som benyttes ved utsendelse av e-post.

Opprette EHF forsendelse:  Sjekker om org.nr. på kunde ligger i Elmaregisteret og oppretter forsendelsejobb på kunde automatisk hvis treff.  Ved ordreregistrering gjør Zirius automatisk oppslag mot Elma, for å sjekke om EHF forsendelse kan aktiveres for kunde.
Hvis du ønsker å manuelt angi en forsendelse velger du Ny forsendelse fra fanen forsendelse, så kommer det en dialogboks for å manuelt angi Forsendelse.

Forsendelse på eksisterende kunde i Zirius overføres ikke til Zirius Portal. Dersom du har kunderegister som synkroniseres med Zirius Portal, må du legge inn forsendelsesmetode på kunden i Zirius Portal.

Se mer beskrivelse for Forsendelser

Her kan det legges inn informasjon om kunden. Informasjon her vises ikke på kundedokumenter. Det kan velges Vis notat i ordre, da vil det ved ordreregistrering vises informasjon som er lagt inn her. Det vises et symbol på fanen dersom det er lagt inn notat, slik at man raskt ser om det er noe som bør leses eller ikke.