Prosjektstruktur er viktig for god styring og økonomisk oversikt for prosjektet. Prosjektstruktur er en oppbygning av prosjektets aktiviteter, som defineres som Avsnitt og Aktivitet. En god prosjektstruktur vil gi oversikt og kontroll på de forskjellige fasene i et prosjekt.
Prosjektstruktur kan tilpasses store prosjekter med mange avsnitt og aktiviteter, eller brukes for enklere oppdeling. Avsnitt og aktivitet i et prosjekt sørger for at tilhørende materiell og timer blir ført mot den aktuelle aktiviteten, og gir gode muligheter for å følge opp leveransen på et skikkelig nivå. Kostnader registreres tilknyttet de forskjellige aktivitetene, og akkumuleres til avsnitt og prosjekt.
Det anbefales å opprette prosjektstrukturmal, og det beste er å lage en mal som kan benyttes som grunnlag for tilbud i tillegg til et aktivt prosjekt. Forskjellen på et prosjekt opprettes som Tilbud eller direkte som aktivt prosjekt er at dersom det blir opprettet som Tilbud vil Opprinnelig budsjett og estimert vareforbruk komme med når Tilbudet aksepteres og derved endres til et aktivt prosjekt.
Et eksempel på enkel mal for prosjektstruktur: Her er det kun ett Avsnitt, med 3 tilhørende aktiviteter.
Eksempel: For Avsnitt 122-5 Grunn og fundamenter ser oppsettet slik ut:
Grunnoppsett for ID og navn må angis, de neste feltene under grunnoppsett er kun informasjonsfelter. Ekstern ID kan brukes dersom det er integrasjon med andre løsninger, som for eksempel andre løsninger for timeregistrering.
Egenskaper: Det styres per aktivitet hva som skal være aktivt ved registrering av timer og materiell:
- Bilagsregistrering: Gir mulighet til å knytte bilagt fra Dokumentflyt direkte til riktig aktivitet. Nedtrekkslisten skal stå til ingen.
- Timerregistrering: For å føre påløpte timer knyttet til rett aktivitet. For timeregistrering skal det velges både Timeregistrering og Timer eksternt tilgjengelig. Nedtrekkslisten skal stå til ingen.
- Materiellregistrering: Føre vareforbruk/materiell knyttet til rett aktivitet. Fra status tilbud kan lagerstyrte varer sendes rett til Innkjøp hos leverandør hvis aktuelt, eller bare
Når aktiviteten har aktivert noen av disse registreringene, må også avsnittet aktiviteten tilhører ha tilsvarende aktive valg for registrering.
Skjul underdetaljer: Skjul underdetaljer styrer om det ved utskrift av et tilbud skal vises alle underliggende detaljer eller ikke.
Tillegg: Dersom det kommer tillegg i et prosjekt er det viktig å få det skilt ut som tillegg i forhold til opprinnelig tilbud. Korrekt registrering av tillegg gir et godt grunnlag for rapportering. Tillegg kan opprettes som et eget avsnitt, men det kan også opprettes aktivitet under et avsnitt som defineres som tillegg. Tillegg kan også opprettes som et eget underprosjekt til prosjektet, avhengig av omfanget av tillegget.
Oversiktlig måte å legge inn budsjett
Ved å velge Vis som tabell vises Avsnitt og aktivitere i listeform, og det kan raskt legges inn beløp/verdier rett i tabellen.
I fanen Beskrivelse og notater kan det legges til egen beskrivelse. Eksternt notat som vises på tilbudet, og internt notat.
I fanen Varer kan det legges til estimert materiell/vareforbruk for tilbudet.
Når du er ferdig med å legge inn informasjon tilknyttet, og har lagret, velger du globus for å synkronisere prosjektet til Zirius Portal.
Opprett maler: Ofte vil en prosjektstruktur bli gjenbrukt i flere liknende prosjekter, og derfor er det å anbefale å opprette maler for ønsket prosjektstruktur. Malen opprettes en gang, og gjør det raskt å opprette nye prosjekter tilknyttet ønsket prosjektstruktur. Hvilken struktur som passer for egen bedrift tilpasses etter eget behov.
Kontoplanen må ha beslutning om dimensjoner: Det er styring per konto i kontoplanen, om dimensjoner kan eller må angis. Derfor er det viktig at det som planlegges i prosjektstrukturen, også blir ivaretatt med rett oppsett på kontoplanen.
Eksempel på hvordan en større prosjektstrukturmal kan se ut: Prosjekt 125- Tilbud 4, har flere Avsnitt (A= Tomt, B = Prosjektering og gebyrer osv.), og under hvert Avsnitt ligger tilhørende Aktivitet. Når prosjektet er delt inn på denne måten, er det også lett å få oversikt over hvor leveransen krever mer eller mindre enn planlagt.
