Kundekortet
- Kundenummer (Nr): Hver kunde i Zirius må ha et unikt kundenummer, og kundenummer blir tildelt automatisk ved lagring. Det er også mulig å angi eget kundenummer før ny kunde lagres, men da må det være utenom den vanlige nummerserien som benyttes ved automatisk tildeling.
- Org.nr. Organisasjonsnummeret for kunde. Kan brukes til oppslag mot Brønnøysundregisteret. Etter at org.nr er lagt inn og det trykkes Enter fra feltet, vil Zirius søke mot Brønnøysundregisteret. Finnes Org.nr der hentes kundeopplysninger automatisk inn.
- Navn: Navn er et 60 posisjoner langt tekstfelt for innleggelse av firma- eller kundenavn. Skal det legges inn privatpersoner må det styres manuelt om etternavn skal stå før eller etter fornavn. Det er mulig å søke etter deler av et kundenavn ved å bruke % foran søkebegrep.
- Gate- / postadresse: Adressefeltene er inndelt i gate- og postadresse for å kunne skille mellom besøks- og postadresse til en bedrift.
- Adressefelt 1-3 er til fritt bruk, men det beste er å ha regler for hva som skal registreres i adressefeltene. Adresse 3 kommer ikke med på standardrapporter, men kan benyttes i søk. Liste over norske Postnummer/ -sted ligger i Zirius, og angis det postnummer kommer poststed automatisk opp. Det kan også søkes etter poststed med F9. Landkode / -navn bør legges inn på utenlandske kunder.
- Logikken er at finnes det adresse under Postadresse er den denne adressen som benyttes på ordre/prosjekt, uten Postadresse benyttes Gateadresse.
- Telefon / faks: Hentes fra TK 1880 når det er registrert på kunde.
- Mobil: Er det flere kontaktpersoner for kunde, bør mobilnummer legges inn under kontaktpersoner.
- E-post: E-postadressen til kunde. E-post som angis her blir brukt ved automatisk opprettelse av forsendelse ved rutine Opprette forsendelsejobb,
. Er det flere kontaktpersoner bør e-postadresse legges inn under Kontaktpersoner. - Webside: Kundens webside.
- Selger: Selger som har opprettet kunde. Selger angitt her vil benyttes som foreslått selger ved opprettelse av ny ordre til kunde. Under Klient Innstillinger og Ordre kan det legges inn at Innlogget selger overstyrer selger på kunde ved opprettelse av ny ordre. Det kan også angis Standard selger i oppsettet. Gjelder f.eks. hvis regnskapskontor gjør faktureringen for en bedrift, og selger på faktura skal settes til fast selger.
- Gruppe 1 og 2: Gruppering av kundene som er til fritt bruk. F.eks. gruppering av medlemsregister i et idrettslag. Brukes gruppering kan filter i Tabellvisning brukes for å filtrere hvem som skal faktureres, samt opprette kopiordre på alle medlemmer i en kundegruppe. Når en kunde/r bytter gruppe, er det enkelt å gjøre masseendring i tabellvisning.
- Kommune. Hentes fra TK 1880 og kan brukes til filter, utvalg på rapporter eller søk.
De forskjellige fanene i kundekortet blir beskrevet under. Hvilke fane som skal vises eller skjules kan endres pr bruker, og det kan også styres hvilke fane som skal være første, altså den som er åpen når du åpner kundekortet. Til høyre i rammen med faner finnes 
for å endre visning.
Fakturaopplysninger
Betingelser
- Betalingsbetingelser: Antall dager som skal legges til fakturadato for å få forfallsdato på faktura. Betalingsbetingelser som ligger på kunde blir valgt når det opprettes en ny ordre, men kan overstyres ved ordreregistreringen i fanen Betaling. Kontantrabatt styres ved oppsett på betalingsbetingelsen. Ved å legge en betalingsbetingelse i maloppsett på kunde, sikres korrekt betalingsbetingelse ved opprettelse av nye kunder. Når feltet er markert kan Ctrl+Enter benyttes for å opprette ny betalingsbetingelse. Les mer om Betalingsbetingelser
- Leveringsmåte: Hvilke fraktmåte som skal benyttes for kunde. Leveringsmåte som er valgt her blir lagt som standard ved opprettelse av ny ordre på kunden, men kan overstyres i ordrebildet. Ctrl+Enter kan benyttes for å opprette ny leveringsmåte når feltet er markert.
- Leveringsbetingelser: Leveringsbetingelse benyttes for å angi leveranseavtaler. Eksempel FOB, FOR o.l. Ctrl+Enter kan benyttes for å opprette ny leveringsbetingelse når feltet er markert.
- Fakturagebyr: Angi om kunden skal ha fakturagebyr eller ikke. Ved ordreregistrering hentes informasjon fra kundekortet, men det er mulig å overstyre fakturagebyr pr ordre. Oppsett fakturagebyr gjøres i firmaoppsettet.
Rabattoppsett
- Prisavtale: Knytter kunden mot prisavtale. Prisavtale gir mulighet for å gi avvikende priser fra standardpris på varer innenfor forskjellige Prisgrupper. I tillegg til å knytte kunde mot en enkel prisavtale, er det mulig å legge inn egne kundeavtaler på enkelte varer i fanen Priser, kundeavtale. Se egen beskrivelse for muligheter under Prisavtaler
- Fastprisavtale: Knytter kunde mot en Fastprisavtale. Se egen beskrivelse for muligheter under Fastprisavtale
- Sortimentsavtale: Knytter kunde til et varesortiment, for å gjøre ordreregistrering enklere. Se egen beskrivelse for muligheter under Sortimentsavtale
- Linjerabatt: Fast linjerabatt kunde skal ha på alle ordrelinjer som blir registret på kunde. Linjerabatt kan overstyres under ordreregistrering. Det anbefales å bruke Prisavtaler fremfor linjerabatt.
- Fakturarabatt: Fast fakturarabatt på hele ordren. Ved ordreregistrering vises Fakturarabatt i sum nede i høyre hjørne, og kan overstyres i Ordre under fanen Betaling. Det anbefales å bruke Prisavtaler fremfor Fakturarabatt.
Valuta/Utskrifter/Moms
- Landkode: Landkode angir land for kunden. Les mer om landkode.
- Valuta: Valuta kunden skal faktureres i. Ny ordre vil bli opprettet med valuta som ligger på kundekortet men valutakode og valutakurs kan overstyres direkte på ordre i fanen Betaling. Ctrl+Enter fra valutafeltet kan benyttes for å åpne ajourhold av Valuta direkte fra kundebildet.
- Blankett/Pakke etikett: Under Blankettadministrasjon er det mulig å opprette de blanketter det er behov for. Blankett kan også knyttes mot valuta for å få fast f.eks. engelsk faktura ved fakturering i en spesiell valuta. Pakke-etikett er kundetilpasset etikett.
- Innbetal til konto: Det er mulig å opprette flere kontoer under Bankkonto og angi på kunde hvilke bankkonto som skal stå på faktura. Ved ordreregistrering kan Bankkonto overstyres i fanen Betaling.
- Moms: Styrer MVA håndtering for kunden. Resten av momsbehandlingen styres ut fra momskode på varen. Les mer om momskoder her
Kjedefakturering
- Er hovedkontor i kjeden: Skal det kjøres kjedefakturering må det krysses av her for hovedkontoret i kjeden. Da legges denne kunden til som kjede som det er mulig å knytte kjedemedlem til. Ved opprettelse av ordre på en medlem, vil fakturaadresse bli satt til hovedkontor mens medlem blir leveringsadresse. Reskontroposter og statistikk blir liggende på hovedkontoret.
- Medlem kjede/Egen rab.: Skal kunde tilknyttes som medlem av kjede vises liste over kjedekontor i nedtrekksliste, velg rett Kjede. Ved ordreregistrering settes hovedkontor som fakturaadresse og medlem av hovedkontor som leveringsadresse. Egen rab gir mulighet til å styre om medlem skal benytte Prisavtaler som er tilknytte Kjedekontoret eller ikke.
Fakturarutiner:
- Del-leveranse: Om kunde ønsker del-leveranse eller ikke. Det vanlige er at kunde ønsker del-leveranse, og det bør settes opp i Maloppsett på kunde med Del-leveranse.
- Samlefaktura: Krysses det av for samlefaktura på kunden vil alle ordre som føres på kunden samles til en faktura. Ved overføring av ordre til fakturagrunnlag legges de til en egen fane Samlefaktura. En samlefaktura henter opplysninger fra ordrehode på første ordre som blir meldt til samlefaktura, og ordre som blir samlet blir lagt til denne ordren, med tekstlinje som skille og som beskriver Ordrenr, Ordredato, Deres ref. og Bestillingsref. Det er ikke mulig å søke etter ordrenummer på en ordre som er samlet på en samlefaktura. Fanen Samlefaktura er ikke synlig før første samlefaktura blir meldt til fakturagrunnlag, og man må ut og inn av Ordre/Klargjøring første gangen.
- Eksternt tilgjengelig: Om kunde skal benyttes på eksterne løsninger, som feks Handyman/SpeedyCraft .
- Factoring: Krysses det av for Factoring på kunden betyr det at kunde skal innbetale til Factoringselskap. Det settes opp under Factoring hvilke factoringselskap som benyttes.
- Ved fakturaoppdatering vil hovedboksposteringene gå mot hovedbokskonto som er angitt i Kontoer Nr. 4 – Factoring. Ønskes det ikke reskontro oppfølging kan det settes Ingen reskontro på hovedbokskonto i kontoplanen. Da vil ikke reskontroposter overføres til kundene.
- OBS på landkode ved Factoring. Legg alltid inn Landkode og gjerne også valuta under Fakturaopplysninger under -valuta/utskrift/Moms- dersom du benytter Factoring.
- Kundenr factoring: Er det lagt inn et eget kundenummer for factoring blir dette benyttet i stede for eget kundenummer ved overføring av fil til factoring selskap. Blir brukt hvis factoringselskap krever annet kundenummer enn hva som ligger i Zirius.
- Lokasjon (EDI): GlobalLocationNumber (GLN). Benyttes ved EDI.
- Frakt pr m3: Dersom kundens skal betale frakt ved forsendelse, angis pris pr m3 her. Les mer om fraktberegning under oppsett Firma
Kredittsjekk
- Kredittsjekk: Angi kredittgrense for kunde i feltet Kredittbeløp, og hak av for Kjør kredittsjekk på kunde. Da vil det ved ordreregistrering varsles dersom saldo overstiger kredittbeløp
Leveringsadresser
Under Leveringsadresser legges aktuelle leveringsadresser på kunde inn. Det kan registreres flere leveringsadresser, og den som angis som Standard vil komme som forslag ved ordreregistrering på kunde, men leveringsadresse på ordre kan overstyres. Benytt Tabellvisning 
for oversikt over registrerte leveringsadresser på kunden.
for oversikt over registrerte leveringsadresser på kunden.Poster
Her vises alle reskontroposter som er oppdatert på kunden. Er Bare åpne poster valgt, vises kun poster kunden ikke har betalt. Velg Utvalg Fra/Til periode og trykk OK. Da kommer poster som matcher intervall frem, og Saldo i perioden blir oppdatert. Ved høyreklikk på en reskontropost er det mulig å:
- Merk betalt: Det kjøres automatisk sanering (merker postene betalt) av reskontroposter ved regnskapsoppdatering hvis Beløp og Ref.nr. er likt. Men er ikke Ref.nr. likt på to poster som skal gå mot hverandre, eller innbetaling består av flere poster, må Merk betalt benyttes for merke postene betalt og få dem bort fra Saldoliste, Åpen postliste og Purre rutine. Det er mulig å merke en og en post med å holde inn Ctrl- tasten og trykke på en og en post med mus, eller markere første post, holde inne Shift- tast og trykke på siste for å markere en gruppe, eller trykke på Ctrl+A for å markere alle poster i liste (må markere en linje først). Når muspeker beveges over markerte linjer vises Sum av markerte linjer. Blir Sum: 0.00 kan poster merkes betalt via høyreklikk. Da settes et eget Motpostnr likt på alle poster som går mot hverandre, og Ref.nr. blir beholdt.
- Oppløse kobling/betaling: Er det koblet feil poster ved Merk betalt, kan kobling oppheves ved Oppløse kobling/betaling rutinen. Merk en av postene som er koplet og velg Oppløse kobling/betaling. Da settes det nye forskjellige Motpost nummer på poster det ble opphevet kobling på.
- Koble poster: Benyttes for å koble poster sammen selv om de ikke går i null. Benyttes f.eks. ved delbetaling.
- Endre forfallsdato: Hvis en kunde skal få lengre betalingsfrist på en faktura kan forfallsdato settes frem i tid ved Endre forfallsdato. Da kommer ikke post med på purreliste før ny forfallsdato er overskredet.
- Fakturakopi til skjerm: Skjermvisningen kan skrives ut, eller lagres som f.eks. PDF dokument.
- Dokumenter: Er Elektronisk bilagshåndtering aktivert er det mulig å knytte et dokument til et bilag. Enten under bokføring eller direkte på reskontro- eller hovedbokspost ved Dokumenter og Nytt dokument. Er det allerede knyttet er dokument mot posten vil dokument vises under meny Dokumenter. Knyttes et dokument mot en reskontropost, vil også dokumentet være tilgjengelig i hovedbok på samme referansenummer.
- Dobbeltklikk på reskontropost: Ved å dobbeltklikke på en reskontropost åpnes alle reskontro- og hovedboksposter som har samme bilagsnummer. Oppslag på samme post under Fakturahistorikk gir tilgang til vedlegg m.m for posten.
- Det kan legges til egne felt i tabellvisningen for visning av poster på kunden. For å legge til felt i tabell bruk nede i venstre hjørnet, lengst til venstre.
Forsendelse
Det kan settes opp på kunde at faktura og ordrebekreftelse skal sendes automatisk ut ved utskrift. Det kan opprettes flere forsendelsesjobber på samme kunde, hvis f.eks. regnskap i en bedrift skal ha original faktura og daglig leder ønsker fakturakopi.
Ny forsendelse: Bruk ikon for forsendelse på menylinjen øverst i bildet for å opprette ny forsendelse for kunden. Da opprettes forsendelsen automatisk.
Opprette forsendelsejobb: Forenklet rutine for å opprette forsendelsejobb for faktura eller ordrebekreftelse, e-post eller .pdf. Ligger det e-postadresse på kunde blir forsendelsejobb opprettet på den e-postadressen, ellers må en adresse legges inn. Under Ajourhold- Forsendelse- Tekster kan det legges maler for tekster som benyttes ved utsendelse av e-post.
Opprette EHF forsendelse: Sjekker om org.nr. på kunde ligger i Elmaregisteret og oppretter forsendelsejobb på kunde automatisk hvis treff. Ved ordreregistrering gjør Zirius automatisk oppslag mot Elma, for å sjekke om EHF forsendelse kan aktiveres for kunde.
Hvis du ønsker å manuelt angi en forsendelse velger du Ny forsendelse fra fanen forsendelse, så kommer det en dialogboks for å manuelt angi Forsendelse.
Forsendelse på eksisterende kunde i Zirius overføres ikke til Zirius Portal. Dersom du har kunderegister som synkroniseres med Zirius Portal, må du legge inn forsendelsesmetode på kunden i Zirius Portal.
Se mer beskrivelse for Forsendelser